- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
2.4. Nhận xột, đỏnh giỏ
2.4.1. Ưu điểm
- Kết quả khảo sỏt thực tế cho thấy, thời gian qua, cụng tỏc lưu trữ của toàn Tổng cục luụn được sự quan tõm, chỉ đạo của Thường vụ - Lónh đạo Tổng cục, lónh đạo Văn phũng và sự quản lý, chỉ đạo về nghiệp vụ chuyờn mụn của Phũng Bảo mật - Lưu trữ/Văn phũng Bộ Quốc phũng cũng như lónh đạo cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục. Cỏc phương diện của cụng tỏc lưu trữ như: tổ chức, biờn chế, phương tiện vật chất, kinh phớ đảm bảo cho hoạt động lưu trữ đều được triển khai thuận lợi, cú hiệu quả.
- Lónh đạo, chỉ huy và cỏn bộ cỏc cấp cơ bản đó nhận thức đỳng vị trớ tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ, thấy được quy mụ, tớnh chất của việc quản lý tài liệu lưu trữ nếu khụng chặt chẽ cú thể dẫn đến hư hỏng, thất thoỏt,
đặc biệt là lộ cỏc thụng tin bớ mật của nhà nước, bớ mật quõn đội. Bộ phận lưu trữ đó khụng ngừng phỏt huy trỏch nhiệm, hồn thành tốt chức trỏch nhiệm vụ của mỡnh, đõy là yờu tố quyết định hiệu quả cụng tỏc lưu trữ dưới sự lónh đạo chung của Tổng cục.
- Cỏc văn bản quy phạm phỏp luật về cụng tỏc lưu trữ bao gồm: Luật, phỏp lệnh, nghị định, thụng tư và một số quy định của Bộ Quốc phũng theo lĩnh vực đặc thự trong lực lượng vũ trang, cụ thể như Quy chế bảo mật tài liệu ..., khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ, mặc dự vẫn cũn một số điểm cần bổ sung nhưng nhỡn chung đó được chỳ ý vận dụng vào thực tế hoạt động lưu trữ của Tổng cục.
- Những năm qua, cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cỏn bộ lưu trữ của Tổng cục luụn được quan tõm. Đội ngũ cỏn bộ khụng ngừng được trưởng thành, lớn mạnh và hiện nay đang tiếp tục được kiện toàn, bồi dưỡng, nõng cao trỡnh độ về nghiệp vụ và nhận thức chớnh trị cú thể đỏp ứng được cỏc yờu cầu, nhiệm vụ của đơn vị trong cỏc điều kiện, hoàn cảnh khỏc nhau (trong thời bỡnh cũng như trong chiến tranh). Sẵn sàng phục vụ tại cỏc đơn vị địa bàn gần cũng như địa bàn xa, cú điều kiện khú khăn, phức tạp (cỏc đơn vị đúng quõn vựng biờn giới, hải đảo, ngoài nước...).
- Đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn lưu trữ trong toàn Tổng cục cơ bản được tuyển chọn kỹ về phẩm chất chớnh trị, lý lịch gia đỡnh, cú phẩm chất đạo đức tốt, bản lĩnh chớnh trị vững vàng, đặc biệt là số cỏn bộ đang cụng tỏc tại cỏc cơ quan trọng yếu, cơ mật, nhận thức của cỏn bộ lưu trữ khỏ sõu sắc, phần lớn ý thức được tầm quan trọng đỳng mức của cụng tỏc này, cú trỏch nhiệm cao, tự giỏc trong thực hiện nhiệm vụ.
- Cựng với sự mở rộng quan hệ quốc tế trờn cỏc lĩnh vực của Tổng cục, việc nắm bắt thụng tin, ỏp dụng cụng nghệ thụng tin, khoa học kỹ thuật vào cụng tỏc chuyờn mụn cũng đang là thế mạnh của đội ngũ cỏn bộ trẻ đó và
đang gúp phần đẩy mạnh cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục ngày càng mang lại hiệu quả cao.
2.4.2. Hạn chế
+ Về tổ chức, biờn chế:
Hạn chế lớn nhất trong cụng tỏc lưu trữ hiện nay của Tổng cục là cỏn bộ chuyờn trỏch làm cụng tỏc lưu trữ mỏng. Trung bỡnh mỗi đơn vị tương đương cấp Trung đoàn chỉ cú 01 nhõn viờn lưu trữ. Nhiều đơn vị của Tổng cục đúng quõn trờn địa bàn biờn giới, hải đảo, địa bàn ngoài nước...việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện cụng tỏc nghiệp vụ và thu thập tài liệu lưu trữ rất khú khăn. Một số cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục bố trớ cỏn bộ chuyờn trỏch làm cụng tỏc lưu trữ nhưng cú lỳc chưa ổn định. Cú cỏn bộ được đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, làm đỳng chuyờn mụn nghiệp vụ nhưng chỉ được một thời gian ngắn lại điều chuyển cụng tỏc khỏc, cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch phải kiờm nhiệm một số cụng việc của đơn vị như: lễ tõn, vệ sinh phũng họp, thủ quỹ... Cỏc Phũng trực thuộc Tổng cục, do quy mụ nhỏ nờn chưa cú biờn chế cỏn bộ lưu trữ chuyờn trỏch mà do cỏn bộ đảm nhiệm cụng tỏc khỏc kiờm nhiệm; mặt khỏc một số cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ tuy được đào tạo đỳng chuyờn ngành nhưng hiệu quả làm việc cũn thấp do chưa nờu cao tinh thần trỏch nhiệm cũng như ý thức và nhận thức về tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ, chưa thực sự tự giỏc trong triển khai, thực hiện nhiệm vụ...
+ Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ:
Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụng tỏc lưu trữ tuy đó được lónh đạo quan tõm ban hành nhưng chưa đầy đủ, chưa kịp thời, chất lượng chưa sõu. Một số văn bản quy định chưa cụ thể, khả năng thực thi của cỏc văn bản quy phạm của Bộ Quốc phũng khụng cao. Cỏc quy định về bảo vệ bớ mật tài liệu lưu trữ vừa thiếu vừa chưa chặt chẽ đó gõy khú khăn khụng nhỏ trong việc tổ chức triển khai thực hiện; những quy định lớn mang tớnh bao quỏt
cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục chưa được ban hành (Quy chế cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu) để phự hợp với cỏc văn bản quy phạm phỏp luật của BQP về cụng tỏc này.
+ Về tổ chức nghiệp vụ lƣu trữ:
Một số nghiệp vụ lưu trữ cũn yếu như: phõn loại, xỏc định giỏ trị tài liệu, thu thập, bảo quản tài liệu do cỏc đơn vị chưa xõy dựng được bản lịch sử hỡnh thành phụng, khung phõn loại tài liệu, bảng thời hạn bảo quản... Phần lớn cỏc đơn vị chưa xõy dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, chưa kiờn quyết trong việc hướng dẫn cỏn bộ lập hồ sơ và thu hồi hồ sơ về lưu trữ. Cơ bản cỏn bộ chuyờn mụn chỉ mới sắp xếp tài liệu theo phần việc mà khụng lập hồ sơ, trả tài liệu cho văn thư dưới dạng thựng, gúi do chưa cú chế tài đủ mạnh để xử lý vấn đề này.
Số lượng tài liệu chưa chỉnh lý trong Kho Lưu trữ cũn nhiều. Do đú chưa tổ chức được khoa học tài liệu, gõy khú khăn cho việc tổ chức khai thỏc và sử dụng tài liệu lưu trữ vào quỏ trỡnh thực hiện cỏc nghiệp vụ khỏc của cụng tỏc lưu trữ.
Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc lưu trữ tuy đó được triển khai thực hiện, tuy nhiờn, do hạ tầng cơ sở xuống cấp, mỏy vi tớnh tốc độ chậm kốm theo là trỡnh độ khai thỏc sử dụng mỏy tớnh của đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn lưu trữ của Tổng cục cũn nhiều hạn chế cho nờn việc cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm "Quản lý tài liệu lưu trữ" nhiều lần nhưng cỏn bộ khụng thực hiện được. Chớnh vỡ vậy, hệ thống cụng cụ tra cứu trong lưu trữ cũn mang tớnh thủ cụng. Cụng cụ tra cứu chủ yếu là Mục lục hồ sơ, Mục lục tài liệu, cỏc cụng cụ khỏc chưa xõy dựng được, do đú việc khai thỏc tài liệu phục vụ cho hoạt động của đơn vị chưa đỏp ứng được yờu cầu.
+ Trang thiết bị:
Việc đầu tư cho cụng tỏc lưu trữ đó được lónh đạo cỏc cấp quan tõm nhưng chưa thường xuyờn vỡ vậy, trang thiết bị như mỏy tớnh, mỏy hỳt ẩm,
điều húa nhiệt độ, bàn, ghế, tủ đựng tài liệu ... hư hỏng, thiếu và ngày càng xuống cấp. Kinh phớ phục vụ cho cụng tỏc lưu trữ ở cỏc đơn vị rất hạn hẹp chỉ đảm bảo được văn phũng phẩm như bỳt, mực, giấy, cỏc kinh phớ cũn lại phải xin hỗ trợ từ cỏc chuyờn ngành khỏc.
Tại cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục cũn nhiều đơn vị chưa bố trớ được phũng, kho chứa tài liệu riờng biệt, cũn phải sử dụng chung phũng với văn thư, bảo mật.
Túm lại, qua khảo sỏt, cú thể thấy rằng, kết quả cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục II trong những năm qua đó đạt được những thành tựu nhất định, xõy dựng được phần cơ sở hạ tầng tương đối đầy đủ, vững chắc (Kho Lưu trữ 5 tầng theo quy chuẩn). Trang thiết bị cho lưu trữ như giỏ tủ di động tương đối hiện đại, tổ chức biờn chế cơ bản ổn định. Tuy nhiờn, trong thực tế cho đến nay cũng cũn rất nhiều mặt hạn chế cần cú cỏc giải phỏp để khắc phục trước mắt và trong những năm tiếp theo.