- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
2.4.3. Nguyờn nhõn hạn chế:
Cụng tỏc lưu trữ tại Tổng cục II cũn nhiều hạn chế do nhiều nguyờn nhõn gõy ra, một số nguyờn nhõn chớnh đú là:
- Thứ nhất do nhận thức và sự quan tõm chỉ đạo của cỏc cấp lónh đạo của Tổng cục đối với cụng tỏc lưu trữ trong một thời gian dài trước đõy chưa đầy đủ, chưa hiểu hết được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, và thấu hiểu về nghiệp vụ đối với cụng tỏc này, thậm chớ cú lỳc coi cụng tỏc lưu trữ chỉ là một cụng việc đơn giản của một số cỏn bộ liờn quan đến cụng tỏc lưu trữ. Từ nhận thức chưa đầy đủ dẫn đến cú thời gian cỏn bộ lónh đạo chưa thực sự cú trỏch nhiệm đối với việc quản lý, chỉ đạo cũng như chưa bố trớ đầy đủ về biờn chế, ban hành văn bản để thực thi cỏc văn bản qui phạm về cụng tỏc lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị mỡnh.
- Thứ hai là tinh thần trỏch nhiệm của của một bộ phận cỏn bộ trong việc thực hiện cỏc quy chế, quy định chưa cao, đặc biệt là việc quản lý và lập hồ sơ
cụng việc do mỡnh phụ trỏch, bờn cạnh đú do trong thực tế tài liệu lưu trữ chưa được sử dụng nhiều, chưa thực sự phỏt huy được giỏ trị của nú, nờn chưa mang lại sự quan tõm của cỏc cấp lónh đạo.
- Thứ ba là do Tổng cục chưa cú định mức, quy định rừ ràng cho cụng tỏc lưu trữ và cỏn bộ làm cụng tỏc này.
Tiểu kết Chƣơng 2
Nhỡn chung lại, từ năm 1992 đến nay, lónh đạo Tổng cục đó quan tõm đỳng mức đến việc tổ chức, quản lý cụng tỏc lưu trữ. Tuy nhiờn, trong thực tế vẫn cũn một số bất cập như: triển khai thực hiện cỏc văn bản hướng dẫn của Bộ Quốc phũng, của Cục lưu trữ Nhà nước về một số khõu nghiệp vụ cũn chưa đỏp ứng được yờu cầu đặt ra. Vớ dụ như: Việc thu thập, bổ sung tài liệu chưa thực hiện triệt để, tài liệu của cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục thu thập khụng đầy đủ; việc chỉnh lý, xỏc định giỏ trị, giảm, giải mật và gia hạn độ mật đối với tài liệu lưu trữ của cỏc đơn vị trong Tổng cục chưa đạt được kết quả mong muốn; về bảo quản tài liệu tuy đó cú nhiều biện phỏp và kho tàng được xõy dựng kiờn cố đạt quy chuẩn của Bộ nhưng cũng chỉ mới bảo quản được loại hỡnh tài liệu giấy. Đối với cỏc loại hỡnh tài liệu khỏc như: Phim, ảnh, băng, đĩa, tài liệu điện tử chưa cú hệ thống trang bị phự hợp để bảo quản. Một số tài liệu phim, đĩa từ... bị ẩm, mốc, hư hỏng, chưa được khắc phục; Việc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng cũn một số bất cập, hỡnh thức khai thỏc cũn thủ cụng, chưa ứng dụng được cụng nghệ thụng tin trong quản lý và khai thỏc tài liệu. Cỏc hỡnh thức khai thỏc tài liệu cũn ớt, chưa cú biện phỏp quảng bỏ, cụng bố tài liệu của Kho Lưu trữ. Mặt khỏc vỡ tài liệu cú độ mật cao
cũn quỏ nhiều chưa được giảm giải mật do đú chưa phỏt huy hết giỏ trị tài liệu lưu trữ của Tổng phục vụ cho hoạt động của cỏc đơn vị.
Trờn cơ sở nghiờn cứu lịch sử hỡnh thành, chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục, Văn phũng và tỡnh hỡnh cụng tỏc lưu trữ tại Tổng cục II cựng với hệ thống cỏc kho lưu trữ của cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục, căn cứ vào tỡnh hỡnh và yờu cầu tổ chức, quản lý tài liệu của kho lưu trữ chuyờn dụng và kho lưu trữ hiện hành nhằm phỏt huy giỏ trị của từng loại hỡnh tài liệu, dưới đõy chỳng tụi xin được trỡnh bày một số giải phỏp mang tớnh khả thi nhằm khắc phục những mặt cũn hạn chế và thỳc đẩy sự phỏt triển cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục II trong thời gian tới.
Chƣơng 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨC QUẢN Lí CễNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CỤC II/BỘ QUỐC PHềNG