- Lưu: VT, VP; Hn40.
LẬP HỒ SƠ VÀ DANH MỤC HỒ SƠ Điều 18 Trỏch nhiệm lập hồ sơ
Điều 18. Trỏch nhiệm lập hồ sơ
1. Chỉ huy đơn vị cú trỏch nhiệm chỉ đạo cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cỏc đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
2. Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng (ban) Tham mưu - Hành chớnh (nơi khụng cú Văn phũng) hoặc người được giao trỏch nhiệm cú nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho chỉ huy đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cỏc đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại đơn vị mỡnh.
3. Chỉ huy cỏc đơn vị chịu trỏch nhiệm về việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của đơn vị.
4. Cỏn bộ, nhõn viờn làm cụng tỏc chuyờn mụn phải lập hồ sơ đối với cụng việc được phõn cụng giải quyết.
5. Nhõn viờn văn thư cú trỏch nhiệm lập hồ sơ cho tập văn bản đi lưu tại văn thư và những cụng việc chung được phõn cụng; cung cấp phương tiện, hướng dẫn lập hồ sơ và thu hồi hồ sơ đó kết thỳc.
Điều 19. Lập danh mục hồ sơ
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch cụng tỏc năm của đơn vị, văn thư, bảo mật, lưu trữ chủ trỡ, phối hợp với cỏc bộ phận chuyờn mụn khỏc xõy dựng bản danh mục hồ sơ để hướng dẫn việc lập hồ sơ trong toàn đơn vị.
2. Danh mục hồ sơ của năm sau phải được lập vào thỏng 12 của năm trước.
3. Căn cứ vào danh mục hồ sơ đó được chỉ huy đơn vị phờ duyệt và số lượng hồ sơ được giao, cỏn bộ, nhõn viờn được phõn cụng lập hồ sơ tiến hành mở hồ sơ theo quy định.
1. Phải phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cỏ nhõn cú hồ sơ;
2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải liờn quan chặt chẽ với nhau và phản ỏnh đỳng trỡnh tự diễn biến của sự việc hoặc trỡnh tự giải quyết cụng việc;
3. Cỏc văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải cú giỏ trị và cú thời hạn bảo quản tương đối đều nhau.
Điều 21. Trỡnh tự lập hồ sơ
1. Mở hồ sơ;
2. Thu thập văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc đưa vào hồ sơ;
3. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
4. Thống kờ văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào mục lục văn bản; 5. Kết thỳc và biờn mục hồ sơ.
Điều 22. Kết thỳc hồ sơ
1. Hồ sơ kết thỳc khi cụng việc đó được giải quyết xong, nếu hết năm mà hồ sơ chưa kết thỳc thỡ số hồ sơ đú được chuyển sang năm sau.
2. Khi hồ sơ kết thỳc, cuối năm cỏn bộ lập hồ sơ phải kiểm tra, làm thủ tục bàn giao cho lưu trữ của đơn vị.
Chƣơng III
CễNG TÁC LƢU TRỮ Mục 1