- Khai thỏc tài liệu tại Phũng đọc: Đõy là hỡnh thức đƣợc sử dụng phổ biến nhất Cỏc phƣơng thức phục vụ cú thể kể ra nhƣ sau:
9 Xin xem thờm dự thảo Quyết định và Danh mục thời hạn bảo quản tài liệu kốm theo ở phần phụ lục.
* Mục lục hồ sơ
Mục lục hồ sơ cú chức năng thống kờ hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương ỏn phõn lại tài liệu trong một phụng hoặc bộ phận của phụng, giới thiệu thành phần, nội dung hồ sơ. Nú cho biết thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ để nguời sử dụng tài liệu tiếp cận với nguồn thụng tin cú trong cỏc hồ sơ lưu trữ.
Khi xõy dựng mục lục hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ hai bộ phận "Phần tiờu đề hồ sơ" và "Ký hiệu tra tỡm", được ghi theo từng hồ sơ. Phải cú mục lục, lời núi đầu, bảng chữ viết tắt, bảng chỉ dẫn và phần kết thỳc để tra tỡm cỏc nhúm hồ sơ.
Mục lục hồ sơ cần cú chỉ dẫn địa chỉ nơi bảo quản hồ sơ, số thứ tự trong phụng, số cặp, hộp, giỏ để tài liệu nào, khu vực tài liệu trong kho lưu trữ.
Trong quỏ trỡnh lập hồ sơ và xõy dựng mục lục hồ sơ, cỏn bộ lưu trữ cú điều kiện ứng dụng cụng nghệ thụng tin để việc tra tỡm cú hiệu quả. Thụng thường, khi chỉnh lý tài liệu, danh mục cỏc hồ sơ được lập sau chỉnh lý được xõy dựng qua thẻ, sau đú cỏc thụng tin này được nhập vào mỏy tớnh phục vụ tra cứu.
* Tra cứu tài liệu qua bộ thẻ:
Danh mục cỏc hồ sơ được lập sau chỉnh lý, cú thể ghi lờn thẻ, sau đú nhập vào mỏy tớnh để phục vụ tra cứu. Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc lưu trữ muốn đạt hiệu quả, Phũng Lưu trữ cần phối hợp với Phũng Bảo mật - Lưu trữ/Văn phũng Bộ Quốc phũng để cài đặt phần mềm "Quản lý tài liệu Lưu trữ" và hướng dẫn cỏn bộ lưu trữ sử dụng thành thạo, trỏnh việc phần mềm đó cài đặt những tỡnh trạng mỏy tớnh lại khụng tương thớch.
Để tiết kiệm thời gian và nhõn lực cho việc xõy dựng danh mục cỏc hồ sơ lập sau chỉnh lý, cỏn bộ lưu trữ cần chủ động ứng dụng cụng nghệ thụng tin, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu , để khi hoàn thành chỉnh lý tài liệu nhập dữ liệu vào phần mềm phục vụ kịp thời cho khai thỏc, sử dụng đạt hiệu quả cao hơn.
3.2.2.5. Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cỏn bộ văn thư, lưu trữ của Tổng cục vụ cho cỏn bộ văn thư, lưu trữ của Tổng cục
Bờn cạnh việc ban hành cỏc văn bản quy định, hướng dẫn về cụng tỏc văn thư, lưu trữ, cơ quan cần chỳ trọng tăng cường hơn nữa việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cỏn bộ cũng như tổ chức thanh tra, kiểm tra giỏm sỏt thường xuyờn đối với cụng tỏc này.