hành chớnh của đơn vị, như:
+ Sử dụng cỏc phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ tài liệu
Trang bị hệ thống tủ, kột sắt, gắn si bảo mật cho toàn bộ tủ đựng tài liệu mật; sử dụng cỏc biện phỏp kỹ thuật phỏt hiện cỏc thiết bị ngoại vi, gắn rệp trước khi đưa thiết bị khai thỏc, dựng phần mềm quản lý USB cho toàn bộ hệ thống mỏy tớnh của Tổng cục nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu mật trờn cỏc thiết bị CNTT.
+ Tổ chức điều tra, truy sột cỏc vụ việc mất, lộ bớ mật xẩy ra tại cỏc đơn vị trong Tổng cục
+ Bố trớ hệ thống bảo vệ an ninh, lực lượng tuần tra, canh gỏc bảo vệ cỏc mục tiờu, đơn vị trọng yếu.
- Việc giảm, giải mật cho tài liệu lƣu trữ: Như phần trờn đó đề cập,
tài liệu trong Kho Lưu trữ Tổng cục phần lớn là tài liệu cú độ mật cao, trong đú cú nhiều tài liệu được hỡnh thành từ rất lõu (1945 đến nay). Tuy nhiờn việc giảm, giải mật chưa được tiến hành, do chưa cú quy định và hướng dẫn thực hiện cụ thể. Ngoài ra, do đặc thự tài liệu ngành, nờn việc tiếp cận tài liệu để xõy dựng, ban hành Quy trỡnh giảm giải mật và quy định về giảm giải mật cho tài liệu lưu trữ của Tổng cục đến nay vẫn là một vấn đề cũn khú khăn chưa được đặt ra.
2.2.4.6.Tổ chức khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ
Quản lý cụng tỏc lưu trữ, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, mục đớch cuối cựng là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ cỏc nhu cầu hoạt động đơn vị, cỏ nhõn và cỏc mục đớch chớnh đỏng khỏc. Thực hiện những quy định của cỏc cơ quan Nhà nước, Bộ Quốc phũng về cụng tỏc lưu trữ, tại Tổng cục II, bờn cạnh việc quan tõm, chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ, việc khai thỏc, sử dụng tài liệu cũng đó được cỏc đơn vị chỳ trọng. Căn cứ vàoThụng tư 91/2012/TT-BQP của Bộ Quốc phũng ban hành quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu, Tổng cục đó cú qui định cụ thể về khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc tổ chức, cỏ nhõn trong và ngoài Tổng cục đến tiếp cận và khai thỏc tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ chuyờn dụng của Tổng cục.
Trong quỏ trỡnh đú, thẩm quyền cung cấp tài liệu, thủ tục khai thỏc và sử dụng tài liệu lưu trữ, theo dừi sao chụp tài liệu…đều được chấp hành nghiờm chỉnh. Để đỏp ứng nhu cầu khai thỏc, Phũng lưu trữ đó bố trớ 01 cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn phụ trỏch cụng tỏc tổ chức khai thỏc và sử dụng tài liệu.
Trong những năm qua, Tổng cục đó ỏp dụng nhiều hỡnh thức tổ chức khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ nhưngchủ yếu vẫn là khai thỏc tài liệu trực tiếp tại phũng đọc; ngoài ra cũn viết bài giới thiệu trờn tạp chớ, thụng tin nội bộ của đơn vị; đối với tài liệu mật, tài liệu nghiệp vụ thực hiện như sau:
* Tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu mật:
Thẩm quyền cho phộp khai thỏc, sử dụng tài liệu nghiệp vụ và tài
liệu mật của Tổng cục được quy định tại Quyết định 2163/QĐ-TCII, cụ thể như sau:
+ Tổng cục trưởng Tổng cục II cú thẩm quyền cho phộp khai thỏc sử dụng hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ, tài liệu mật tại lưu trữ Tổng cục (tài liệu cú độ mật: Tối, Tuyệt mật),
+ Chỏnh Văn phũng Tổng cục cú thẩm quyền cho phộp khai thỏc sử dụng hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ, tài liệu ở mức độ "Mật", tại kho lưu trữ Tổng cục.
+ Chỉ huy trưởng cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục cú thẩm quyền cho phộp sử dụng tài liệu nghiệp vụ và tài liệu mật đang quản lý tại đơn vị mỡnh.
+ Phũng Lưu trữ /Văn phũng Tổng cục cung cấp hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ tài liệu mật cho cỏn bộ tiếp xỳc, nghiờn cứu, khai thỏc sử dụng khi đó cú Phiếu duyệt khai thỏc tài liệu nghiệp vụ của Tổng cục trưởng và Chỏnh Văn phũng Tổng cục..
+ Việc khai thỏc, sử dụng tài liệu cú nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật” chỉ được tiếp xỳc, nghiờn cứu, khai thỏc theo hỡnh thức đọc tại chỗ (theo Quy chế quản lý, bảo vệ tài liệu mật của Tổng cục trưởng Tổng cục II) [24, tr.08].
* Quy trỡnh khai thỏc sử dụng tài liệu tại Kho lƣu trữ chuyờn dụng Tổng cục II theo cỏc bƣớc nhƣ sau:
+ Đối với cỏn bộ trong Tổng cục
-Cỏn bộ, nhõn viờn khai thỏc sử dụng tài liệu xuất trỡnh chứng minh
thư, giấy giới thiệu của đơn vị chủ quản.