- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
3.2. Cỏc giải phỏp tổ chức, quản lý để nõng cao chất lƣợng cụng tỏc lƣu trữ của Tổng cục II/BQP
lƣu trữ của Tổng cục II/BQP
3.2.1.Cỏc giải phỏp thuộc trỏch nhiệm của Bộ Quốc phũng
Cụng tỏc lưu trữ của Bộ Quốc phũng trong những năm qua luụn được lónh đạo Bộ quan tõm, hệ thống tổ chức lưu trữ của Bộ Quốc phũng khụng ngừng được hồn thiện. Nhận thức của cỏc cấp lónh đạo và cỏn bộ, chiến sĩ cỏc cấp, cỏc ngành về vị trớ, tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ và tài liệu lưu trữ đó từng bước được nõng lờn rừ rệt. Tài liệu lưu trữ tại cỏc Lưu trữ chuyờn ngành của Bộ và cỏc cơ quan, tổ chức từ Bộ Quốc phũng đến cỏc đơn vị cơ sở bước đầu đó được phõn loại, chỉnh lý, xỏc định giỏ trị và được chỳ ý bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ đó được tổ chức khai thỏc, sử dụng mang lại hiệu quả, gúp phần quan trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ chớnh trị quốc phũng và cụng cuộc xõy dựng và bảo vệ tổ quốc. Nhiều văn bản mang tớnh chất quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện đó được cỏc cơ quan chức năng của Bộ nghiờn cứu, xõy dựng. Cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản được quan tõm, đầu tư. Đội ngũ cỏn bộ ngày càng được chuẩn hoỏ.
Tuy nhiờn để cụng tỏc lưu trữ thật sự phỏt triển ngang tầm với cỏc lĩnh vực khỏc, trong thời gian tới chỳng tụi xin đề xuất một số giải phỏp sau đõy cú liờn quan trực tiếp đến lưu trữ Tổng cục II:
Một là, về bộ mỏy, cần tổ chức ngành bảo mật, lưu trữ Quõn đội theo
một hệ thống thống nhất từ Bộ Quốc phũng đến cỏc đơn vị cơ sở. Cơ quan Bảo mật – Lưu trữ cỏc cấp trực thuộc Bộ và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan Bảo mật – Lưu trữ Bộ đặt dưới sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của lónh đạo, chỉ huy đơn vị cựng cấp. Cỏc cơ quan chức năng của Bộ cần hoàn chỉnh Đề ỏn “Quy hoạch ngành bảo mật lưu trữ Quõn đội” theo hướng chuyờn nghiệp bởi cụng tỏc lưu trữ của Quõn đội gắn chặt với cụng tỏc bảo mật thụng tin tài liệu, vốn là đặc thự riờng của Quõn đội. Tổ chức, tờn gọi cần phải thống nhất và cú chức năng, nhiệm vụ rừ ràng, biờn chế cần tinh gọn, ổn định. Cỏch tổ chức như vậy sễ làm cho cỏn bộ, nhõn viờn vừa cú điều kiện đi chuyờn sõu về nghiệp vụ phải giải quyết trước mắt, vừa bảo đảm điều kiện cho sự phỏt triển bền vững lõu dài.
Bờn cạnh đú, Căn cứ Luật Lưu trữ chỳng tụi thấy rằng: Quy định về cỏc "Lưu trữ chuyờn dụng" thuộc Bộ Quốc phũng hiện tại chưa phự hợp với Luật Lưu trữ, bởi Điều 2, Luật Lưu trữ giải thớch về từ ngữ quy định cỏc hỡnh thức lưu trữ:
- Lưu trữ cơ quan: là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ cú
giỏ trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ cỏc nguồn khỏc.
Như vậy, Theo Luật Lưu trữ, hiện nay cú hai hỡnh thức lưu trữ: Lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; Trong hệ thống lưu trữ thuộc BQP cú 11 lưu trữ "chuyờn dụng", nờn chăng cỏc cơ quan chức năng cần sửa đổi, bổ sung cỏc văn bản Quy phạm phỏp luật về cụng tỏc lưu trữ, cú quy định về hỡnh thức cỏc
lưu trữ để phự hợp với đặc thự của cỏc đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (giữ nguyờn hỡnh thức là Lưu trữ chuyờn ngành như trước).
Việc bố trớ cỏn bộ quản lý cụng tỏc lưu trữ cần được chỳ trọng hơn. Nờn bố trớ cỏn bộ cú năng lực quản lý và cú trỡnh độ, nắm vững nghiệp vụ cụng tỏc lưu trữ. Để thuận lợi cho quản lý cụng việc và tạo sự yờn tõm cho cỏn bộ, cỏc chức danh Trưởng Phũng (Ban) Bảo mật – Lưu trữ của cỏc đơn vị trực thuộc Bộ cần bố trớ chức danh Sĩ quan, với nhúm phụ cấp chức vụ là nhúm 9 (so với hiện tại là nhúm 10) Cỏch bố trớ như vậy sẽ làm cho cỏn bộ quản lý thấy rằng nhiệm vụ này cũng được coi trọng và ngang hàng với cỏc nhiệm vụ khỏc trong quõn đội.
Về đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn làm cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ cần được tuyển chọn chặt chẽ, đảm bảo tiờu chuẩn chớnh trị, cú đạo đức nghề nghiệp, được đào tạo trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ theo quy định của nhà nước. Trong số này cần xỏc định loại nhúm, ngạch, bậc lương và hưởng cỏc chế độ đói ngộ phự hợp với mặt bằng chung so với cỏc ngành, nghề khỏc khụng thấp hơn và cú những chớnh sỏch đặc thự tương tự trong Quõn đội. Sửa đổi, bổ sung cỏc quy định về biểu biờn chế, ngạch cụng chức lưu trữ phự hợp với nhu cầu đào tạo hiện tại, tạo điều kiện cho cỏn bộ lưu trữ được học tập nõng cao năng lực cụng tỏc chuyờn mụn.
Cơ quan Bảo mật – Lưu trữ cỏc cơ quan, đơn vị cần được tạo điều kiện để nõng cao khả năng tham mưu giỳp lónh đạo, chỉ huy cỏc cấp quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ cho cấp dưới, trực tiếp quản lý văn bản, tài liệu đảm bảo an toàn, bớ mật và khai thỏc phục vụ kịp thời cho lónh đạo, chỉ huy của cơ quan, đơn vị trong quỏ trỡnh hoạt động.
Hai là, về cơ sở phỏp lý cho hoạt động quản lý cụng tỏc lưu trữ cỏc
cơ quan chức năng của Bộ cần tiếp tục nghiờn cứu hoàn chỉnh hệ thống cỏc văn bản quy phạm phỏp luật tạo hành lang phỏp lý để tăng cường hiệu lực
quản lý nhà nước về cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ trong phạm vi BQP. Vớ dụ như: Thụng tư hướng dẫn quản lý lưu trữ văn bản điện tử trong Quõn đội; Thụng tư hướng dẫn giảm, giải mật tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc phũng... Chỉ huy cỏc cơ quan, đơn vị cần thường xuyờn quan tõm và chỉ đạo cụng tỏc nghiệp vụ, tổ chức phổ biến, tuyờn truyền, tập huấn cỏc quy định, cỏc văn bản của Đảng, Nhà nước và BQP về cụng tỏc này. Ban hành văn bản quy định khen thưởng, kỷ luật cụ thể ỏp dụng cho cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
Về cơ sở vật chất, cần quan tõm đầu tư ngõn sỏch mua sắm trang thiết bị phục vụ cho cụng tỏc lưu trữ, tăng cường kiểm tra cỏc đơn vị cơ sở, nhất là về phương tiện, thiết bị quản lý tài liệu mật, bảo quản tài liệu lưu trữ trong những mựa mưa bóo, thời tiết bất thường, xõy dựng phương ỏn phũng chống chỏy, nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối kho lưu trữ.
Ba là, về cụng tỏc cỏn bộ: Cần tăng cường cụng tỏc đào tạo bồi dưỡng
nghiệp vụ ở cỏc đơn vị cơ sở như: Tổ chức hội nghị tập huấn, hội thao, kết hợp với việc lựa chọn cỏn bộ, nhõn viờn cú đủ tiờu chuẩn để làm cụng tỏc lưu trữ (cú thể lựa chọn cỏn bộ đó qua đào tạo ở cỏc trường nghiệp vụ hoặc cỏn bộ nghiệp vụ TB của cỏc đơn vị vỡ những cỏn bộ này đó cú kiến thức về nghiệp vụ TB được đào tạo cho cỏc đơn vị nghiệp vụ thỡ hiệu quả sẽ cao hơn). Tăng cường cử đi đào tạo nghiệp vụ lưu trữ tại cỏc lớp do BQP tổ chức nhằm đảm bảo cho đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn của ngành được trang bị kiến thức về chuyờn mụn nghiệp vụ đỏp ứng yờu cầu nhiệm vụ tại đơn vị. 8
Bốn là cỏc cơ quan, đơn vị theo trỏch nhiệm quản lý của mỡnh cần tăng
cường tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu và bảo quản tuyệt đối an toàn hồ sơ, tài liệu. Đẩy mạnh việc phục vụ khai thỏc sử dụng tài liệu cho hoạt động của cỏc đơn vị. Triển khai cỏc biện phỏp nhằm
8 Trường Đại học Văn húa nghệ thuật Qũn đội đó được Bộ Giỏo dục đào tạo cho phộp mở mó ngành đào tạo đại học chuyờn ngành văn thư, lưu trữ. Tại QĐ số 2415/QĐ- BGD&ĐT ngày 11/7/2014. đại học chuyờn ngành văn thư, lưu trữ. Tại QĐ số 2415/QĐ- BGD&ĐT ngày 11/7/2014.
thực hiện tốt nội dung Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chớnh phủ về bảo vệ và phỏt huy giỏ trị của tài liệu lưu trữ.
- Tại cỏc đơn vị cần xõy dựng cỏc định mức, chuẩn hoỏ cỏc quy trỡnh nghiệp vụ liờn quan đến cụng tỏc lưu trữ như quy trỡnh xỏc định giỏ trị tài liệu, cỏc tiờu chuẩn lựa chọn tài liệu; quy trỡnh thu thập, bổ sung tài liệu,cú sự chỉ đạo để ỏp dụng thống nhất từ Bộ đến cỏc đơn vị...
Năm là tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện thụng tư 217/TT-BQP của BT
BQP về ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử trờn mạng truyền số liệu của BQP theo đỳng tinh thần Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chớnh phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cỏc cơ quan nhà nước. Tớch cực ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc văn thư, lưu trữ của đơn vị, ứng dụng cú hiệu quả phần mềm quản lý văn bản, lập hồ sơ cụng việc, quản lý tài liệu lưu trữ tại cỏc đơn vị.