- Lưu: VT, VP; Hn40.
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 33 Nguyờn tắc xỏc định giỏ trị tài liệu
Điều 33. Nguyờn tắc xỏc định giỏ trị tài liệu
1. Xỏc định giỏ trị tài liệu phải bảo đảm nguyờn tắc chớnh trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xỏc định giỏ trị tài liệu được thực hiện theo phương phỏp hệ thống, phõn tớch chức năng, nhiệm vụ, thụng tin và sử liệu học.
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trớ và vai trũ của đơn vị và cỏ nhõn hỡnh thành tài liệu; c) í nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hỡnh thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phụng lưu trữ;
đ) Hỡnh thức của tài liệu;
e) Tỡnh trạng vật lý của tài liệu.
Điều 34. Yờu cầu đối với việc xỏc định giỏ trị tài liệu
1. Việc xỏc định giỏ trị tài liệu phải đạt được cỏc yờu cầu sau:
a) Xỏc định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản cú thời hạn;
b) Xỏc định tài liệu hết giỏ trị cần loại ra để làm thủ tục tiờu huỷ.
2. Việc xỏc định giỏ trị tài liệu phải theo đỳng nguyờn tắc, phương phỏp và phải được thụng qua Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu của đơn vị hoặc Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu của Tổng cục.
Điều 35. Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu
1. Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu cấp Tổng cục do Tổng cục trưởng quyết định thành lập.
2. Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu cấp Trung đoàn và tương đương do chỉ huy trưởng đơn vị ra quyết định thành lập.
3. Đối với cỏc phũng trực thuộc Tổng cục khụng đủ điều kiện thành lập phụng lưu trữ độc lập, khụng thành lập Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu, việc xỏc định giỏ trị tài liệu sẽ do Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu của Tổng cục phối hợp thực hiện.
Điều 36. Thành phần của Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu cỏc cấp
1. Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu cấp Tổng cục gồm: a) Chỏnh Văn phũng Tổng cục làm chủ tịch;
b) Trưởng (hoặc Phú) Phũng Lưu trữ/Văn phũng Tổng cục làm phú chủ tịch;
c) Đại diện chỉ huy đơn vị cú tài liệu làm phú chủ tịch;
d) Phú trưởng Phũng Lưu trữ/Văn phũng Tổng cục phụ trỏch cụng tỏc chuyờn mụn nghiệp vụ làm uỷ viờn;
đ) Trưởng Ban Văn thư - Bảo mật (hoặc Trợ lý bảo mật)/Văn phũng Tổng cục làm uỷ viờn (nếu cú tài liệu giảm, giải mật);
e) Đại diện Phũng Bảo vệ an ninh/Cục Chớnh trị làm uỷ viờn; f) Trợ lý lưu trữ - Phũng Lưu trữ/Văn phũng Tổng cục làm thư ký. 2. Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu của cỏc đơn vị
a) Phú Chỉ huy trưởng làm chủ tịch;
c) Đại diện chỉ huy cỏc đầu mối cú tài liệu làm phú chủ tịch; d) Đại diện cơ quan bảo vệ làm uỷ viờn;
đ) Đại diện Chỉ huy Phũng Lưu trữ/Văn phũng Tổng cục làm uỷ viờn; e) Trưởng Ban Văn thư - Bảo mật (hoặc Trợ lý bảo mật)/Văn phũng
Tổng cục làm uỷ viờn (nếu cú tài liệu giảm, giải mật);
f) Đồng chớ phụ trỏch phụng lưu trữ/Phũng Lưu trữ /Văn phũng Tổng cục làm uỷ viờn;
g) Đồng chớ làm cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ làm thư ký.
Điều 37. Nhiệm vụ của Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu
1. Nghiờn cứu, tư vấn cho chỉ huy đơn vị việc xỏc định thời hạn bảo quản, lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trờn;
2. Xem xột, thụng qua danh mục tài liệu đó hết mọi giỏ trị sử dụng đề nghị cấp cú thẩm quyền quyết định tiờu huỷ;
3. Xem xột, thụng qua cỏc tài liệu đó thay đổi độ mật đề nghị cấp cú thẩm quyền quyết định giảm mật, giải mật cho tài liệu (nếu cú).
Điều 38. Nhiệm vụ cỏc thành viờn Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu
1. Chủ tịch điều hành mọi hoạt động của Hội đồng;
2. Thư ký phối hợp với đơn vị cú tài liệu, lập danh mục hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị để giao nộp vào lưu trữ của cơ quan cấp trờn; danh mục hồ sơ, tài liệu hết mọi giỏ trị để đề nghị tiờu huỷ; danh mục hồ sơ, tài liệu cần giảm mật, giải mật (nếu cú) và xõy dựng cỏc văn bản của Hội đồng;
3. Cỏc thành viờn nghiờn cứu, cho ý kiến và thụng qua văn bản đề nghị cấp cú thẩm quyền quyết định.
Điều 39. Thời hạn bảo quản tài liệu
1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu cú ý nghĩa và giỏ trị khụng phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu phản ỏnh chức năng, nhiệm vụ chớnh của đơn vị và những tài liệu liờn quan đến Ngành TBQP.
2. Tài liệu bảo quản cú thời hạn là tài liệu khụng thuộc Khoản 1 của Điều này thỡ được xỏc định thời hạn bảo quản từ 70 năm trở xuống. Khi hết thời hạn bảo quản, phải thụng qua Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu để xem xột đỏnh giỏ lại.
3. Tài liệu hết mọi giỏ trị sử dụng cần loại ra để tiờu huỷ là những tài liệu trựng lặp thụng tin, tài liệu trựng thừa, tài liệu khụng cần thiết cho hoạt động thực tiễn hàng ngày và nghiờn cứu khoa học, tài liệu khụng cũn giỏ trị nghiờn cứu tổng kết lịch sử.
4. Xõy dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu: Lưu trữ cơ quan và lưu trữ chuyờn dụng trong toàn Tổng cục, căn cứ Thụng tư số 15/2012/TT- BQP ngày 21 thỏng 02 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phũng Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hỡnh thành phổ biến trong cỏc hoạt động của cỏc đơn vị quõn đội và Tổng cục; căn cứ đặc điểm, tớnh chất tài liệu lưu trữ của đơn vị, tiến hành xõy dựng bảng thời hạn bảo quản cho cỏc hồ sơ, tài liệu của đơn vị mỡnh trỡnh chỉ huy trưởng phờ duyệt để thực hiện thống nhất.
Điều 40. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giỏ trị
1. Chỉ huy trưởng đơn vị trực thuộc Tổng cục quyết định huỷ hồ sơ, tài liệu hết mọi giỏ trị sử dụng sau khi được Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu đỏnh giỏ, xem xột và Chủ tịch Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu đề nghị bằng văn bản.
2. Chỉ huy cỏc phũng trực thuộc Tổng cục và đầu mối trực thuộc cỏc đơn vị quyết định huỷ những hồ sơ, tài liệu trựng thừa (khụng qua Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu).
3. Hồ sơ huỷ tài liệu gồm:
a) Quyết định thành lập Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu; b) Biờn bản họp Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu;
c) Bỏo cỏo (Tờ trỡnh) của Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu; d) Quyết định huỷ tài liệu hết giỏ trị
đ) Danh mục tài liệu huỷ
e) Biờn bản huỷ tài liệu hết giỏ trị hoặc tài liệu trựng thừa và cỏc văn bản khỏc cú liờn quan.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu phải được lập thành 03 bộ: lưu văn thư của đơn vị 01 bộ; lưu tại đầu mối cú tài liệu huỷ 01 bộ; gửi lưu trữ cấp trờn 01 bộ. Hồ sơ huỷ tài liệu phải được lưu trong thời gian 20 năm, kể từ ngày huỷ tài liệu.
Mục 5
THỐNG Kấ, KIỂM TRA TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 41. Thống kờ về lƣu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở đơn vị phải được sắp xếp khoa học, thống kờ đầy đủ trong hệ thống sổ, cơ sở dữ liệu rừ ràng, chớnh xỏc để quản lý và tra tỡm, khai thỏc sử dụng khi cần thiết.
2. Hệ thống, phương tiện thống kờ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ gồm: a) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
b) Biờn bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu c) Sổ thống kờ phụng lưu trữ
d) Mục lục hồ sơ đ) Mục lục văn bản e) Sổ nhập tài liệu f) Sổ xuất tài liệu
g) Sổ đăng ký đọc hồ sơ, tài liệu h) Phiếu yờu cầu đọc (sao) tài liệu
i) Chương trỡnh phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Điều 42. Kiểm tra tài liệu lƣu trữ
Cỏc đơn vị phải thường xuyờn tổ chức kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, tài liệu lưu trữ đang quản lý. Thỏng 11 hàng năm, phải tổng kiểm kờ, đối chiếu toàn bộ số hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện cú (đặc biệt là số hồ sơ, tài liệu cú độ mật cao).
Mục 6