- Tài liệu nghiệp vụ: khoảng 400m giỏ, gồm cỏc khối tài liệu chủ yếu:
6. PSG.TS Dương Văn Khảm, Từ điển giải thớch nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011 (tr.109,110)
2.2.3. Bố trớ nhõn sự làm cụng tỏc lưu trữ
Cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ đúng vai trũ quan trọng trong cụng tỏc lưu trữ ở cỏc cơ quan, đơn vị. Để thực hiện tốt chức năng tham mưu cho cỏc cấp lónh đạo trong việc thực hiện cụng tỏc lưu trữ thỡ ngoài phẩm chất chớnh trị, đạo đức, Tổng cục đó đề ra yờu cầu cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ phải được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ, hiểu biết về cụng tỏc nghiệp vụ tỡnh bỏo. vỡ điều đú
tỏc động trực tiếp đến phương phỏp, cỏch thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Thực tế cho thấy, việc tuyển dụng và bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở cơ quan Tổng cục luụn nhận được sự quan tõm của lónh đạo văn phũng và lónh đạo cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Do yờu cầu nhiệm vụ và tớnh chất đặc thự của đơn vị, cỏn bộ được bố trớ làm cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục cơ bản đỏp ứng được cỏc yờu cầu đề ra. Cỏc đơn vị như Phũng Lưu trữ, Ban Văn Thư - Bảo mật, cỏc bộ phận văn thư, bảo mật, lưu trữ cỏc cơ quan, đơn vị được xỏc định là cỏc bộ phận trọng yếu, cơ mật, trực tiếp quản lý và thường xuyờn tiếp xỳc với thụng tin, tài liệu mật của Tổng cục, vỡ vậy, cỏn bộ tuyển chọn vào cỏc vị trớ này được lựa chọn theo tiờu chuẩn chớnh trị được quy định tại Quyết định số 263/2013/TT-BQP ngày 31 thỏng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Quốc phũng Quy định về cơ quan, đơn vị và vị trớ trọng yếu, cơ mật trong Quõn đội. Cụ thể, cỏn bộ trực tiếp quản lý , khai thỏc khối tài liệu nghiệp vụ phải đỏp ứng tiờu chớ tuyển chọn như sau: "Lập trường chớnh trị kiờn định, vững vàng tuyệt đối trung thành với Đảng, với chế độ xó hội chủ nghĩa, với Tổ quốc và Nhõn dõn; lịch sử chớnh trị gia đỡnh, bản thõn rừ ràng, trong sạch; cú năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao, sẵn sàng chiến đấu, hy sinh bảo vệ Đảng, Nhà nước, chế độ XHCN, độc lập chủ quyền, an ninh quốc gia; cú phẩm chất, đạo đức tốt, lối sống trong sạch, lành mạnh, cú ý thức tổ chức kỷ luật nghiờm minh, ý thức cảnh giỏc cỏch mạng, giữ gỡn và bảo vệ bớ mật quõn sự, bớ mật nhà nước; là đảng viờn Đảng cộng sản Việt Nam, quõn nhõn chuyờn nghiệp, được đào tạo chuyờn mụn nghiệp vụ lưu trữ, hướng sử dụng lõu dài trong Tổng cục".
Theo quy định, tại cơ quan Văn phũng, cỏn bộ lưu trữ chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Phũng Lưu trữ; ở cỏc cơ quan, đơn vị trong Tổng cục bộ phận lưu trữ thuộc Phũng, Ban Tham mưu - Hành chớnh, cỏn bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Trưởng Phũng (Ban) Tham mưu - Hành chớnh.
* Tổ chức biờn chế và trỡnh độ cỏn bộ làm cụng tỏc lƣu trữ tại Tổng cục II (được trỡnh bày qua bảng thống kờ tại Phụ lục 3). Qua bảng
thống kờ này ta thấy rằng, việc bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chuyờn trỏch tại cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục đó được cỏc cấp lónh đạo quan tõm. Hầu hết cỏc đơn vị đó bố trớ cỏn bộ phụ trỏch cụng tỏc lưu trữ, trung bỡnh mỗi đơn vị cú 01 cỏn bộ lưu trữ. Tuy nhiờn, ở cỏc Phũng trực thuộc quõn số ớt (khoảng 20 cỏn bộ/Phũng), khụng cú biờn chế nhõn viờn lưu trữ nờn việc bố trớ một cỏn bộ chuyờn trỏch làm cụng tỏc lưu trữ cũn rất khú khăn làm cho cụng tỏc lưu trữ ở cỏc Phũng chưa được thực hiện tốt. Mặt khỏc, từ trước đến nay, Bộ Quốc phũng chưa cú trường đào tạo về chuyờn ngành văn thư, lưu trữ cho lực lượng vũ trang, cỏn bộ văn thư, lưu trữ đều phải đi đào tạo cỏc trường ngồi Qũn đội. Đội ngũ cỏn bộ chuyờn trỏch về lưu trữ của Tổng cục cũng trong tỡnh trạng như vậy, tuy đó được cỏc đơn vị gửi đi đào tạo nghiệp vụ ở cỏc trường như: Đại học Khoa học Xó hội và Nhõn văn, Đại học Nội vụ với cỏc bậc đào tạo từ trung cấp, cao đẳng, đại học nhưng vẫn chưa đỏp ứng được yờu cầu nhiệm vụ ngày càng cao của Tổng cục. Trong khi đú, tài liệu lưu trữ của Tổng cục ngày càng nhiều, nội dung ngày càng phức tạp, trờn thực tế việc sắp xếp bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc khỏc kiờm nhiệm đó dẫn đến tỡnh trạng tài liệu của cỏn bộ hàng năm khụng được thu hồi triệt để, khụng tổ chức khoa học tài liệu và xỏc định được giỏ trị tài liệu để nộp lưu theo đỳng quy định. Về trỡnh độ đào tạo của cỏn bộ lưu trữ hiện tại chỉ cú 08/39 cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch và kiờm nhiệm được đào tạo đại học chuyờn ngành Lưu trữ học. Số cỏn bộ chưa được đào tạo và đào tạo khụng đỳng đỳng chuyờn ngành cũn nhiều 11/39 cỏn bộ; cũn 07/29 đơn vị bố trớ cỏn bộ kiờm nhiệm cụng tỏc lưu trữ.
2.2.4.Tổ chức cỏc hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Tổng cục II
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp cỏc khõu nghiệp vụ cơ bản của cụng tỏc lưu trữ liờn quan đến việc phõn loại, xỏc định giỏ trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cỏch khoa học để phục vụ thuận lợi, nhanh chúng, chớnh xỏc
cho cụng tỏc tra tỡm tài liệu. Việc tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào cỏc quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong cụng tỏc lưu trữ. Nú cần được thống nhất trong cỏc lưu trữ hiện hành.
Theo Thụng tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phũng ban hành Quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quõn đội, tại Khoản 3, Điều 39 cú quy định: "Lưu trữ chuyờn dụng được tổ chức ở Bộ Quốc phũng, Tổng cục II, Bộ Tư lệnh Hải quõn, Bộ Tư lệnh Bộ Đội Biờn phũng và cỏc Quõn khu" [09,tr.17]. Theo quy định này, Kho lưu trữ Tổng cục II/BQP là Kho lưu trữ chuyờn dụng nằm trong hệ thống lưu trữ của Bộ Quốc phũng. Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ về Trung tõm Lưu trữ Bộ Quốc phũng là 30 năm kể từ năm cụng việc kết thỳc, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu cũn giỏ trị hiện hành7
[09.tr19] (Hiện nay, lưu trữ cố định tại TCII, khụng giao nộp về TTLT/BQP theo Quyết định số 3800/QĐ-BQP).
Từ năm 1992 đến nay, khối lượng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ chuyờn dụng của Tổng cục được thu thập từ cỏc cơ quan, đơn vị khoảng 1.100 một giỏ. Một phần trong số đú đó được tổ chức chỉnh lý khoa học. Tuy nhiờn, do tớnh chất nghiệp vụ, tài liệu của Tổng cục phỏt hành khoảng 2/3 là tài liệu cú độ mật cao (tối, tuyệt mật, trong đú phần lớn là tài liệu nghiệp vụ). Từ khi thành lập đến nay Kho lưu trữ của Tổng cục chưa tiến hành việc giảm giải mật cho tài liệu do chưa cú quy định cụ thể cho việc giảm, giải mật tài liệu lưu trữ trong Quõn đội. Việc giao nộp tài liệu về Trung tõm Lưu trữ của Bộ Quốc phũng theo quy định chưa thực hiện được. Tài liệu thu hồi từ cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc về chủ yếu dưới dạng bú gúi, đúng thựng và chưa được phõn loại, lập hồ sơ. Chớnh vỡ vậy, tài liệu lưu trữ của Tổng cục cú nhiều loại khỏc nhau, thời gian lưu giữ tại Kho Lưu trữ của Tổng cục tương đối dài. Cú những tài liệu (giấy) cú thời gian sản sinh từ nhiều năm nay đó xuống cấp
7
rất cần được tu bổ và cú chế độ bảo quản thớch hợp. Ngoài ra cũn cú nhiều tài liệu phim, băng ghi õm, băng ghi hỡnh, tài liệu ảnh, cỏc loại hỡnh tài liệu khỏc như tài liệu điện từ, đĩa CD, CDRom, ổ đĩa cứng, đĩa mềm, USB... được sử dụng để lưu trữ tài liệu cú số lượng nhiều nhưng chưa cú điều kiện bảo quản thớch hợp để kộo dài tuổi thọ của tài liệu, hiện nay đó cú một số băng, đĩa..... mốc, dớnh khụng đọc được. Tỡnh hỡnh đú đang đặt ra nhiều vấn đề cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Kho lưu trữ Tổng cục II.