5 CÂU HỎI TẠI SAO
ĐIỀU TÔI CẦ NỞ BẠN
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Chúng ta rất hiếm khi có thể một mình giải quyết các vấn đề cơng việc, và rất ít khi một vấn đề chỉ gây tác động cho một cá nhân hoặc một mảng công việc duy nhất trong tổ chức.
Cơng cụ này được thiết kế để tìm ra những điều mà các bên quan tâm cần từ người khác, qua đó đảm bảo rằng vấn đề có thể được giải quyết theo cách thỏa đáng cho tất cả mọi người liên quan.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi bạn đã đi đến giải pháp cho một vấn đề và muốn đảm bảo rằng mọi người biết họ được kỳ vọng phải làm gì khi giải pháp đó được triển khai. Trường hợp lý tưởng nhất là hãy sử dụng phương pháp này sau quá trình giải quyết vấn đề tập thể, liên bộ phận hoặc liên phịng ban.
BẠN CẦN GÌ?
■ Giấy dùng cho bảng lật và bút dạ bảng.
■ Băng keo hoặc băng dính có thể tái sử dụng. ■ Giấy ghi chú.
■ Bút.
■ Máy ảnh, hoặc điện thoại di động có chức năng quay phim.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
1. Mời các đại diện từ các phòng ban trong tổ chức - những người sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn triển khai giải pháp đề xuất cho vấn đề. 2. Viết tên của mỗi phịng ban có mặt lên một tờ giấy riêng và cố định chúng lên tường.
3. Trình bày vấn đề ban đầu và giải pháp đề xuất của bạn. Mời
những người tham gia đặt câu hỏi nhằm đảm bảo rằng họ hiểu rõ về cả vấn đề và giải pháp.
4. Đề nghị mỗi người yên lặng suy nghĩ về những gì họ sẽ cần từ bộ phận/mảng kinh doanh của bạn và từ bộ phận/mảng kinh doanh của các phòng ban khác trong trường hợp giải pháp này là khả thi. Nên
viết mỗi lời đề nghị vào một giấy ghi chú riêng và ký ở bên dưới, sau đó dán lên trang giấy đại diện cho phòng ban hoặc mảng kinh doanh của người sẽ nhận lời đề nghị đó. Ví dụ, nếu đại diện của phịng nhân sự cần điều gì đó từ phịng IT, họ sẽ viết lời đề nghị rồi dán lên trang giấy của phòng IT. Nếu yêu cầu này cần được thực hiện trong một thời gian cụ thể, họ cần thêm thơng tin về thời hạn hồn thành vào giấy ghi chú. Nếu yêu cầu này chỉ có thể được thực hiện bởi một hoặc một số cá nhân cụ thể, họ cần thêm tên của (những) người đó vào giấy ghi chú.
5. Sau khi dán những yêu cầu đó lên, những người tham gia nên đi quanh phòng và đọc các yêu cầu trên mỗi trang giấy nhằm có được bức tranh tổng thể về cách nghĩ của những người khác.
6. Cuối cùng, những người tham gia nên dừng lại ở tờ giấy liên
quan đến mảng cơng việc của chính họ. Khi thảo luận tồn nhóm, họ sẽ lần lượt đặt câu hỏi cho những người đưa ra yêu cầu nhằm làm rõ các câu hỏi và đảm bảo rằng họ thực sự hiểu mình đang được yêu cầu điều gì. Nếu cần thiết, những người tham gia có thể sửa đổi các yêu cầu họ đã ghi trong giấy ghi chú.
7. Nếu được, mọi người có thể bổ sung vài yêu cầu cụ thể khác vào giấy nhằm làm “cân bằng” với những sửa đổi vừa được thực hiện trong lượt thảo luận chung.
8. Chụp ảnh những trang giấy, sau đó gửi những bức ảnh phù hợp cho mỗi người tham gia, hoặc đánh máy lại những lời yêu cầu hợp lý rồi gửi chúng cho mỗi người tham gia.
Có một hiệu ứng kéo theo khá hay từ phương pháp này - nó “lén lút” đạt được sự đồng tình từ các phịng ban khác bởi họ đã được tham gia vào q trình. Phương pháp này có thể càng mạnh mẽ hơn nữa nếu ban đầu bạn sử dụng một công cụ trong cuốn sách này để “lôi kéo” những người tham gia đó vào q trình giải quyết vấn đề, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình này nhằm đảm bảo mọi người biết chính xác họ được kỳ vọng phải làm gì.
Một vài người tham gia có thể sẽ có ý nghĩ “tơi được gì từ điều
này?” Có lẽ họ cho rằng họ sẽ khơng nhận được điều gì khi giúp đỡ bạn. Vấn đề này sẽ được loại bỏ nếu những người tham gia cũng đồng thời tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định mọi người cùng thực hiện từ trước đó.
CƠNG CỤ 41