- Lưu: VT, VP; Hn40.
BẢO QUẢN TÀI LIỆU Điều 43 Bảo quản tài liệu
Điều 43. Bảo quản tài liệu
1. Chỉ huy cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cục cú trỏch nhiệm bố trớ nơi bảo quản tài liệu, đảm bảo kinh phớ cho hoạt động lưu trữ; tổ chức ứng dụng CNTT; cỏc thiết bị, phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết như: giỏ, tủ, hũm, cặp, hộp, bỡa hồ sơ,…; cỏc trang thiết bị phũng, chống chỏy nổ, ẩm mốc và cỏc biện phỏp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tuyệt đối và sử dụng cú hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ ở cơ quan và cỏc đơn vị thuộc quyền.
2. Kho, tủ để tài liệu lưu trữ phải được bố trớ ở nơi cao rỏo, khụ thoỏng, xa nơi để vật liệu dễ chỏy, nổ, thuận tiện cho việc vận chuyển, phũng, chống chỏy, nổ…; phải cú nội quy ra, vào kho; quy định phũng, chống chỏy, nổ; cửa ra, vào phải làm 02 lần cửa (hoặc 02 lần khoỏ), niờm xi, cửa sổ phải cú song sắt.
3. Cỏn bộ, nhõn viờn lưu trữ cỏc đơn vị trong toàn Tổng cục phải thường xuyờn thực hiện chế độ định kỳ 01 tuần/01 lần tổng vệ sinh kho và tài liệu; phải cú cỏc biện phỏp phũng chống ẩm, nấm mốc, chống mối, cụn trựng, phũng chống chỏy, nổ và cỏc tỏc nhõn gõy hư hại tài liệu, tu bổ, phục chế tài liệu bị hư hỏng hoặc cú nguy cơ hư hỏng.
Điều 44. Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản đảm bảo tớnh xỏc thực, tin cậy, toàn vẹn, cú khả năng truy cập, khai thỏc sử dụng và chuyển đổi theo thời gian ở mụi trường điện tử.
2. Lưu trữ cỏc đơn vị trong toàn Tổng cục cú quyền sử dụng cỏc biện phỏp kỹ thuật đối với hồ sơ lưu trữ điện tử do đơn vị quản lý, để làm cho hồ sơ lưu trữ điện tử đú dễ đọc, dễ lưu trữ, dễ phõn loại nhưng phải bảo đảm khụng thay đổi nội dung hồ sơ, tài liệu điện tử đú.
3. Phương tiện, thiết bị lưu trữ điện tử cú giỏ trị vĩnh viễn hoặc lõu dài phải được lưu trữ trong mụi trường, điều kiện cú điều hoà khụng khớ 24/24 giờ ở nhiệt độ 180C (± 20C), độ ẩm 40% (± 5%). Thường xuyờn kiểm tra cỏc thiết bị, phương tiện và nội dung để bảo đảm tớnh toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng khi cần thiết. Nếu cú bất kỳ biểu hiện xuống cấp, cỏc hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu, chuyển đổi ngay. Thụng thường, thời gian sao lưu, chuyển đổi của phương tiện, thiết bị lưu trữ điện tử trong khoảng thời gian dưới 10 năm.
Mục 7