- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
2.3.1.2. Hoạt động ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, thực hiện cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục
cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục II
Cho đến nay, cụng tỏc lưu trữ tại Tổng cục II cơ bản được tổ chức thực hiện dựa trờn cỏc văn bản Quy định và hướng dẫn của Chớnh phủ, Cục Lưu trữ nhà nước và Bộ Quốc phũng. Việc ban hành cỏc văn bản hướng dẫn riờng tuy đó được cỏc cấp lónh đạo tổ chức quan tõm nhưng số lượng và chất lượng văn bản ban hành chưa nhiều, chưa cụ thể và toàn diện, Một số nội dụng trọng tõm cú thể nờu lờn như:
Quyết định số: 219/QĐ-TCII ngày 11/01/2002 của Tổng cục trưởng TCII về Thẩm quyền ký, quản lý văn bản của Tổng cục. Theo đú văn bản
bản do cỏn bộ phụ trỏch cụng việc lập hồ sơ) 01 bản lưu tại văn thư. Sau 1 năm kết thỳc cụng việc cỏc văn bản lưu cú giỏ trị được chuyển vào lưu trữ hiện hành, sau 10 năm kết thỳc cụng việc cỏc văn bản đú được xỏc định giỏ trị thụng qua Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu của đơn vị và những tài liệu cú giỏ trị được chuyển vào lưu trữ chuyờn dụng của Tổng cục.
Tiếp theo là Quyết định 993/QĐ-TCII ngày 04/8/2003 của Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy định về quản lý tài liệu lưu trữ của Tổng cục. Đõy là Quy định mang tớnh ỏp dụng quy phạm phỏp luật cụ thể và toàn diện nhất từ khi thành lập Tổng cục đến nay nhằm thực hiện cỏc quy định của Bộ Quốc phũng về cụng tỏc lưu trữ, đồng thời quy định nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ chuyờn dụng của Tổng cục cũng như hệ thống lưu trữ trong cỏc cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục. Văn bản này cũng quy định cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ và cụng tỏc kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, cụng tỏc thống kờ, tổng kết, khen thưởng, kỷ luật về cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục II.
Sau khi Quyết định 127/2008/QĐ-BQP ngày 09/9/2008 của Bộ Quốc phũng về quản lý cụng tỏc lưu trữ cú hiệu lực thi hành đối với cỏc đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phũng. Ngày 14/5/2009 Tổng cục đó ban hành Quyết định 1187/QĐ-TCII về quản lý tài liệu lưu trữ của Tổng cục II (thay thế cho Quyết định 993/QĐ-TCII). Quyết định này đó hồn thiện thờm về mặt phỏp lý đối với cụng tỏc lưu trữ; quy định cụ thể hệ thống lưu trữ Tổng cục, chức năng nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ trực thuộc Tổng cục; trỏch nhiệm của lónh đạo cỏc cấp đối với cụng tỏc lưu trữ; thẩm quyền, trỏch nhiệm, thời hạn thu, nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ; trỏch nhiệm quản lý, khai thỏc sử dụng tài liệu lưu trữ trong toàn Tổng cục và một số nghiệp vụ lưu trữ cần thiết khỏc.
Thực tế cho thấy, những văn bản trờn đó cú tỏc dụng thiết thực trong việc chỉ đạo, hướng dẫn cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ cỏc cấp trong Tổng cục triển khai thực hiện cụng tỏc lưu trữ; giỳp cho Lónh đạo cỏc cấp kiểm tra,
đỏnh giỏ kết quả cụng tỏc lưu trữ một cỏch cụ thể và cỏn bộ nhõn việc trong Tổng cục thực hiện tốt việc quản lý tài liệu theo nhiệm vụ được phõn cụng.
Nhỡn một cỏch tổng quan, kể từ năm 1992 đến nay, việc ban hành văn bản quản lý cụng tỏc lưu trữ của Đảng, Nhà nước, Bộ Quốc phũng núi chung và Tổng cục II núi riờng đó cú nhiều chuyển biến tớch cực. Hệ thống văn bản quản lý lưu trữ dần được hoàn thiện và phỏt huy được vai trũ của mỡnh trong việc chỉ đạo, điều hành cỏc hoạt động lưu trữ. Tuy nhiờn, so với yờu cầu đặt ra trong giai đoạn mới, cú thể nhận thấy cụng tỏc lưu trữ tại Tổng cục II Bộ Quốc phũng vẫn cũn những bất cập nhất định, cụ thể là: việc tổ chức phổ biến triển khai Luật lưu trữ để Luật đi vào thực tế của cỏc cơ quan, đơn vị cũn chậm, một số nội dung cần thiết chưa được hướng dẫn cụ thể như: Hướng dẫn việc giảm, giải mật, đặc biệt đối với tài liệu từ 1975 trở về trước, sau khi đất nước hồn tồn giải phúng. Điều đú đó làm hạn chế nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiờn cứu lịch sử của BQP cũng như cỏc đơn vị trực thuộc Bộ, nghiờn cứu khoa học về lịch sử dõn tộc, lịch sử cỏc cuộc chiến tranh của dõn tộc ta.
Bờn cạnh đú, cỏc văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cũng chưa đầy đủ, làm cho việc quản lý loại hỡnh tài liệu này tuy mới bắt đầu thực hiện nhưng đang gặp nhiều khú khăn.