- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
2.3.1. Ban hành văn bản quản lý cụng tỏc lưu trữ
Cụng tỏc lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt cụng tỏc lưu trữ Nhà nước đó ban hành nhiều văn bản quy phạm phỏp luật quy định những vấn đề quản lý về cụng tỏc lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Tại Bộ Quốc phũng núi chung và Tổng cục II núi riờng, Thường vụ Quõn ủy trung ương - Thủ trưởng Bộ Quốc phũng, cỏc cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ cũng đó chỉ đạo ban hành cỏc văn bản Quy định về tổ chức biờn chế
về lưu trữ đến cấp Tiểu đoàn và tương đương. Trờn cơ sở những văn bản của Nhà nước và của bộ Quốc phũng, Tổng cụ II một mặt hoàn thiện về tổ chức lực lượng, mặt khỏc đó tớch cực triển khai thực hiện cỏc văn bản quy phạm phỏp luật về cụng tỏc lưu trữ của cỏc cơ quan đảng, nhà nước cú thẩm quyền ban hành.
2.3.1.1.Một số văn bản quản lý nhà nước về cụng tỏc lưu trữ của Bộ Quốc phũng liờn quan trực tiếp đến Tổng cục II.
Như đó núi ở trờn, cụng tỏc lưu trữ tại Bộ Quốc phũng luụn được lónh đạo Bộ xem là một nhiệm vụ hết sức quan trọng. Hệ thống văn bản đảm bảo cho việc thực hiện cỏc hoạt động nghiệp vụ được thống nhất từ Bộ Quốc phũng đến đơn vị trực thuộc, đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cụng tỏc lưu trữ. Trờn cơ sở những văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Bộ trưởng Bộ Quốc phũng đó ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoỏ cỏc chủ trương về cụng tỏc lưu trữ, tập trung chủ yếu ở cỏc văn bản sau:
Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19/01/1981 ban hành Điều lệ cụng tỏc văn thư trong Quõn đội. Trong Quyết định này, tại chương IV của Điều lệ đó bước đầu quy định về Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ở cỏc cơ quan đơn vị thuộc Bộ Quốc phũng;
Quyết định số 3627/2009/QĐ-BQP ngày 14/10/2009 ban hành danh mục cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Trung tõm lưu trữ/Bộ Quốc phũng;
Chỉ thị số 13/2004/CT-BQP ngày 16/02/2004 của Bộ Quốc phũng về thu thập và quản lý tài liệu khoa học cụng nghệ và kỹ thuật quõn sự.
Cụng văn số 245/HD-VP của Văn phũng Bộ Quốc phũng, hướng dẫn thành lập Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu lƣu trữ tại cỏc đơn vị.
Quyết định 127/2008/QĐ-BQP ngày 09/9/2008 của Bộ Quốc phũng về quản lý cụng tỏc lưu trữ.
Quyết định số 112/QĐ-BQP ban hành mẫu thẻ tra tỡm tài liệu; Quyết định số 386/QĐ-BQP V/v ban hành tiờu chuẩn ngành "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ"; Quyết định số 913/QĐ-BQP về việc ban hành chế độ bỏo cỏo thống kờ cơ sở cụng tỏc văn thư, lưu trữ;
Quyết định 2768/QĐ-BQP ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong quõn đội và nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ khỏc.
- Năm 2012, Bộ Quốc phũng đó xõy dựng và ban hành Thụng tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong lĩnh vực Quốc phũng. Đõy là văn bản mang tớnh phỏp lý cao nhất của Bộ Quốc phũng tổng hợp trong đú cỏc quy chế, quy định từ trước đến nay về cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ của Bộ.
Cỏc văn bản núi trờn về quản lý cụng tỏc lưu trữ được ban hành trong nhiều thời điểm khỏc nhau đó từng bước gúp phần làm hoàn chỉnh thờm nhằm triển khai thực hiện Luật lưu trữ và cỏc văn bản quy phạm của nhà nước trong hoạt động lưu trữ tại cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phũng, trong đú cú Tổng cụ II đi vào nề nếp.