5 CÂU HỎI TẠI SAO
HIỆU ỨNG SÓNG NƯỚC (TƯ DUY HỆ THỐNG)
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Một tổ chức được thiết kế tốt cũng giống như một cỗ máy với mọi bộ phận đóng vai trị quan trọng. Sự thay đổi trong một bộ phận có thể gây ra hệ lụy nghiêm trọng hoặc phức tạp cho bộ phận khác nằm trong cỗ máy (mặc dù những hậu quả này có thể xảy ra cách xa thời điểm và địa điểm mà sự thay đổi xuất hiện).
Khi vấn đề tại một phần (bộ phận) nào đó trong tổ chức được giải quyết, nó có thể tạo ra hiệu ứng sóng nước tại những phần (bộ phận) khác trong tổ chức đó (đơi khi là một thời gian dài sau khi giải pháp được thực hiện). Hiệu ứng sóng nước chính là phương pháp được thiết kế để tạo ra các hiệu ứng sao cho sự thay đổi trong một mảng nhất định cũng sẽ tạo ra thay đổi trên những mảng khác của tổ chức đó.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi bạn lên kế hoạch tạo ra một thay đổi lớn trong mảng cơng việc của mình, và bạn muốn biết liệu nó có gây ảnh hưởng tới người khác không, hoặc sẽ gây ảnh hưởng như thế nào tới họ, từ đó xem xét kế hoạch hiện tại của bạn có khả thi hay khơng.
■ Có thể bạn sẽ muốn Phân tích tác động của giải pháp (xem Công cụ 43) nhằm đảm bảo rằng bạn đã xét đến mọi tác dụng phụ có thể
xảy ra trước khi tính tới cả tổ chức nói chung.
BẠN CẦN GÌ?
■ Giấy và bút.
■ Bảng lật và bút viết bảng.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
Bạn sẽ cần một nhóm người đại diện cho các lĩnh vực nghiệp vụ trong tổ chức.
1. Trình bày vấn đề mà bạn đang có giải pháp tiềm năng cho nó. 2. Hãy đảm bảo rằng mọi người tham gia đều hiểu bản chất của vấn đề: trình bày nó với càng nhiều dẫn chứng thực tế càng tốt, tránh dùng những mánh khóe cảm xúc, và nên nhớ rằng những người tham gia có thể sẽ khơng hiểu được các thuật ngữ bạn dùng trong lĩnh vực nghiệp vụ của bạn.
3. Trình bày giải pháp đề xuất của bạn. Một lần nữa, bạn cần đảm bảo mọi người sẽ hiểu nó.
4. Bây giờ hãy đề nghị những người tham gia yên lặng suy nghĩ trong 5 phút về những hệ lụy có thể xảy ra cho mảng cơng việc của họ, sau đó viết ra những câu hỏi và lo ngại của họ.
5. Sau 5 phút, hãy đề nghị những người tham gia nói lên câu hỏi và băn khoăn của mình.
6. Đừng lo lắng nếu bạn khơng có ngay câu trả lời cho những lo ngại của họ, nhưng hãy cảm ơn họ và ghi chép chúng lại.
7. Mời những người tham gia đưa ra gợi ý để sửa đổi ý tưởng của bạn nhằm giảm thiểu hoặc loại bỏ những tác động lên mảng công việc của họ trong khi vẫn giữ được tính khả thi cho giải pháp của bạn.
8. Khi đã thảo luận xong mọi ý kiến gợi ý, hãy cảm ơn những người tham gia và thống nhất với họ về thời điểm bạn sẽ báo cáo lại cho họ.
9. Sau buổi họp, hãy tiếp thu các ý kiến của họ và xây dựng lại giải pháp của bạn.
10. Đưa giải pháp đã được sửa đổi cho những người tham gia, mời họ đưa nhận xét cuối cùng trong một thời hạn nhất định.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Phương pháp này phụ thuộc vào thiện chí của những người có thể sẽ khơng nhận được bất kỳ lợi ích nào từ giải pháp cho vấn đề của bạn. Thật vậy, điều này thậm chí có thể thêm việc cho một số người. Hãy chú ý mời những người đại diện phù hợp từ các phòng ban, và hãy nhạy cảm khi làm việc với những người có thể sẽ khó chịu nếu khơng được mời tham gia. Đáng tiếc là những mục đích cá nhân tại nơi làm việc sẽ đóng một vai trị nhất định trong chuyện này.
Đừng nên sử dụng phương pháp này cho những thay đổi tương đối nhỏ. Hãy áp dụng nó cho những thay đổi có thể gây tác động ra bên ngồi mảng nghiệp vụ của bạn.
THAM KHẢO
Senge, P.M. (2006) The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization. London: Random House Business.
CÔNG CỤ 40