5 CÂU HỎI TẠI SAO
LẬP DÒNG THỜI GIAN
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Đây là một phương pháp nhóm vơ cùng mạnh mẽ và được thực hiện phần lớn trong im lặng. Nó được dùng để xác định chắc chắn cả nhóm cần tập trung và nỗ lực ở mảng nào, nhóm nên kỳ vọng đạt được mục tiêu thực tế gì, khi nào và mức độ tham gia của những cá nhân trong nhóm.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi một nhóm cần lập kế hoạch và đặt ra các ưu tiên trong cơng việc của mình.
BẠN CẦN GÌ?
■ Giấy dùng cho bảng lật và bút dạ bảng. ■ Giấy ghi chú.
■ Một căn phòng đủ rộng để những người tham gia có thể đi lại xung quanh.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
VÒNG 1 – CÁC THÀNH TỰU LỚN
1. Dính các tờ giấy viết bảng xung quanh căn phịng. Ghi ngày tháng trên đầu mỗi tờ giấy: tờ đầu tiên ghi ngày tháng của 6 tháng sau thời điểm hiện tại, tờ thứ hai là sau 1 năm, tờ thứ ba là 18 tháng, tờ thứ tư là 2 năm sau. Hãy viết một thời điểm xa nhất bạn tin rằng mình có thể xem xét hoặc cần lên kế hoạch.
2. Đề nghị những người tham gia đi xung quanh các tờ giấy trong im lặng, nhìn vào ngày tháng và hình dung ra họ có thể/bắt buộc phải/ muốn đạt được điều gì khi đến thời điểm đó, sau đó họ sẽ đi sang tờ giấy bên cạnh theo đúng thứ tự cho đến khi họ khơng thể hình dung ra cơng việc của mình ở tương lai xa hơn thế.
3. Khi họ tiến tới ngày tháng xa nhất mà họ có thể hình dung về điều mình sẽ đạt được, họ nên viết một mơ tả ngắn lên tờ giấy về cột mốc họ định sẽ đạt được ở giai đoạn này.
4. Sau đó những người tham gia sẽ quay trở lại theo hướng đối diện, lần lượt viết những thành tựu lớn họ kỳ vọng có được vào ngày tháng đó lên từng tờ giấy. Hãy nhớ rằng những điều này phải được thực hiện trong im lặng.
VÒNG 2 – CÁC CỘT MỐC
1. Những người tham gia sẽ đi đến tờ giấy thể hiện ngày tháng xa nhất (trong tương lai) mà họ đã đánh dấu thành tựu cho cột mốc của mình.
2. Sau đó, họ sẽ cân nhắc về những thứ phải xảy ra trước thời điểm đó để “khả thi hóa” những mục tiêu ghi trên tờ giấy cuối cùng.
3. Họ sẽ quay trở lại và lần lượt viết các giai đoạn quan trọng lên mỗi tờ giấy (những giai đoạn này cần được hoàn thành tại những thời điểm cụ thể nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng của họ). Việc này cũng sẽ được thực hiện trong im lặng.
VÒNG 3 – HÀNH ĐỘNG
1. Đưa giấy ghi chú cho những người tham gia.
2. Đề nghị họ đi xung quanh các tờ giấy, ghi lại các hành động cần được thực hiện để đạt được các cột mốc đó. Họ nên ghi mỗi hành động vào một tờ giấy ghi chú riêng và dán chúng lên các tờ giấy có ghi ngày tháng phù hợp.
VỊNG 4 – CON NGƯỜI
■ Ở giai đoạn này những người tham gia sẽ được phép nói chuyện! Họ nên cân nhắc những ai sẽ phải thực hiện các cơng việc ở vịng 3.
■ Họ nên tìm kiếm những người phù hợp (nếu những người đó cũng đang tham gia ở trong phịng) và đưa người đó đến tờ giấy phù hợp, đề nghị họ thực hiện công việc được đề cập, và nếu được họ đồng ý, hãy giao nhiệm vụ đó cho họ bằng cách ghi tên hoặc họ tên viết tắt của những người đó lên tờ giấy ghi chú phù hợp.
VÒNG 5 – ĐỒNG HÓA
■ Mọi người đều đã đi qua các tờ giấy ghi từ ngày tháng gần nhất đến xa nhất, đọc các cột mốc, công việc, người được chỉ định, các
mục tiêu cuối cùng và kiểm tra tính khả thi và độ tin cậy. Họ cũng có thể hỏi ý kiến người khác để thực hiện vài thay đổi (nếu phù hợp). ■ Lần lượt chụp ảnh từng tờ giấy và đánh máy lại những nội dung đó trong kế hoạch hành động cấp cao để thảo luận thêm một cách cụ thể trong lần họp nhóm tiếp theo (nếu cần thiết).
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Một vài người gặp khó khăn khi phải giữ im lặng, nhưng chính sự im lặng sẽ mang lại hiệu quả cho phương pháp này. Hãy giải thích ngay từ đầu về tính cần thiết của việc im lặng trong các bước đầu tiên, đồng thời hứa hẹn rằng họ sẽ được trị chuyện sau đó!
Một vài người tham gia sẽ quá tham vọng và tin rằng họ có thể đạt được nhiều hơn so với những gì khả thi trong khoảng thời gian được chỉ định. Hãy đảm bảo rằng trong vòng 4, những người tham gia sẽ kiểm tra cẩn thận về khả năng thành công của các hành động, cột mốc và mục tiêu cuối cùng vào thời điểm được chỉ định. Hãy đề nghị họ kiểm tra thật cẩn thận về độ tin cậy và tự hỏi bản thân (hoặc hỏi lẫn nhau) rằng điều gì bắt buộc phải xảy ra trước khi bắt đầu một hành động cụ thể. Theo một cách đơn giản hơn, họ đang tạo ra một phân tích đường găng1.
1. Critical path analysis: một phương pháp phân tich để lập kế hoạch về các quy trinh làm việc phức tạp.
THAM KHẢO
Nguồn gốc của phương pháp này hiện vẫn chưa được biết đến. Tôi rất cảm ơn Angela Peacock và Jeremy Lewis từ Đội ngũ Phát triển Con người (www.pdtglobal.com) vì đã chỉ cho tơi phương pháp này và mô tả chúng theo cách vô cùng mạnh mẽ tới các khách hàng. CÔNG CỤ 47