- Thứ ba, chấn chỉnh ngay đối với một số nghiệp vụ cũn sai sút khụng
3.2.3.2. Quan tõm, chỳ trọng việc tuyển dụng, bố trớ, đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ của đơn vị.
- Lónh đạo cỏc cơ quan, đơn vị cần chỳ trọng tuyển chọn và bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ, đặc biệt là cụng tỏc lưu trữ. Mỗi đơn vị nờn bố trớ từ 1-2 cỏn bộ chuyờn trỏch làm cụng tỏc văn thư và từ 1-2 cỏn bộ chuyờn trỏch làm cụng tỏc lưu trữ. Cần hạn chế tối đa việc bố trớ cỏn bộ kiờm nhiệm vỡ như thế sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cỏc cụng việc được giao một cỏch lõu dài, khụng cú điều kiện để bồi dưỡng nghiệp vụ chuyờn mụn cơ bản cho cỏn bộ.
Hơn nữa, nếu khụng tăng thờm biờn chế làm chuyờn trỏch thỡ những vấn đề cũn tồn đọng sẽ khụng thể cú điều kiện giải quyết, vỡ nhiều khi cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ ở cỏc cơ quan này rơi vào tỡnh trạng “lực bất tũng tõm”.
- Trong quỏ trỡnh núi trờn, việc tuyển chọn cỏn bộ được đào tạo đỳng ngành, đỳng nghề là rất quan trọng.
Trờn thực tế, một số cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ tại cỏc đơn vị chưa được đào tạo, bồi dưỡng, làm trỏi ngành, trỏi nghề nờn chất lượng, hiệu quả của cụng tỏc văn thư, lưu trữ tại cỏc đơn vị cũn nhiều hạn chế. Thực tế đú cũng là điều tạo ra sự lóng phớ trờn nhiều phương diện bởi Nhà nước vẫn phải trả lương cho những cỏn bộ đú. Vỡ vậy, cần chỳ ý tuyển chọn cỏn bộ được đào tạo chớnh quy, đỳng chuyờn ngành, nắm vững chuyờn mụn, nghiệp vụ để tạo tiền đề cho cỏn bộ lưu trữ khụng những thực hiện tốt nhiệm vụ chuyờn mụn mà cũn cú thể tham mưu, đề xuất cho lónh đạo cơ quan những cụng việc liờn quan đến nghiệp vụ tổ chức, quản lý cụng tỏc lưu trữ.
Lónh đạo đơn vị cần quan tõm bố trớ Phũng, kho lưu trữ riờng cho bộ phận lưu trữ nhằm đảm bảo tớnh bảo mật và cú cỏc biện phỏp phũng chống
chỏy nổ, lũ, lụt; trang bị giỏ, hộp để tài liệu theo tiờu chuẩn quy định của ngành nhằm bảo quản an toàn tuyệt đối cho tài liệu lưu trữ của đơn vị mỡnh.