5 CÂU HỎI TẠI SAO
LƯU ĐỒ (BIỂU ĐỒ RUMMLER BRACHE)
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Lưu đồ (cịn được gọi là biểu đồ làn bơi) được sáng tạo bởi Geary Rummler và Alan Brache với mục đích làm rõ những mối tương quan giữa các nhóm, các phịng ban, các quy trình… nhờ đó xác định được mức độ hiệu quả của quy trình. Biểu đồ này được gọi là
biểu đồ làn bơi vì những hàng ngang được sử dụng nhìn giống như các đường đánh dấu làn ở bể bơi. Đôi khi người ta cũng gọi chúng là biểu đồ liên bộ phận.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Sử dụng để kiểm tra độ hiệu quả của một q trình, q trình này có sự tham gia của nhiều người đến từ những lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
BẠN CẦN GÌ?
■ Bút và giấy.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
1. Lựa chọn một quy trình kinh doanh để phân tích.
2. Trình bày một quy trình cụ thể mà bạn đang thực hiện. 3. Xác định vị trí của mỗi người tham gia trong quy trình đó.
4. Liệt kê mỗi người tham gia vào cột bên trái của biểu đồ. Tên của mỗi người tham gia sẽ được viết trên một hàng ngang (làn bơi). 5. Liệt kê các bước trong quy trình theo cách chúng đang được thực hiện.
6. Kết nối các bước với những người tham gia có vai trị thực hiện nó.
7. Phân tích biểu đồ và đánh giá xem có phần nào trong quy trình có thể cải thiện được khơng. Ví dụ:
■ Có bị thiếu bước nào khơng?
■ Có cơng việc nào bị trùng lặp khơng?
Đây là một phần trong quy trình của kho:
Trong ví dụ của chúng ta, bạn có thể thấy cả nhân viên xếp hàng/gói hàng và tài xế đều thực hiện việc chất hàng lên xe tải, điều đó làm giảm số lượng người xếp hàng và gói hàng ở trong kho. Tài xế và quản lý kho cùng dỡ hàng từ xe tải, đây có thể là cách hữu ích để kiểm tra lần hai hàng lưu kho, nhưng nó cũng có thể trở nên bất tiện. Sau khi phân tích biểu đồ trên, có thể bạn sẽ chọn cách vẽ thêm một làn bơi để thể hiện cách quy trình này nên/có thể được hoạt động. Điều này có thể dẫn đến việc loại bỏ hoặc thêm vào một vài bước, loại bỏ hoặc bổ sung người tham gia vào quá trình, hoặc là ghép các bước lại với nhau.
CÁC DẠNG KHÁC
Có thể bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách tạo ra một biểu đồ làn bơi cho các quy trình ở cấp cao nhất, sau đó tạo ra các biểu đồ mới để khám phá một hoặc một vài quy trình ở cấp thấp hơn với nhiều chi tiết hơn.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Nên thận trọng và đừng loại bỏ một vài bước chỉ vì mục đích của nó chưa rõ ràng. Có thể chúng được tồn tại và duy trì cho đến giờ vì một vài lý do nào đó. Tương tự, đừng giữ lại một bước chỉ vì bạn sợ làm tổn thương cảm xúc của một ai đó nếu bạn loại bỏ nó. Hãy chỉ giữ lại các bước giúp phục vụ cho những mục đích thực sự.