PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO CÁ NHÂN HOẶC
LÔGIC HỆ TỌA ĐỘ
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Cơng cụ này giúp người đang sở hữu vấn đề có thể khám phá vấn đề từ nhiều góc độ. Bạn có thể sử dụng phương pháp này một mình hoặc thực hiện nó cùng những người khác.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi bạn cần chắc chắn rằng mình đã nhìn nhận vấn đề từ mọi góc độ.
■ Khi bạn đang phân vân giữa hai giải pháp tiềm năng.
■ Khi việc né tránh vấn đề cũng có lợi ngang với việc giải quyết nó. ■ Khi bạn muốn thử nghiệm một giải pháp tiềm năng cho một vấn đề.
BẠN CẦN GÌ?
■ Bút và giấy.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
Hãy nghĩ về vấn đề và giải pháp tiềm năng của bạn. Ta gọi nó là giải pháp X. Hãy tự hỏi bản thân:
■ Điều gì sẽ xảy ra nếu tơi thực hiện X?
■ Điều gì sẽ khơng xảy ra nếu tơi thực hiện X? ■ Điều gì sẽ xảy ra nếu tơi không thực hiện X?
Hãy viết câu trả lời cho mỗi câu hỏi trên.
Theo cách hiểu lơgic, các câu hỏi đó được dựa trên những phát biểu sau:
■ Nếu A thì B.
■ Nếu A thì khơng B. ■ Nếu khơng A thì B.
■ Nếu khơng A thì khơng B.
Bạn sẽ nhanh chóng khám phá ra rằng các câu hỏi này sẽ dẫn tới những câu trả lời tương tự nhau, và thường câu trả lời cho vấn đề sẽ dần lộ rõ trong q trình bạn làm việc với câu hỏi. Đơi khi vài câu trả lời sẽ khơi gợi thêm các câu hỏi về những giá trị bạn coi trọng: Điều gì thực sự quan trọng với bạn? Bạn có thể chọn cách gán một đại lượng hoặc điểm số cho mỗi yếu tố bạn đang phân vân (dựa trên mức độ quan trọng của chúng đối với bạn), sau đó sử dụng các kết quả đại lượng (hoặc điểm số) để lựa chọn phương án tốt nhất. Ví dụ:
Tơi đang lo lắng về việc phản hồi một thành viên trong nhóm. Về cơ bản, anh ấy rất khỏe mạnh và chăm chỉ, nhưng tôi biết anh khá thô lỗ và không thân thiện với các thành viên khác trong nhóm (mặc dù anh ln rất lịch sự mỗi khi tơi có mặt ở đó). Tơi khơng muốn anh ấy mất đi sự nhiệt tình trong cơng việc, nhưng tơi thực sự muốn tạo ra một đội ngũ hịa đồng. Việc anh ấy học được cách làm việc hiệu quả với mọi người sẽ đóng vai trị quan trọng cho dự án sắp tới. Tơi có nên thảo luận thẳng thắn với anh ấy về cách ứng xử?
Trong mỗi ơ phía trên có sự khác biệt tinh tế về từ ngữ mà ta cần để ý. Thông thường, phương pháp này sẽ xác nhận những gì bạn đã biết (việc xác nhận này là rất tốt). Thường kết quả sẽ không quá rõ ràng: thực tế tôi nên xử lý vấn đề về cách cư xử thơ lỗ này, bởi nó khơng phù hợp và sẽ gây ảnh hưởng tới cả nhóm. Câu hỏi tốt hơn nên được đặt ra chính là về khả năng quản lý của tơi!
Tơi đã né tránh nói chuyện với người đó về cách hành xử không phù hợp của anh ta, bởi việc phải nói ra khiến tơi cảm thấy khơng thoải mái, và có vẻ tơi đã quyết định rằng cách duy nhất để duy trì động lực của nhân viên là hãy để anh ta thô lỗ với mọi người. Vấn đề về nhiệt huyết công việc của anh ta là một vấn đề riêng. Việc đưa ra những câu hỏi đúng đắn sẽ giúp bạn làm rõ con đường bạn nên đi (hoặc ít nhất là một phần con đường đó) ngay cả khi kết quả không được thoải mái cho lắm.
Tơi khá tham vọng và thích học hỏi. Tơi đang cân nhắc việc theo đuổi một khóa học MBA từ xa một năm và sẽ bắt đầu vào năm sau. Khóa học này địi hỏi tơi dành ra khoảng 15 giờ mỗi tuần. Tôi đang làm việc tồn thời gian, có vợ và con nhỏ.
Sau đây là các lựa chọn trả lời cho bốn câu hỏi:
Từ đây xuất hiện hai hướng đi: Điều gì quan trọng hơn - sự nghiệp hay gia đình? Có lẽ giải pháp thực tế nhất là cân nhắc học MBA trong khoảng thời gian dài hơn, để có thể hồn thành cả hai tham vọng: vừa có thêm thời gian với gia đình mà vẫn nhận được bằng cấp để ứng tuyển lên ban giám đốc.
Bạn có thể sử dụng Lơgic hệ tọa độ cho một nhóm người có khuynh hướng mở rộng phạm vi ý tưởng xa hơn bạn.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Điều quan trọng nhất ở đây (cũng như trong mọi phương pháp giải quyết vấn đề khác) là phải xây dựng một câu hỏi phù hợp. Thật dễ để lảng tránh vấn đề thực sự bằng cách kéo câu hỏi theo hướng bạn muốn trả lời hoặc hướng bạn đã có câu trả lời thay vì xử lý câu hỏi khó hơn.
Ơ khó hồn thành nhất chính là ơ ở phía dưới bên tay phải (điều gì sẽ khơng xảy ra nếu ta khơng…?). Ta sẽ dễ có khuynh hướng đưa ra câu trả lời giống hệt với ơ phía trên bên tay trái (điều gì sẽ xảy ra nếu ta…?), và có thể sẽ có một vài khác biệt tinh tế giúp làm sáng tỏ vấn đề hơn.
CÔNG CỤ 8
NÃO KÝ
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Đây là một biện pháp nhanh chóng, tương đối yên tĩnh và mang tính dân chủ để tổng hợp thơng tin.
■ Nó đặc biệt hiệu quả khi thu thập ý tưởng từ những người khơng sẵn sàng đóng góp ý kiến trong phiên thảo luận nhóm, hoặc khi bạn cần giải quyết cùng lúc nhiều vấn đề.
■ Sử dụng nó để hạn chế sự lấn át của những thành viên cấp cao hoặc năng nổ trong buổi thảo luận. Nếu làm theo cách này, tiếng nói (trong im lặng) của mọi người sẽ đều có giá trị.
BẠN CẦN GÌ?
■ Giấy A4, một bảng với tiêu đề, có số ơ tương ứng với số người đang giải quyết vấn đề này, hoặc tương ứng với số lượng bạn có thể in ra trên một tờ giấy A4. Hãy nhớ chừa không gian để viết trong các ơ.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
NHĨM NHỎ VÀ NHIỀU VẤN ĐỀ
1. Phát cho mỗi người tham gia một tờ giấy để thực hiện phương pháp Não ký.
2. Đề nghị mỗi người tham gia viết tên và các vấn đề của họ ở phần đầu của tờ giấy.
3. Trao đổi và chuyền tay các tờ giấy sao cho mọi người tham gia đều có cơ hội bổ sung vào đó một hoặc vài giải pháp (hoặc gợi ý về giải pháp). Lưu ý, nếu người tham gia khơng có ý tưởng để giải quyết vấn đề, họ có thể chuyển tờ giấy đó cho người tiếp theo. 4. Tiếp tục trao đổi các tờ giấy cho đến khi các ý tưởng đã cạn kiệt.
5. Cuối cùng, đưa lại các tờ giấy cho người sở hữu vấn đề.
6. Người sở hữu vấn đề sẽ thu tờ giấy và tìm hiểu kỹ về những gợi ý. Người đó sẽ triển khai bất kỳ biện pháp nào có vẻ hợp lý nhất.
NHĨM LỚN CÓ CHUNG MỘT VẤN ĐỀ
1. Phát cho mỗi người tham gia một tờ giấy để thực hiện Não ký. 2. Đề nghị mỗi người tham gia viết tên và vấn đề chung của họ lên phần đầu của tờ giấy.
3. Đề nghị mỗi người viết một ý tưởng/giải pháp lên đó, hồn thành một hàng các ý tưởng/ giải pháp hoặc viết càng nhiều ý tưởng/giải pháp mà họ nghĩ ra càng tốt.
4. Chuyển mỗi tờ giấy cho người ngồi bên cạnh trong nhóm. Người đó sẽ bổ sung thêm ý tưởng/giải pháp của họ (cũng như những giải pháp họ nghĩ ra nhờ vào các ý tưởng có sẵn của người khác trên giấy).
5. Khi mọi người đều đã viết ý kiến của mình lên giấy (hoặc chuyền tay nhau liên tục vì khơng có ý tưởng mới), hãy đưa tờ giấy lại cho người sở hữu vấn đề.
6. Người sở hữu vấn đề sẽ thu tờ giấy và tìm hiểu kỹ về những gợi ý. Người đó sẽ triển khai bất kỳ biện pháp nào có vẻ hợp lý nhất.
CÁC DẠNG KHÁC
Có thể áp dụng phương pháp tương tự với các nhóm lớn có nhiều vấn đề, hoặc các nhóm nhỏ có chung một vấn đề.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
■ Hãy đề nghị mọi người viết càng rõ ràng càng tốt, bởi người sở hữu vấn đề cần phải đọc được các giải pháp!
■ Thỉnh thoảng sẽ có ai đó thắc mắc về ý tưởng của người khác và tuyên bố rằng nó ngớ ngẩn. Hãy khuyến khích mọi người tham gia làm việc trong im lặng.
CÔNG CỤ 9