- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
3.2.2.4. Tiến hành tổ chức khoa học tài liệu cỏc phụng lưu trữ thuộc Tổng cục
xõy dựng và ban hành cỏc văn bản hướng dẫn về giảm, giải mật tài liệu một cỏch cụ thể.
3.2.2.4. Tiến hành tổ chức khoa học tài liệu cỏc phụng lưu trữ thuộc Tổng cục II Tổng cục II
Nhằm mục đớch lựa chọn những tài liệu cú giỏ trị để bảo quản vĩnh viễn và loại ra cỏc tài liệu hết giỏ trị nhằm phỏt huy tối đa giỏ trị to lớn của tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động của ngành. Trờn cơ sở khảo sỏt cỏc phụng đó được tổ chức khoa học và cỏc phụng đang tiến hành, chỳng tụi thấy việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong cỏc phụng cũn lại nờn được tiến hành theo quy trỡnh như sau:
Bước 1: Xỏc định trỏch nhiệm, nguồn lực, cụng cụ bổ trợ Bước 2: Tổ chức thực hiện
Từ kết quả tổng kết xõy dựng cụng cụ tra tỡm, phương ỏn bảo quản, khai thỏc sử dụng. tài liệu lưu trữ cho từng phụng tài liệu.
Trỡnh tự và cỏch thức tiến hành tổ chức khoa học tài liệu:
+ Trỏch nhiệm:Chỉ huy đơn vị chịu trỏch nhiệm về quản lý, tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ, bố trớ cỏn bộ, phương tiện phục vụ cho việc tổ chức khoa học tài liệu.
+ Nhõn lực:Sử dụng cỏnbộ của Phũng Lưu trữ (cú thể huy động thờm
nhõn lực của Ban Văn thư - Bảo mật/Văn phũng Tổng cục II và cỏc đơn vị liờn quan).
- Do cú nhiều phụng, sưu tập tài liệu lưu trữ khỏc nhau tương ứng với cỏc đơn vị đủ điều kiện thành lập phụng nờn cần tổ chức chỉnh lý tài liệu từng phụng một. Mỗi một phụng cần cử ra một trưởng nhúm tổ chức khoa học, là cỏn bộ cú trỡnh độ lý luận và thực tiễn, giỏi về nghiệp vụ lưu trữ và hiểu biết về phụng tài liệu đú. Trưởng nhúm chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo Phũng Lưu trữ, lónh đạo Văn phũng về tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu của phụng đú. Tổ chức, điều hành cụng việc, bố trớ nhõn lực bảo đảm tiến độ và chất lượng, bảo quản an toàn và bảo mật tài liệu.
- Trưởng nhúm cú trỏch nhiệm xõy dựng cỏc hồ sơ phụng, kế hoạch chỉnh lý và phụ trỏch cỏc phần việc thuộc về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, đảm bảo chất lượng; bỏo cỏo Chỉ huy Phũng Lưu trữ bố trớ nhõn lực phự hợp với từng cụng đoạn của tổ chức khoa học; bảo đảm cỏc điều kiện về cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ.
+ Triển khai thực hiện:
- Nhúm tổ chức khoa học tiếp nhận tài liệu từ cỏc đơn vị trực thuộc - Khảo sỏt toàn bộ khối tài liệu và xõy dựng kế hoạch tổ chức khoa học tài liệu.
- Nghiờn cứu và biờn soạn cỏc hồ sơ phụng (lịch sử đơn vị hỡnh thành phụng, lịch sử phụng, phương ỏn phõn loại tài liệu, hướng dẫn xỏc định giỏ trị, giảm, giải mật tài liệu nếu cỏc đơn vị chưa xõy dựng).
- Xin ý kiến gúp ý của cỏc cơ quan, đơn vị cú liờn quan (cơ quan cú tài liệu), và ý kiến chỉ đạo của Lónh đạo Văn phũng về cỏc dự thảo văn bản, hồ sơ phụng.
- Hoàn chỉnh cỏc dự thảo văn bản, trỡnh lónh đạo Văn phũng phờ duyệt; - Phõn chia tài liệu: dựa vào phương ỏn phõn loại tài liệu đó được xõy dựng để phõn chia tài liệu về cỏc nhúm và kiểm tra tài liệu trong từng nhúm. Trong quỏ trỡnh phõn loại phải kết hợp với việc đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu trựng thừa.
- Lập hồ sơ: hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu hỡnh thành hồ sơ như đặc trưng thời gian, địa danh, tỏc giả, vấn đề, tờn loại. Nhiệm vụ của người lập hồ sơ phải phõn định hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trựng thừa và hết giỏ trị về mọi phương diện. Đồng thời, trong quỏ trỡnh lập hồ sơ kết hợp định thời hạn bảo quản cho hồ sơ căn cứ vào Quy định thời hạn bảo quản tài liệu và Quy định xỏc định giỏ trị tài liệu đó được xõy dựng.
- Kiểm tra cố định hồ sơ. - Biờn mục hồ sơ.
- Hệ thống húa hồ sơ trờn thẻ.
- Lập mục lục hồ sơ: viết lời núi đầu; lập cỏc bảng tra cứu bổ trợ; in mục lục; đúng quyển mục lục.
- Kiểm tra, thống kờ, làm thủ tục xột huỷ và tổ chức loại huỷ tài liệu sau khi Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu cơ quan phờ duyệt.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phụng
- Nghiệm thu và bàn giao tài liệu đó tổ chức khoa học xong cho bộ phận quản lý phụng.
- Tổng kết.
- Bàn giao tài liệu vào kho.
* Một số nghiệp vụ cụ thể khi phõn loại tài liệu:
- Xõy dựng phương ỏn phõn loại tài liệu cho tài liệu lưu trữ của Phụng Văn phũng/Kho Lưu trữ Tổng cục II thỡ phương ỏn đú phải đỏp ứng những yờu cầu sau:
+ Phản ỏnh được chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của Văn phũng Tổng cục. + Phương ỏn phải chứa hết thành phần, nội dung tài liệu.
+ Việc phõn chia cỏc nhúm phải để hợp lý từ nhúm lớn đến nhúm nhỏ và phải được sắp xếp theo một trật tự logớc.
- Khi tiến hành phõn loại một phụng tài liệu cụ thể cần nghiờn cứu hồ sơ phụng, bỏm sỏt phương ỏn phõn loại tài liệu của mỗi một phụng sao cho phự hợp. Vận dụng linh hoạt cỏc đặc trưng phõn loại tài liệu, như cỏc đặc trưng tỏc giả, thời gian, địa dư,... thớch hợp với từng nhúm nhất định.
- Xỏc định giỏ trị tài liệu
Xỏc định giỏ trị tài liệu là một cụng việc vụ cựng quan trọng trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu. Mục đớch cơ bản nhất của việc xỏc định giỏ trị trong cụng tỏc chỉnh lý là giữ lại những tài liệu cú giỏ trị, đồng thời loại ra những tài liệu hết hoặc khụng cũn giỏ trị nhằm tiết kiệm kho tàng, cơ sở vật chất, nhõn lực cho việc bảo quản tài liệu; tạo điều kiện phục vụ tốt hơn và nõng cao hiệu quả phục vụ việc khai thỏc, sử dụng tài liệu.
- Thực hiện việc xỏc định thời hạn bảo quản cho những nhúm tài liệu tiờu biểu, chủ yếu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc đơn vị thuộc Tổng cục II cú thể chia cỏc nhúm tài liệu đú theo 2 mức độ:
+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn: bao gồm những nhúm tài liệu cú giỏ trị lịch sử, giỏ trị thực tiễn, phản ỏnh hoặc cú liờn quan đến chức năng, nhiệm vụ của cỏc cơ quan, đơn vị, ngành tỡnh bỏo quốc phũng.
+ Bảo quản cú thời hạn (70 năm trở xuống): ỏp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị nghiờn cứu về mặt nghiệp vụ, phỏp lý, lịch sử, khoa học;… cú tỏc dụng phục vụ lõu dài trong cụng tỏc nghiệp vụ, cụng tỏc nghiờn cứu lịch sử, nghiờn cứu khoa học của đơn vị và phục vụ lợi ớch chớnh đỏng của cỏn bộ, chiến sĩ (cụng dõn) nhưng khụng thuộc danh mục cỏc tài liệu được bảo quản vĩnh viễn [09, tr06];
Nếu trong một đơn vị bảo quản gồm nhiều tài liệu cú thời hạn bảo quản khỏc nhau thỡ lấy mức thời hạn bảo quản dài nhất 9
* Hệ thống hoỏ cỏc hồ sơ của phụng và cỏc phụng lưu trữ sau chỉnh lý.
Cụng việc quan trọng nhất ở đõy là sắp xếp cỏc hồ sơ theo cỏc nhúm của phương ỏn phõn loại theo một trật tự từ nhúm lớn nhất đến cỏc nhúm nhỏ nhất. Nguyờn tắc chung cho hệ thống hoỏ tài liệu cho toàn phụng là đi từ cỏi chung đến cỏi riờng, nhúm lớn đến nhúm nhỏ, nhúm nhỏ đến nhúm nhỏ nhất, vớ dụ như: