- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
2.3.2. Phổ biến, hướng dẫn thực hiện cụng tỏc lưu trữ
Để thực hiện cụng tỏc lưu trữ đỳng quy định của phỏp luật, trong , nhiều năm qua với cỏc biện phỏp tớch cực như: tổ chức cỏc lớp tập huấn, phổ biến cỏc văn bản mới về cụng tỏc lưu trữ, sao gửi văn bản quy định đến cỏc đơn vị trực thuộc; Lónh đạo Văn phũng, Phũng Lưu trữ chuẩn bị nội dung trực tiếp đến cỏc đơn vị trong Tổng cục quỏn triệt cỏc quy định, hướng dẫn lập hồ sơ cụng việc cho cỏn bộ, nhõn viờn làm nghiệp vụ TB và nhõn viờn lưu trữ, ngoài ra, cũn sử dụng cỏc hỡnh thức khỏc như đăng lờn Tạp chớ ngành TBQP những văn bản phỏp luật, tổ chức hội thi, hội thao về cụng tỏc lưu trữ.
Theo khảo sỏt từ năm 1992 đến nay, Tổng cục đó tổ chức được 25 lớp tập huấn, trong đú cú 10 lớp cấp Tổng cục và 15 lớp tại cỏc đơn vị trực thuộc, với gần 5.450 lượt cỏn bộ tham dự, cỏc nội dung tập huấn cơ bản tập trung vào việc quỏn triệt, phổ biến, hướng dẫn thực hiện cỏc văn bản mới phỏp luật mới về cụng tỏc lưu trữ, lập hồ sơ của cỏn bộ, kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chớnh, văn bản chuyờn ngành. Tổ chức 03 lượt Hội thi nghiệp vụ cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ cấp Tổng cục. Giới thiệu trờn Tạp chớ chuyờn ngành TBQP 05 văn bản do Tổng cục ban hành. Năm năm một lần Tổng cục tổ chức Hội nghị tổng kết cụng tỏc văn phũng đỏnh giỏ lại kết quả cụng việc qua từng giai đoạn, rỳt kinh nghiệm những mặt cũn hạn chế, tồn tại trong cỏc cơ quan đơn vị. Qua cỏc Hội nghị, hội thi, tập huấn đó nõng cao nhận thức, tầm quan trọng của cỏc cấp lónh đạo, cỏn bộ chuyờn mụn về cụng tỏc lưu trữ, đặc biệt là trỏch nhiệm của cỏn bộ cỏc cấp đối với việc quản lý tài liệu chặt chẽ, lập hồ sơ cụng việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đó được tiến hành thường xuyờn.
Nhỡn chung, tại Tổng cục II lónh đạo cỏc cấp đó chỳ trọng việc phổ biến, triển khai thực hiện văn bản quy định cỏc cấp về cụng tỏc lưu trữ, từng bước đưa cụng tỏc này đi vào nề nếp, đạt hiệu quả cao hơn trong những năm gần đõy.