PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO CÁ NHÂN HOẶC
PHÂN TÍCH VÙNG TÁC ĐỘNG VÀ PHÂN TÍCH BIỂU ĐỒ VÙNG TÁC ĐỘNG
TÁC ĐỘNG
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
hân tích vùng tác động là cái tên khá khoa trương cho bộ đôi danh sách về phương pháp tổng hợp ý tưởng, trong đó một danh sách mơ tả những tác động sẽ giúp thực hiện các thay đổi, và danh sách cịn lại mơ tả những rào cản có thể xuất hiện khi triển khai sự thay đổi đó. Ở mức độ đơn giản, nó hồn tồn khơng bao gồm phân tích mà chỉ liệt kê những ý tưởng thích hợp.
Phương pháp này sẽ trở thành một cơng cụ mạnh mẽ khi các ý tưởng được tính tốn (bằng đồ thị hoặc bằng số) và cho chúng ta thấy nên tập trung các nỗ lực quản lý của mình vào đâu khi triển khai các thay đổi. Cơng cụ này có thể được sử dụng cho một cá nhân hoặc nhóm nhỏ làm việc cùng nhau, nhưng nó sẽ hiệu quả nhất nếu được thực hiện bởi một người hoặc một nhóm gồm khơng q sáu người cùng làm việc với nhau.
Công cụ này được tạo ra bởi Kurt Lewin, nhà tiên phong trong mảng tâm lý xã hội.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi một tổ chức thất bại trong việc lên kế hoạch chuyển đổi, một trong những nguyên nhân chính là do những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi cảm thấy họ khơng có tiếng nói trong việc này. Hãy sử dụng phương pháp phân tích vùng tác động trong q trình
chuyển đổi càng sớm càng tốt, với sự tham gia của những người có khả năng bị ảnh hưởng trực tiếp từ nó càng nhiều càng tốt. Đồng thời, hãy sử dụng phương pháp này khi đã chuẩn bị xong kế hoạch thay đổi ở cấp cao để xác định thứ tự ưu tiên giữa các bước trong kế hoạch.
BẠN CẦN GÌ?
■ Một cái bảng lật và hai bút dạ bảng (một màu xanh và một màu đỏ).
■ Bút hoặc bút chì.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
Chia bảng ra thành ba cột: hai cột rộng ở hai bên trái, phải và một cột hẹp ở giữa. Viết Hỗ trợ ở trên cùng của cột trái, viết Chướng ngại ở trên cùng của cột phải. Ở cột hẹp ở giữa, hãy viết (theo chiều dọc) một mô tả ngắn về phương án thay đổi được đề xuất.
Tổng hợp mọi ý tưởng có thể hỗ trợ cho sự chuyển đổi, sau đó liệt kê chúng vào cột bên trái. Chúng có thể bao gồm những thứ có sẵn mà bạn có thể tận dụng, hoặc những thứ sẽ tạo ra thay đổi tích cực nếu được triển khai. Bạn có thể phân biệt chúng bằng cách đánh dấu sao (*) vào những hỗ trợ đang có sẵn. Khơng nên thảo luận bất kỳ điều gì vào lúc này, trừ khi bạn cần làm rõ nội dung nào đó.
Tổng hợp mọi thứ có khả năng gây khó khăn cho việc chuyển đổi, sau đó liệt kê chúng vào cột bên phải. Một lần nữa, có lẽ bạn sẽ muốn phân biệt giữa những chướng ngại đã có sẵn và những
cột Hỗ trợ và bổ sung mọi ý tưởng mới mà bạn có, sau đó lặp lại cơng đoạn này với cột Chướng ngại.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang tổng hợp các cách để cải thiện động lực làm việc của nhân viên. Lưu ý, ta khơng cố tình làm cân bằng mỗi chướng ngại ở cột phải với một hỗ trợ ở cột trái. Hai danh sách này tương đối độc lập với nhau, mặc dù trên thực tế, đơi khi các ý trên cột này sẽ có nội dung ngược lại với các ý trên cột kia. Sử dụng bút dạ màu xanh lá cây, gán một đại lượng (mức độ quan trọng) cho mỗi Hỗ trợ bằng cách vẽ một mũi tên bên dưới mỗi ý, chiều mũi tên chỉ vào cột ở giữa, độ dài của mũi tên (ngắn, vừa, dài) biểu thị tầm quan trọng của ý tưởng. Hoặc bạn có thể chấm điểm cho chúng để thể hiện mức độ quan trọng một cách tương đối.
Sử dụng bút dạ màu đỏ, gán một đại lượng (mức độ quan trọng) cho mỗi Chướng ngại bằng cách vẽ một mũi tên bên dưới mỗi ý, chiều mũi tên chỉ vào cột ở giữa. Tương tự, độ dài của mũi tên (ngắn, vừa, dài) thể hiện tầm quan trọng của ý tưởng. Hoặc bạn có thể chấm điểm cho chúng để thể hiện mức độ quan trọng một cách tương đối. Ví dụ, khi một nhóm người đang tổng hợp các hỗ trợ và chướng ngại liên quan đến động lực làm việc của nhân viên, có thể họ sẽ tạo ra một bảng như sau:
Bây giờ ta sẽ xem xét lần lượt từng Hỗ trợ, thảo luận cách thức để bạn tận dụng nó và khiến q trình chuyển đổi dễ dàng hơn. Hãy bắt đầu với các ý có mũi tên dài, sau đó tìm cách để tăng chiều dài của những mũi tên vừa hoặc ngắn. Qua đó, ta sẽ xây dựng một cái nhìn tồn cảnh về những yếu tố tích cực đang có sẵn hoặc có thể được thực hiện tương đối dễ dàng.
Sau đó, hướng sự tập trung vào các Chướng ngại, khám phá xem bạn có thể làm gì để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng hồn tồn nhằm giúp q trình chuyển đổi hiệu quả hơn. Tương tự, hãy bắt đầu với các mũi tên dài, sau đó là các mũi tên vừa và ngắn.
CÁC DẠNG KHÁC
1. Phiên bản hai nhóm: Hai nhóm sẽ thực hiện phân tích vùng tác
động. Bằng cách sử dụng hai tấm bảng lật khác nhau, nhóm 1 sẽ liệt kê các Hỗ trợ, nhóm 2 liệt kê những Chướng ngại. Hai nhóm đổi chỗ cho nhau. Nhóm 1 sẽ tìm giải pháp cho các Chướng ngại, cịn nhóm 2 tìm cách để tận dụng những Hỗ trợ. Sau đó hai nhóm sẽ chia sẻ các ý tưởng của mình với nhau.
2. Phân tích biểu đồ vùng tác động: Hai nhóm thực hiện phân tích
gia của vùng não sáng tạo sẽ đem lại nhiều sáng kiến giàu trí tưởng tượng. Một người từ mỗi nhóm sẽ đứng cạnh tấm bảng của nhóm mình, những người cịn lại sẽ đổi chỗ. Đầu tiên, nhóm Hỗ trợ sẽ giải thích các bức tranh của nhóm kia (được hỗ trợ bởi thành viên nhóm vẫn ở cạnh bảng), sau đó tìm các cách để giảm thiểu hoặc loại bỏ các chướng ngại mà bức tranh thể hiện. Nhóm Chướng ngại sẽ giải thích các bức tranh của đội cịn lại (được hỗ trợ bởi thành viên
nhóm vẫn ở cạnh tấm bảng), sau đó tìm cách để tận dụng chúng. Các ý tưởng sẽ được chia sẻ trong buổi thảo luận tập thể.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Người ta có khuynh hướng tin rằng những ý kiến được đánh dấu bằng mũi tên dài nhất sẽ là những vấn đề khó giải quyết nhất. Trên thực tế, bạn có thể sẽ bắt gặp trường hợp những vấn đề khó nhằn tự tiêu tan (một phần hoặc hồn tồn) khi ta loại bỏ một trở ngại có mũi tên ngắn. Đơi khi vấn đề nhỏ nhất lại chính là điểm giới hạn hoặc địn bẩy, và việc loại bỏ nó có thể khiến các vấn đề khác biến mất. Ví dụ, sự suy giảm năng suất hoặc sự sụt giảm doanh số bán hàng có thể do một cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp gây ra, và điều chuyển người đó đi nơi khác sẽ loại bỏ được những vấn đề lớn và rõ ràng hơn.
THAM KHẢO
Lewin, K. (2013) The Conceptual Representation and the Measurement of Psychological Forces. Eastford, Connecticut: Martino Fine Books. Tái bản của cuốn sách được xuất bản lần đầu năm 1938.
CÔNG CỤ 2