PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO CÁ NHÂN HOẶC
DẪN DẮT CĨ TỔ CHỨC
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Khi bạn có ý tưởng về cách giải quyết một vấn đề và bạn muốn biết những người khác nghĩ về nó, phương pháp Dẫn dắt có tổ chức sẽ có ích cho bạn. Khi được dẫn dắt và tổ chức tốt, những người quan tâm có thể đem đến những phản hồi quan trọng và mang tính xây dựng cho cách nghĩ của bạn. Bạn có thể giữ những phản hồi đó và cân nhắc chúng mà khơng bị áp lực phải triển khai các ý kiến của họ.
Phương pháp dẫn dắt có tổ chức được khởi nguồn từ lĩnh vực IT.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi bạn có một giải pháp đang phát triển dở dang.
■ Khi bạn cần những lời chỉ trích mang tính xây dựng để đưa ý tưởng đi xa hơn.
■ Khi bạn cảm thấy những hiểu biết của tập thể có thể mang lại lợi ích cho bạn.
BẠN CẦN GÌ?
■ Chỗ ngồi thoải mái cho những người tham gia.
■ Một khu vực mà người thuyết trình có thể trình bày một cách thoải mái.
■ Kiểm tra trước để xem người thuyết trình có cần PC, máy chiếu hay màn hình, các tài liệu cần được in ra hay không.
Một người sẽ đóng vai trị người thuyết trình. Chọn ra một người chủ trì và một người ghi chép, những người tham gia khác sẽ là người đánh giá. Vai trò của mọi người như sau:
Người thuyết trình: Trình bày các ý tưởng và lắng nghe phản hồi từ
những người tham gia.
Người chủ trì: Chủ trì cuộc thảo luận và đảm bảo duy trì cách tiếp
cận khách quan, nhịp độ đều đặn và sự tập trung vào các vấn đề quan trọng, đồng thời chỉ đạo những thông tin cần được ghi chép.
Người ghi chép: Khơng tham gia vào cuộc thảo luận, có vai trị ghi lại
những gì người chủ trì yêu cầu.
Người đánh giá: Chăm chú lắng nghe người thuyết trình, đặt câu hỏi
về những phần họ khơng hiểu và đề nghị giải thích rõ ràng về những phần khó hiểu. Nhóm người đánh giá nên bao gồm những bên liên quan và những cá nhân khơng có thẩm quyền với giải pháp cuối cùng. Họ nên có nền tảng kiến thức đầy đủ để hiểu được chủ đề của buổi thuyết trình.
1. Người chủ trì giới thiệu chủ đề, nếu cần thiết thì giới thiệu cả những người tham gia.
2. Người chủ trì giải thích vai trị của mỗi người, cách thức buổi thảo luận hoạt động và đặt ra giới hạn thời gian nghiêm ngặt.
3. Người thuyết trình có mặt để trình bày về ý tưởng, thiết kế và giải pháp khả thi (chứ khơng phải thuyết trình về bản thân mình).
4. Người thuyết trình phải trình bày theo hướng khách quan và khơng thiên vị.
5. Lợi ích mà người thuyết trình có được từ phương pháp này sẽ tỷ lệ thuận với độ khách quan của bài thuyết trình.
6. Người thuyết trình sẽ học hỏi và cải thiện thiết kế, ý tưởng hoặc giải pháp của mình.
7. Người đánh giá có vai trị hỗ trợ người thuyết trình bằng cách đặt các câu hỏi được thiết kế để giúp người thuyết trình cân nhắc các khía cạnh khác của vấn đề, khám phá ra các hướng suy nghĩ khác về vấn đề…
8. Người đánh giá không được phép tấn công quan điểm của người thuyết trình.
9. Người đánh giá có nhiệm vụ giúp đỡ và học hỏi, khơng phải chỉ trích.
10. Những người đánh giá lanh lợi sẽ tìm kiếm các lỗ hổng, các vấn đề tiềm tàng và những biện pháp không khả thi.
11. Người đánh giá phải phản biện bằng cách đặt câu hỏi cho người thuyết trình.
12. Người chủ trì cần đảm bảo rằng những người đánh giá sẽ không tấn cơng quan điểm của người thuyết trình và ngược lại.
13. Người chủ trì phải xoa dịu cảm giác bị áp bức (gần như không thể tránh khỏi) của người thuyết trình, kể cả khi người đánh giá có thái độ mang tính xây dựng.
14. Người chủ trì phải dẫn dắt theo hướng tập trung vào vùng an tồn của người thuyết trình hoặc các mảng mà người thuyết trình tránh nhắc đến.
15. Người chủ trì phải đảm bảo rằng những vấn đề chưa được giải quyết sẽ được người ghi chép ghi lại theo đúng trình tự được nêu ra trong buổi thuyết trình.
16. Người chủ trì đề nghị người ghi chép ghi lại các ý đã được giải quyết ngay khi chúng được nêu ra, sau đó đọc lại ngay để kiểm tra và sửa chữa (nếu cần thiết).
17. Vào cuối phiên thảo luận, người chủ trì sẽ đề nghị người ghi chép đọc to các ý kiến đã được ghi lại.
18. Người ghi chép sẽ đưa bản báo cáo ghi chép cho người thuyết trình, nhưng đây khơng phải là một kế hoạch cụ thể mà chỉ là bản liệt kê các điểm mà người thuyết trình có thể muốn cân nhắc thêm. 19. Phương pháp dẫn dắt có tổ chức khơng được thiết kế để phục vụ việc đưa ra quyết định. Các ý kiến từ người đánh giá không được coi là ràng buộc đối với người thuyết trình.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Người chủ trì phải thật cơng bằng và kiên quyết, vừa tạo không gian cho những người đánh giá đưa ra nhận xét và câu hỏi, vừa đảm bảo rằng những luận điểm được đưa ra là hợp lý và hữu ích. Người chủ trì phải nhạy cảm trước những tác động từ quan điểm của người đánh giá lên người thuyết trình.
THAM KHẢO
Yourdon, E. (1978) Structured Walkthroughs. New York: Yourdon Press.
CÔNG CỤ 11