- Tài liệu nghiệp vụ: khoảng 400m giỏ, gồm cỏc khối tài liệu chủ yếu:
6. PSG.TS Dương Văn Khảm, Từ điển giải thớch nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011 (tr.109,110)
2.2.2. Tổ chức hệ thống lưu trữ thuộc Tổng cục
Trong giai đoạn mới thành lập từ 1946 đến 1980, Lực lượng Tổng cục II chủ yếu tập trung cho khỏng chiến chống Phỏp, Mỹ và chiến tranh biờn giới phớa Bắc, Tõy Nam, chiến trường K, C, nờn cụng tỏc lưu trữ thời kỳ này chỉ mới bước đầu triển khai sơ bộ. Mặt khỏc, do chiến tranh kộo dài, cơ quan Tổng cục phải di chuyển vị trớ đúng quõn nhiều địa điểm, tài liệu cũng vỡ vậy mà khụng được bảo quản đầy đủ, bị mất mỏt, hư hỏng nhiều.
Sau năm 1980, nhiệm vụ Quốc phũng trong giai đoạn mới đặt ra những yờu cầu cấp bỏch cho cụng tỏc lưu trữ là phải tập trung khắc phục những yếu kộm tồn tại từ thời gian trước, làm cho ngành lưu trữ phỏt triển
hơn đỏp ứng yờu cầu xõy dựng và bảo vệ đất nước trong giai đoạn mới. Nhiệm vụ quản lý lưu trữ trong thời kỳ này đũi hỏi phải tăng cường hơn nữa sự lónh đạo của chỉ huy cỏc cấp.
Năm 1992, Tổng cục II/Bộ Quốc phũng được thành lập trờn cơ sở Cục Nghiờn cứu/Bộ Tổng tham mưu, từ đõy cụng tỏc lưu trữ đó thực sự được cỏc cấp lónh đạo quan tõm.Tại Văn phũng Tổng cục đó thành lập Phũng Lưu trữ cú chức năng quản lý ngành dọc cụng tỏc lưu trữ trong toàn Tổng cục.
Thực hiện cỏc quy định phỏp luật về cụng tỏc lưu trữ, năm 2003 Tổng cục II đó được Bộ Quốc phũng đầu tư xõy dựng kho lưu trữ (theo hỡnh thức Kho lưu trữ chuyờn dụng) tại Sở chỉ huy Tổng cục. Trang thiết bị ban đầu của kho lưu trữ này tương đối hiện đại so với cỏc Kho lưu trữ cỏc cơ quan, đơn vị trong tồn qũn. Kho được trang bị hệ thống tủ lưu trữ di động, hệ thống bỏo chỏy, điều hũa khụng khớ, hỳt ẩm... theo quy chuẩn. Mục tiờu đặt ra là kho phải đỏp ứng yờu cầu bảo quản, lưu trữ với khối lượng lớn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của Tổng cục phục vụ cú hiệu quả cho hoạt động của cỏc cơ quan, đơn vị trong Tổng cục, trong Quõn đội và một số Bộ, Ban ngành Trung ương.
Qua sơ đồ hệ thống lưu trữ cỏc cỏc đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phũng, Lưu trữ Tổng cục II nằm trong hệ thống tổ chức lưu trữ của Bộ Quốc phũng và chịu sự quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ cụng tỏc chuyờn mụn của Phũng Bảo mật - Lưu trữ/Văn phũng Bộ Quốc phũng. Một cỏch cụ thể hơn, hệ thống tổ chức lưu trữ của Tổng cục hiện nay được xỏc lập theo Thụng tư 91/2012/TT- BQP từ Phũng Lưu trữ của Tổng cục đến cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc (cỏc đơn vị đủ điều kiện thành lập phụng). Song song với Hệ thống tổ chức lưu trữ, lónh đạo cỏc cơ quan, đơn vị cũng đó bố trớ Phũng làm việc của bộ phận lưu trữ và Kho Lưu trữ hiện hành phự hợp với tớnh chất nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mỡnh. (xem Phụ lục 2 kốm theo).
Trong thời gian qua, cụng tỏc lưu trữ luụn được xem là một mặt hoạt động cơ bản, quan trọng của Tổng cục. Để thực hiện tốt cụng tỏc này, trong
mỗi cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục đều đó biờn chế bộ phận (nhõn viờn) chuyờn trỏch hoặc kiờm nhiệm làm cụng tỏc lưu trữ. Do cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục đúng quõn phõn tỏn nờn hỡnh thức tổ chức cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ của Tổng cục II được tổ chức theo nguyờn tắc độc lập, theo Quyết định số: 516/QĐ-TM ngày 23/8/1994 của Tổng Tham mưu trưởng về chấn chỉnh tổ chức bảo mật - lưu trữ trong Quõn đội. Tại Tổng cục II, tổ chức Phũng Lưu trữ do Văn phũng quản lý. Ở cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc, mỗi đơn vị bố trớ một bộ phận văn thư – Bảo mật - Lưu trữ độc lập do Phũng (Ban) Tham mưu - Hành chớnh quản lý. Cỏc Phũng trực thuộc Tổng cục cú tổ chức biờn chế nhỏ nờn bố trớ 01 nhõn viờn văn thư, bảo mật kiờm lưu trữ hoặc bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc khỏc kiờm nhiệm.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan, đơn vị cú trỏch nhiệm tư vấn, tham mưu cho lónh đạo cỏc cấp trong việc:
- Xõy dựng kế hoạch hoạt động cụng tỏc lưu trữ hàng năm;
- Soạn thảo những văn bản và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cỏn bộ trong cơ quan, đơn vị;
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ lưu trữ, ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc lưu trữ, tổ chức khai thỏc, sử dụng cú hiệu quả tài liệu của cơ quan; hướng dẫn cỏn bộ lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ; tham mưu cho lónh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; tổng hợp cỏc bỏo cỏo tổng kết, thống kờ về cụng tỏc lưu trữ của cơ quan và những đúng gúp của cụng tỏc lưu trữ đối với sự phỏt triển của cơ quan, đơn vị.