- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
3.2.2.1. Quỏn triệt cỏc văn bản quy định, nõng cao nhận thức và trỏch nhiệm của cỏc cấp lónh đạo và cỏn bộ, nhõn viờn về cụng tỏc lưu trữ.
trỏch nhiệm của cỏc cấp lónh đạo và cỏn bộ, nhõn viờn về cụng tỏc lưu trữ.
Nhận thức cú vai trũ rất quan trọng đối với hiệu quả, chất lượng của cỏc hoạt động thực tiễn. Chớnh vỡ vậy, để nõng cao hiệu quả cụng tỏc lưu trữ trong toàn Tổng cục tất yếu phải nõng cao nhận thức cho lónh đạo cỏc cấp, cỏn bộ, chiến sĩ về vị trớ, vai trũ, ý nghĩa nội dung và cả những khú khăn, hạn chế hiện nay của cụng tỏc lưu trữ.
Một thực tế chung hiện nay là nhận thức của lónh đạo cơ quan, cỏn bộ tại cỏc đơn vị trong Tổng cục về vai trũ, tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ chưa ngang tầm với nhiệm vụ đặt ra. Nhiều trường hợp chưa làm trũn trỏch nhiệm cụng việc của mỡnh, thực hiện chưa đỳng với những quy định đó ban hành… Những tồn tại đú đó gõy nờn tỡnh trạng: Nhiều tài liệu chưa được lập hồ sơ, chưa được thu nộp vào lưu trữ cơ quan khi hết thời gian hiện hành. Việc tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ chưa được chỳ ý nờn khụng thể giao nộp vào Lưu trữ chuyờn ngành của Bộ Quốc phũng đỳng thời hạn quy định.
Lónh đạo cỏc đơn vị vẫn chưa cú được sự quan tõm giải quyết chế độ chớnh sỏch phụ cấp độc hại cho những cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ kiờm nhiệm. Phõn bổ kinh phớ cho việc tổ chức khoa học tài liệu và mua sắm cỏc trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa kịp thời. Cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư, lưu trữ và cỏc cỏn bộ khỏc liờn quan đến cụng tỏc cụng văn, giấy tờ đều chỉ hướng đến việc giữ tài liệu của mỡnh chứ chưa phải là quản lý, chưa chủ động nõng cao hiệu quả, chất lượng tài liệu mỡnh đang lưu giữ.
Những tồn tại như vậy, muốn giải quyết thỡ trước hết phải nõng cao nhận thức, tỡm cỏch thỏo gỡ dần, trước mắt cần khắc phục một số vấn đề sau:
Thay đổi nhận thức về vai trũ, giỏ trị của tài liệu lưu trữ và cụng tỏc tổ chức lưu trữ. Để làm được điều này, trước hết phải cú cỏc biện phỏp cụ thể nhằm làm cho lónh đạo, cỏn bộ, chiến sĩ nhận thức được sõu sắc rằng:
+ Tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan và trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của cỏ nhõn cú vai trũ, ý nghĩa rất quan trọng, nú là cụng cụ, phương tiện để xử lý, giải quyết cụng việc theo trỏch nhiệm được giao.
+ Tài liệu hỡnh thành trong cỏc đơn vị bờn cạnh ý nghĩa thực tiễn cũn mang ý nghĩa chớnh trị, lịch sử cần được giao nộp vào Kho Lưu trữ Tổng cục để phản ỏnh tớnh toàn vẹn và đảm bảo nguyờn tắc tập trung thống nhất của Phụng Lưu trữ Tổng cục II và của Bộ Quốc phũng núi chung.
+ Mỗi cỏn bộ lưu trữ cơ quan cần nhận thức được việc thu thập đẩy đủ tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu là thuộc trỏch nhiệm của mỡnh. Cần lấy kết quả của cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu để xem xột ý thức của cỏn bộ trong cụng việc được giao.
+ Đỏnh giỏ việc tổ chức khoa học tài liệu dựa trờn yờu cầu về nghiệp vụ, như lập hồ sơ phải phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị; hồ sơ phải phản ỏnh mối liờn hệ khỏch quan giữa cỏc văn bản, được biờn mục đầy đủ; hết thời gian văn thư phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thực hiện chế độ bảo quản an toàn , phục vụ khai thỏc sử dụng tài liệu...
Chỉ đến khi lónh đạo, cỏn bộ tại cỏc đơn vị nhận thức được những điều trờn và coi đú là trỏch nhiệm cụng việc của mỡnh thỡ tỡnh trạng trỡ trệ trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ tại cỏc đơn vị mới cú thể cú những bước khởi sắc và dần đi vào nền nếp.
- Tiếp theo phải ban hành văn bản quy định, hướng dẫn chi tiết, cụ thể về cụng tỏc lưu trữ cho toàn hệ thống tổ chức lưu trữ của Tổng cục. Đõy là một yờu cầu cấp bỏch đặt ra hiện nay để chấn chỉnh tỡnh trạng tài liệu bú gúi, chất đống, chưa được lập hồ sơ theo đỳng quy định. Nú sẽ giỳp cho cụng tỏc quản lý thuận lợi, phỏt huy được giỏ trị tài liệu lưu trữ, cú hiệu quả đỏp ứng cỏc yờu cầu của đơn vị, về nhiệm vụ này cần làm tốt cỏc việc sau:
+ Tăng cường cụng tỏc tuyờn truyền, phổ biến sõu, rộng cỏc văn bản quản
lý lưu trữ do cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền ban hành. Tổ chức tốt cụng tỏc thanh tra, kiểm tra, đỏnh giỏ kết quả và đề xuất cơ quan cú thẩm quyền nghiờn cứu, điều chỉnh hệ thống văn bản quản lý phự hợp với thực tế của TCII.
+ Trờn cơ sở cỏc văn bản quản lý của Nhà nước, của Bộ Quốc phũng, cỏc cơ quan chức năng, Tổng cục xõy dựng, ban hành văn bản ỏp dụng cỏc quy phạm vào thực tế nhiệm vụ của đơn vị mỡnh như: Quy chế quản lý, sử dụng trang thiết bị cụng nghệ thụng tin ngành Văn phũng; Quy trỡnh làm việc của cỏc bộ phận lưu trữ; ...