- Tài liệu nghiệp vụ: khoảng 400m giỏ, gồm cỏc khối tài liệu chủ yếu:
6. PSG.TS Dương Văn Khảm, Từ điển giải thớch nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011 (tr.109,110)
2.2.4.3. Thống kờ, xõy dựng cụng cụ tra tỡm tài liệu
Thời gian qua Bộ Quốc phũng đó ban hành nhiều văn bản về cụng tỏc lưu trữ như Quyết định 127/2008/QĐ-BQP về quản lý lưu trữ; Quyết định số 289/QĐ-BQP về việc ban hành tiờu chuẩn "Mục lục hồ sơ"; Quyết định số 386/QĐ -BQP về tiờu chuẩn "Sổ đăng ký mục lục hồ sơ" của ngành; Quyết định số 913/QĐ-BQP về việc ban hành chế độ bỏo cỏo thống kờ cơ sở cụng tỏc văn thư, lưu trữ. Những văn bản đú đó cú tỏc dụng rất thiết thực đối với nhiệm vụ tổ chức cụng tỏc lưu trữ của ngành tỡnh bỏo quốc phũng.. Đối với khối lượng lớn tài liệu trong Kho lưu trữ của Tổng cục II, việc thống kờ tài liệu cho thấy đó cú sự chuyển biến rừ rệt. Một số phụng đó được chỉnh lý, được thống kờ với đầy đủ mục lục văn bản của hồ sơ, mục lục hồ sơ. Những phụng này đó được hệ thống húa, xõy dựng cụng cụ tra cứu (chủ yếu là Mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, Danh mục phụng) Tuy nhiờn, hiện vẫn cũn lại nhiều phụng và sưu tập tài liệu chưa được chỉnh lý , chỉ mới cú mục lục văn bản theo danh mục nộp lưu của cỏc đơn vị kốm theo tài liệu nộp lưu.
2.2.4.4.Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chớnh: Bảo quản khụng hư hỏng, mất mỏt tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thụng tin trong tài liệu lưu trữ khụng để thất thoỏt khi sử dụng.
Về cụng tỏc này,Bộ Quốc phũng cũng đó ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo như: cụng văn số 980/HD-VP năm 2005 hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; Thực hiện thụng tư số 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu phổ biến hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, ngày 10/12/2011 Bộ trưởng Bộ Quốc phũng ban hành Quyết định 2768/QĐ-BQP Quy định bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong Quõn đội; Ngoài ra, cũn cú cỏc văn bản khỏc hướng dẫn, chỉ đạo cụng tỏc phũng chống chỏy, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổng cục II đó triển khai thực hiện cỏc văn bản trờn trong cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục một cỏch nghiờm
tỳc và đạt được nhiều kết quả quan trọng. Tại cỏc Phũng, kho lưu trữ tài liệu đó được trang bị cỏc thiết bị chữa chỏy, ỏp dụng cỏc biện phỏp đảm bảo an toàn tài liệu như:
+ Xõy dựng nội quy phũng chỏy, chữa chỏy, hệ thống bỏo chỏy tự
động, đảm bảo cỏc bỡnh bọt chữa chỏy, hệ thống nước chữa chỏy... + Chống ẩm, mốc tài liệu:
- Sử dụng quạt thụng giú.
- Dựng mỏy hỳt ẩm, mỏy điều hoà khụng khớ.
- Dựng tủ sấy, búng điện sơn mờ để sấy tài liệu trong trường hợp tài liệu bị ướt do mưa bóo, lụt
- Dựng cỏc chất hỳt ẩm như dựng Silicagen, Canxi Clorua, vụi sống. - Áp dụng cỏc biện phỏp như khử trựng kho, khử trựng tài liệu, vệ sinh tài liệu thường xuyờn, khống chế nhiệt độ và độ ẩm.
+ Biện phỏp phũng chống cụn trựngvà cỏc loài gặm nhấm
- Thường xuyờn kiểm tra, phỏt hiện, vệ sinh và khử trựng kho tàng tài liệu; Phỏt hiện mối và tỡm cỏc biện phỏp diệt mối thường xuyờn.
- Cỏc Tủ tài liệu di động, kệ bảo quản tài liệu được kờ lờn cao cỏch xa tường, trần nhà, mặt đất.
- Nõng cao ý thức của cỏn bộ, nhõn viờn lưu trữ núi riờng và độc giả sử dụng tài liệu núi chung trong việc giữ gỡn, bảo quản tài liệu
- Trang bị đầy đủ cỏc phương tiện để bảo quản tài liệu như giỏ, tủ, cặp, hộp … đựng tài liệu và sắp xếp tài liệu trong kho đảm bảo an toàn tài liệu kho lưu trữ.
Tuy nhiờn, cụng tỏc này vẫn cũn một số tồn tại, cụ thể: Chưa cú cỏc trang thiết bị bảo quản cỏc loại hỡnh tài liệu như: Tài liệu phim - ảnh, tài liệu điện tử và tài liệu xõy dựng cơ bản, đang cú nguy cơ xuống cấp, hư hỏng nặng.