- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
2.3.4. Kiểm tra, đỏnh giỏ về cụng tỏc lưu trữ
Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về cụng tỏc lưu trữ thỡ mục đớch chớnh của cụng tỏc kiểm tra đỏnh giỏ là kiểm tra việc thực hiện cỏc văn bản quy phạm phỏp luật, cỏc văn bản hướng dẫn của cỏc cơ quan chủ quản tại cỏc cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của cỏc văn bản đú theo một thời gian thực hiện nhất định.
Một số năm gần đõy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành hỡnh thức kiểm tra chộo giữa cỏc bộ, ngành ở trung ương và kiểm tra chộo giữa Trung tõm Lưu trữ cỏc tỉnh. Sau đú cho điểm làm căn cứ để đỏnh giỏ, xếp loại cụng tỏc văn thư - lưu trữ ở cỏc cơ quan từ trung ương đến địa phương. Đõy là một hỡnh thức thanh tra, kiểm tra được đỏnh giỏ cao, khỏch quan, trung thực đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa cỏc cơ quan. Áp dụng hỡnh thức này tại Bộ Quốc phũng, hàng năm ngoài việc tổ chức cỏc Đoàn kiểm tra trực tiếp cỏc đơn vị cơ sở, cũng đó tổ chức hỡnh thức kiểm tra chộo giữa cỏc đơn vị nhằm đỏnh giỏ khỏch quan việc tổ chức thực hiện cụng tỏc lưu trữ tài liệu cỏc cơ quan, đơn vị.
Tuy nhiờn, hỡnh thức kiểm tra chộo giữa cỏc cơ quan Bộ Quốc phũng chưa được ỏp dụng tại Tổng cục II, do tớnh chất đặc thự của ngành TBQP là hạn chế cỏc đối tượng ra, vào tiếp xỳc với cỏc thụng tin, tài liệu mật. Bộ Quốc phũng đó thành lập Đồn kiểm tra của Bộ, trực tiếp kiểm tra cụng tỏc lưu trữ của Tổng cục theo định kỳ 2 năm 1 lần hoặc đột xuất theo yờu cầu của Bộ trưởng. Cũng với hỡnh thức kiểm tra trực tiếp theo định kỳ mỗi năm 1 lần và kiểm tra đột xuất khi đơn vị cú vụ việc xẩy ra, Tổng cục thành lập Đoàn kiểm
tra cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ và quản lý, sử dụng trang thiết bị cụng nghệ thụng tin đối với cỏc cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục; Đồn kiểm tra đó tiến hành kiểm tra việc tổ chức, quản lý, thực hiện cụng tỏc văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu, bảo mật thiết bị cụng nghệ thụng tin. Theo sự phõn cụng, Trưởng phũng Lưu trữ trực tiếp kiểm tra việc quản lý tài liệu lưu trữ, tại đơn vị, kiểm tra trỡnh độ và số lượng cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu và việc thực hiện cỏc nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định. Sau kiểm tra, Tổng cục đó chỉ đạo rỳt kinh nghiệm, xõy dựng phương ỏn, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đớch đẩy mạnh sự phỏt triển ngành lưu trữ từng bước đỏp ứng được đầy đủ cỏc yờu cầu nhiệm vụ đặt ra trong thời gian tới.
Tại cỏc đơn vị trực thuộc, mỗi đơn vị, định kỳ 6 thỏng, hoặc 1 năm thành lập Đoàn kiểm tra do Chỉ huy trưởng đơn vị ra Quyết định thành lập, để kiểm tra việc tổ chức, thực hiện cụng tỏc văn thư, bảo mật, lưu trữ và quản lý trang thiết bị cụng nghệ thụng tin của đơn vị mỡnh, bỏo cỏo kết quả về Văn phũng Tổng cục.