- Tài liệu nghiệp vụ: khoảng 400m giỏ, gồm cỏc khối tài liệu chủ yếu:
6. PSG.TS Dương Văn Khảm, Từ điển giải thớch nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011 (tr.109,110)
2.2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu
Hoạt động nghiệp vụ quan trọng này của cụng tỏc lưu trữ được triển khai thực hiện dựa trờn Chỉ thị số 13/2004/CT-BQP ngày 16/02/2004 của Bộ Quốc phũng về thu thập và quản lý tài liệu khoa học cụng nghệ và kỹ thuật quõn sự; Quyết định số 3627/2009/QĐ-BQP ngày 14/10/2009 ban hành danh mục cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tõm lưu trữ/Bộ Quốc phũng. Hàng năm, Phũng Lưu trữ đều xõy dựng kế hoạch thu hồi tài liệu của cỏc đơn vị trực thuộc về Tổng cục, tham gia Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ và xỏc định danh mục tài liệu nộp lưu của từng đơn vị, ngoài ra, từ năm 1992 đến nay, Tổng cục đó tớch cực thu thập bổ sung tài liệu vào cỏc phụng và sưu tập tài liệu của cỏc đồng chớ lóo thành cỏch mạng của ngành. Việc thu hồi tài liệu được tiến hành theo đỳng quy định. Tuy vậy, cho đến nay tài liệu thu thập được từ cỏc đơn vị chủ yếu là tài liệu hành chớnh quõn sự. Do tớnh chất nghiệp vụ "cự ly, đơn tuyến" của ngành TBQP, phần lớn tài liệu nghiệp vụ của ngành cũn đang lưu giữ tại cỏc đơn vị nghiệp vụ, chưa được phõn loại, xỏc định giỏ trị và nộp lưu về lưu trữ Tổng cục.
2.2.4.2.Chỉnh lý, xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ
Việc chỉnh lý hồ sơ tài liệu trước đõy được quy định tại Điều 29, 30, 31, 32 Chương VII của Quyết định 127/2008/QĐ-BQP của Bộ Quốc phũng và cỏc văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ hàng năm [06, tr.11] .
Hiện nay cụng tỏc này được thực hiện theo Thụng tư 91/2012/TT-BQP (Điều 48, 49, 50, Chương III).
Như trờn đó đề cập, Kho lưu trữ của Tổng cục cú 29 phụng tài liệu của cỏc đơn vị và 12 sưu tập tài liệu. Nhỡn chung tài liệu trong cỏc phụng, sưu tập đó được đưa về đỳng phụng, một phần đó được phõn loại, thống kờ, chỉnh lý và xỏc định giỏ trị theo kế hoạch chỉnh lý tài liệu hàng năm. Tuy nhiờn, hiện nay khối lượng tài liệu tồn đọng từ những năm về trước cũn nhiều, tài liệu thu hồi từ cỏc đơn vị về Kho Lưu trữ của Tổng cục ngày càng lớn. Trong khi đú cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc chỉnh lý tài liệu cũn ớt (02 đồng chớ) do đú, việc tiến hành chỉnh lý tài liệu cũn chậm. Tài liệu đúng thựng, bú gúi, chưa được chỉnh lý khoa học hiện cũn nhiều.
Việc xỏc định giỏ trị tài liệu đó được quy định cụ thể tại Điều 51, 53, chương III Thụng tư 91/2012/TT-BQP của Bộ Quốc phũng [09.tr21]. Những năm gần đõy, cỏc cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và kế hoạch nộp lưu tài liệu về Kho Lưu trữ Tổng cục đều đó thành lập Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu để lựa chọn hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị đưa vào lưu trữ. Tuy nhiờn, quỏ trỡnh thực hành việc phõn loại, chỉnh lý, xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ/Tổng cục II cũn gặp nhiều khú khăn đặc biệt là việc lựa chọn tài liệu cú giỏ trị để đưa vào hồ sơ (đơn vị bảo quản). Lý do là vỡ bộ cụng cụ chỉnh lý chưa đầy đủ, vớ dụ: chưa cú Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; chưa viết được bản Lịch sử đơn vị hỡnh thành phụng; lịch sử phụng đối với cỏc phụng tài liệu lưu trữ trong toàn Tổng cục.
Qua khảo sỏt, việc chỉnh lý, xỏc định giỏ trị tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ chuyờn dụng của Tổng cục cũn nhiều hạn chế và chưa được triển khai thực hiện triệt để dẫn đến hiệu quả là phỏt huy giỏ trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động của cỏc cơ quan, đơn vị cũn thấp.