- Thứ ba, chấn chỉnh ngay đối với một số nghiệp vụ cũn sai sút khụng
3.2.3.4. Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ trước khi giao nộp vào Kho Lưu trữ chuyờn dụng.
vào Kho Lưu trữ chuyờn dụng.
- Thứ nhất, Trờn cơ sở Kế hoạch thu hồi tài liệu về kho lưu trữ chuyờn
dụng và hướng dẫn của Phũng Lưu trữ, Lưu trữ cỏc đơn vị cần tiến hành thu thập, bổ sung đầy đủ cỏc loại tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan. Về nguồn thu thập tài liệu, cỏc lưu trữ cần thu thập đầy đủ tài liệu hỡnh thành
trong hoạt động của cỏc đơn vị, cỏ nhõn trong đơn vị, chỳ ý cỏc cỏn bộ nhõn nghỉ hưu, chuyển cụng tỏc.
- Thứ hai, cỏc tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải được lập
hồ sơ hoàn chỉnh. Muốn vậy, lưu trữ tại cỏc đơn vị phải kiờn quyết hơn trong việc thu nhận tài liệu từ cỏc đơn vị, cỏn bộ trong cơ quan bằng cỏch quy định và chỉ thu những tài liệu đó được lập hồ sơ hoàn chỉnh, khụng thu những tài liệu ở dạng bú gúi. Bởi nếu thu tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, với số lượng cỏn bộ ớt ỏi như thực trạng tại cỏc đơn vị, lưu trữ chuyờn dụng khú cú thể chỉnh lý kịp thời hạn để giao nộp vào Lưu trữ chuyờn ngành.
- Thứ ba, lưu trữ của cỏc đơn vị cần kết hợp với cỏn bộ chuyờn mụn
trong việc xỏc định thời hạn bảo quản cụ thể cho mỗi hồ sơ; Để làm được việc này, Lưu trữ phải lập kế hoạch xõy dựng "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu" của cơ quan, đơn vị mỡnh xin ý kiến cỏc cơ quan, bộ phận cú liờn quan, Phũng Lưu trữ chịu trỏch nhiệm rà soỏt về thể thức, hỡnh thức văn bản và thẩm định về nội dung, bỏo cỏo Chỏnh Văn phũng trỡnh Tổng cục trưởng ký ban hành. Chỉ cú bộ phận lưu trữ mới cú thể xỏc định được những hồ sơ nào cú giỏ trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ chuyờn dụng, trỏnh tỡnh trạng giao nộp vào lưu trữ chuyờn dụng những tài liệu ớt cú giỏ trị.