- Lưu: VT, VP; Hn40.
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 4. Hỡnh thức văn bản
1. Văn bản quy phạm phỏp luật gồm: Luật, phỏp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thụng tư, thụng tư liờn tịch.
2. Văn bản hành chớnh gồm: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thụng bỏo, hướng dẫn, chương trỡnh, kế hoạch, dự ỏn, tờ trỡnh, đề ỏn, phương ỏn, hợp đồng, bỏo cỏo, biờn bản, cụng điện, cụng văn hành chớnh, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy cụng tỏc, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phộp, giấy mời, giấy ủy nhiệm, giấy biờn nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu trỡnh, phiếu giải quyết văn bản, phiếu trỡnh văn bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trỡnh giải quyết cụng việc, phiếu chuyển, phiếu bỏo, thư cụng.
3. Văn bản chuyờn ngành gồm: Chỉ lệnh, mệnh lệnh, quyết tõm, sơ đồ, bản đồ, bản vẽ, mẫu biểu nghiệp vụ, văn bằng, chứng chỉ, thẻ.
4. Văn bản của cỏc tổ chức:
Văn bản của Đảng: Cương lĩnh chớnh trị, điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thụng tri, hướng dẫn, thụng bỏo, thụng cỏo, tuyờn bố, lời kờu gọi, bỏo cỏo, kế hoạch, quy hoạch, chương trỡnh, đề ỏn, tờ trỡnh, cụng văn, biờn bản, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phộp, phiếu gửi.
Văn bản của đoàn thanh niờn, cụng đoàn, phụ nữ gồm: Nghị quyết, quyết định, điều lệ, bỏo cỏo, kế hoạch, cụng văn, biờn bản.
Điều 5. Thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản quy phạm phỏp luật và văn bản hành chớnh thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phũng.
2. Thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản chuyờn ngành thực hiện theo quy định của cơ quan đầu ngành của Bộ.
3. Thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản của Đảng thực hiện theo hướng dẫn của Văn phũng Quõn uỷ Trung ương.
4. Thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản của đoàn thanh niờn, hội phụ nữ, cụng đoàn thực hiện theo quy định của Tổng cục Chớnh trị.
Điều 6. Trỡnh tự, thủ tục soạn thảo văn bản
1. Xỏc định hỡnh thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến; 2. Thu thập tài liệu, xử lý thụng tin liờn quan đến nội dung cần soạn thảo;
4. Tổ chức lấy ý kiến cỏc cơ quan, đơn vị và cỏ nhõn cú liờn quan (trường hợp văn bản cú nội dung liờn quan đến nhiều cơ quan,đơn vị);
5. Nghiờn cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
6. Kiểm tra, thẩm định tớnh phỏp lý và thể thức, kỹ thuật trỡnh bày; 7. Trỡnh cấp cú thẩm quyền xem xột, ký ban hành.
Điều 7. Thẩm định, trình ký văn bản hành chớnh qũn sự
1. Văn bản của Tổng cục
Văn bản thuộc lĩnh vực cơng tác hành chính qn sự của Tổng cục do các đơn vị soạn thảo, tr-ớc khi trình Thủ tr-ởng Tổng cục ký ban hành, cơ quan tham m-u, hành chính, văn th-, bảo mật có trách nhiệm sốt xét về nội dung, thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày trình Thủ tr-ởng đơn vị ký đảm bảo vào sau dấu chấm hết (./.) của nội dung văn bản; có đề nghị của đơn vị, kèm theo nội dung dự thảo (in 01 mặt) gửi về Văn phòng Tổng cục. Văn phòng Tổng cục sốt xét hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản lần cuối, ký đảm bảo vào sau dấu chấm của chữ viết tắt tên ng-ời đánh máy và số l-ợng bản phát hành (ở phần nơi nhận) và trình Thủ tr-ởng Tổng cục ký ban hành (hồ sơ, thủ tục trình Thủ tr-ởng Tổng cục thực hiện theo Điều 15, Điều 16, Quy chế làm việc của Tổng cục ban hành kèm theo Quyết định số 1946/QĐ-TCII ngày 18/7/2007).
2. Văn bản của cỏc cơ quan, đơn vị
Chỉ huy đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, tớnh hợp phỏp, ký đảm bảo về nội dung văn bản; Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng (ban) Tham mưu - Hành chớnh (nơi khụng cú Văn phũng), người được giao trỏch nhiệm (phụ trỏch văn thư) phải kiểm tra hỡnh thức, thể thức, kỹ thuật trỡnh bày văn bản, ký đảm bảo về hỡnh thức, thể thức, kỹ thuật trỡnh bày, vị trớ ký đảm bảo thực hiện như Điểm 1 của Điều này.
Điều 8. Nguyên tắc, trách nhiệm ng-ời ký văn bản
Chỉ huy đơn vị chỉ ký những văn bản tuân thủ đúng trình tự, thủ tục soạn thảo và đúng thẩm quyền, quy trình (thẩm định, trình ký).
Ng-ời ký đảm bảo về mặt nội dung và hỡnh thức, thể thức văn bản chịu trỏch nhiệm trước người chỉ huy và trước phỏp luật về văn bản do mỡnh ký.
Người ký văn bản phải ký đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm tr-ớc phỏp luật về văn bản do mình ký. Chữ ký trong văn bản phải đúng với chữ ký đã đăng ký và đã đ-ợc giới thiệu, mực ký phải là màu xanh, tím hoặc đen. Khơng sử dụng mực đỏ, bút chì hoặc các loại mực dễ phai để ký văn bản.
1. Cỏc hỡnh thức bản sao: Bản sao y bản chớnh, bản sao lục và bản trớch sao.
2. Thể thức bản sao: Thực hiện theo Thụng tư 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phũng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản hành chớnh của cỏc cơ quan, đơn vị trong Quõn đội.
3. Sao văn bản:
a) Văn bản “Tuyệt mật” phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan ban hành;
b) Văn bản “Tối mật” cỏc cơ quan, đơn vị trong, ngồi Qũn đội gửi đến Tổng cục, Văn phũng trỡnh Tổng cục trưởng quyết định; Văn bản của Tổng cục gửi cỏc đơn vị thực hiện việc luõn chuyển, nếu sao phải xin ý kiến Tổng cục trưởng;
c) Văn bản "Tối mật" xin ý kiến cỏc đơn vị, do chỉ huy trưởng đơn vị quyết định.
d) Việc sao văn bản khỏc phải được chỉ huy đơn vị hoặc người được uỷ quyền quyết định. Bản sao phải được đăng ký, quản lý và cú giỏ trị phỏp lý như bản chớnh.
Mục 2
QUẢN Lí VĂN BẢN ĐI Điều 10. Kiểm tra, đăng ký và đúng dấu văn bản
Tất cả văn bản của đơn vị ban hành phải được đưa đến văn thư để đăng ký, quản lý.
Văn thư cú trỏch nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản, nếu phỏt hiện thấy sai sút thụng bỏo cho đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành; xác định chữ ký đảm bảo và chữ ký trực tiếp của ng-ời có thẩm quyền tr-ớc khi đóng dấu và làm thủ tục gửi đi theo đúng số l-ợng, nơi nhận đã đ-ợc xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
Điều 11. Chuyển và theo dừi văn bản đi
1. Văn bản đó đăng ký, đúng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn bản đi (khụng cú độ mật) cú thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng được bảo mật theo quy định.
2. Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm giải quyết. Trường hợp gửi ngoài mục đớch giải quyết, như: “Để bỏo cỏo”, “Để phối hợp”, “Để biết” thỡ ghi rừ mục đớch gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
3. Gửi văn bản theo nguyờn tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải gửi vượt cấp thỡ đồng gửi cho cấp trờn trực tiếp để bỏo cỏo hoặc cấp dưới trực tiếp để biết.
4. Cỏn bộ, nhõn viờn gửi văn bản cú trỏch nhiệm theo dừi việc chuyển văn bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, chậm thời gian giải quyết.
Văn bản có độ khẩn cao phải chuyển đến ng-ời có trách nhiệm giải quyết trong thời gian ngắn nhất.
Điều 12. Lƣu văn bản đi
1. Đối với văn bản hành chớnh quõn sự
Tất cả các loại văn bản, giấy tờ thuộc lĩnh vực cơng tác hành chính quân sự, khi ban hành đều phải l-u tại văn th- 01 bản và l-u tại đơn vị soạn thảo 01 bản. Bản l-u ở văn th- phải là bản chữ ký trực tiếp của ng-ời có thẩm quyền và được đúng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Đối với một số văn bản chuyên ngành
Một số văn bản chuyên ngành của Tổng cục về cơng tác tài chính, cán bộ, nh-: báo cáo, kế hoạch, dự toán, quyết tốn… do Phịng Tài chính, Cục Chính trị, (Phũng Cỏn bộ), soạn thảo. Khi đ-ợc Tổng cục tr-ởng đồng ý bằng văn bản, không l-u ở văn th-, chỉ đ-ợc l-u 01 bản tại các đơn vị trên, văn th- Văn phòng Tổng cục l-u số văn bản, nơi nhận và các yếu tố khác.
Mục 3
QUẢN Lí VĂN BẢN ĐẾN Điều 13. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tất cả tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến đơn vị bất kỳ từ nguồn nào đều phải chuyển đến văn thư đăng ký, quản lý theo đỳng quy định tại Điều 17, Điều 18 Thụng tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phũng.
Điều 14. Trỡnh, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến của cỏc đơn vị
a) Văn thư phải kịp thời đăng ký, trỡnh người cú trỏch nhiệm xem xột, cho ý kiến phõn phối văn bản; người cú trỏch nhiệm phõn phối văn bản đến phải căn cứ nội dung văn bản, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy chế làm việc của đơn vị, cỏ nhõn liờn quan; ghi ý kiến giải quyết vào Phiếu giải quyết văn bản chuyển lại cho văn thư.
b) Văn bản đến cú cỏc dấu chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trỡnh và chuyển ngay sau khi nhận.
2. Văn bản đến của Tổng cục
Văn phòng căn cứ Quy chế làm việc của Tổng cục, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị có liên quan và nội dung văn bản đến để
chuyển văn bản cho các đơn vị có trách nhiệm xử lý, giải quyết. Văn bản có yêu cầu khẩn cấp phải làm thủ tục chuyển giao ngay.
Văn bản hành chính qn sự do Văn phịng Tổng cục tham m-u, đề xuất xử lý theo quy chế làm việc của Tổng cục.
Văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phịng trình Thủ tr-ởng Tổng cục chủ trì giải quyết hoặc sao gửi văn bản đến các đơn vị phối hợp giải quyết (Tr-ờng hợp trên văn bản có ghi ý kiến chỉ đạo của Thủ tr-ởng Tổng cục, cơ quan trỡnh phải xây dựng thành văn bản khác, không đ-ợc sao chụp nguyên văn ý kiến đó để gửi cỏc đơn vị).
3. Chuyển giao văn bản đến
a) Căn cứ ý kiến của người cú trỏch nhiệm, văn thư làm thủ tục chuyển đến cỏc đơn vị, cỏ nhõn giải quyết ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
b) Chuyển giao văn bản phải chớnh xỏc, đỳng đối tượng cú trỏch nhiệm giải quyết và giữ được bớ mật nội dung văn bản.Văn bản chuyển nhầm, nơi nhận phải thụng bỏo và chuyển trả cho nơi gửi.
Điều 15. Giải quyết văn bản đến
1. Chỉ huy trưởng đơn vị cú trỏch nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Chỉ huy phú của đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Chỉ huy trưởng và những văn bản đến thuộc cỏc lĩnh vực được phõn cụng phụ trỏch.
2. Chỉ huy đơn vị cú thể giao cho Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng (ban) Tham mưu - Hành chớnh (nơi khụng cú Văn phũng) xem xột, phõn phối văn bản và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
3. Đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ chức năng, nhiệm vụ, nghiờn cứu nội dung văn bản và đề xuất ý kiến giải quyết bằng Phiếu trỡnh văn bản đến.
Điều 16. Theo dừi, đụn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
1. Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng (ban) Tham mưu - Hành chớnh, người phõn phối văn bản đến cú trỏch nhiệm theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản.
2. Chỉ huy đơn vị, bộ phận phải theo dừi, đụn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản do đơn vị, bộ phận mỡnh giải quyết.
3. Nhõn viờn văn thư cú trỏch nhiệm giỳp Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng (ban) Tham mưu - Hành chớnh theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến của đơn vị.
Điều 17. Thời hạn giải quyết văn bản đến
1. Thời hạn giải quyết văn bản đến được tớnh từ ngày văn bản đến đơn vị, cụ thể như sau:
a) Giải quyết ngay những vấn đề cấp bỏch.
b) Giải quyết theo thời gian yờu cầu của văn bản.
c) Khụng quỏ 03 ngày làm việc, với những vấn đề thụng thường.
d) Khụng quỏ 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến nhiều nơi.
2. Trường hợp khụng bảo đảm thời gian quy định trờn thỡ bỏo cỏo chỉ huy xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho đơn vị gửi văn bản biết lý do và những việc cần làm tiếp theo.
Mục 4