5 CÂU HỎI TẠI SAO
PHÂN TÍCH PARETO – PHIÊN BẢN GIẢN LƯỢC
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Phương pháp Phân tích Pareto được sử dụng để đảm bảo rằng các bước đầu tiên của bạn sẽ giải quyết được số lượng vấn đề tối đa hoặc loại bỏ được số lượng lớn nhất các nguyên nhân.
Nhà kinh tế học người Ý, Vilfredo Pareto, đã quan sát thấy 80% tài sản của Ý thuộc về 20% dân cư và ngược lại. Trong những năm 1940, một chuyên gia về quản lý là Joseph Juran đã bắt đầu sử dụng tỷ lệ này trong những lĩnh vực kinh doanh khác.
Nguyên lý Pareto (hay quy luật 80/20) đã được cộng đồng kinh doanh sử dụng để mơ tả các tỷ lệ mang tính nghịch lý. Ví dụ, 80% lợi nhuận từ dự án có thể sẽ đến từ 20% tổng số nỗ lực bỏ ra, và 80% các vấn đề ta bắt gặp trong một tình huống nhất định có thể đến từ 20% trong tổng số các nguyên nhân. Nguyên lý này được Joseph M. Juran - một kỹ sư người Mỹ gốc Romania và đồng thời là nhà tư vấn quản trị - áp dụng lần đầu tiên cho giới kinh doanh vào những năm 1940. Mặc dù Nguyên lý Pareto được miêu tả là “thiểu số quan trọng và đa số tầm thường”, Juran đã gọi đó là “thiểu số quan trọng và đa số hữu ích” để tránh trường hợp mọi người coi thường 80% kia, bởi nhóm này có thể vẫn đem lại những thơng tin quan trọng.
Tỷ lệ này có thể được áp dụng vào nhiều khía cạnh của cơng việc và gợi lên vài câu hỏi thú vị về cách tổ chức cơng việc của bạn. Ví dụ:
■ 80% cơng việc của bạn sẽ đem lại 20% trong tổng số kết quả đạt được và ngược lại. Điều này cho thấy sự hồn hảo chỉ có thể đạt được với chi phí rất lớn. Có thể sẽ tốt hơn nếu cho ra một dịch vụ hoặc sản phẩm chỉ được phát triển 80% và dựa trên 20% nỗ lực thay vì cố gắng đạt được sự hồn mỹ - thứ sẽ tiêu tốn 80% cơng sức bỏ ra.
■ 20% khách hàng của bạn sẽ đem lại 80% doanh thu cho bạn và ngược lại. Bạn có đang bỏ ra một lượng thời gian không cân xứng để theo đuổi những khách hàng không đem lại lợi nhuận?
■ 20% trong số các nhân viên kinh doanh sẽ đem lại 80% lợi nhuận cho bạn. Bạn có đang trao thưởng xứng đáng cho họ khơng?
■ 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ mang lại 80% lợi nhuận cho bạn. Liệu đây có phải lúc để cắt giảm số loại hình dịch vụ và sản phẩm, đồng thời mở rộng thị trường cho những mặt hàng đem lại lợi nhuận cao hơn?
Mặc dù tỷ lệ 80/20 là khơng hồn tồn chuẩn xác nếu được kiểm nghiệm nghiêm túc về mặt khoa học, nó vẫn là một ngun tắc hữu ích để xác định ta nên bỏ ra bao nhiêu nỗ lực cho một công việc phức tạp.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Để xác định ta nên tập trung những nỗ lực quản lý của mình vào đâu để giải quyết một vấn đề.
BẠN CẦN GÌ?
■ Bảng và bút dạ bảng. ■ Giấy và bút.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
Có rất nhiều cách biến tấu cho Biểu đồ Pareto, và một vài cách trong số đó địi hỏi phải có phân tích thống kê chi tiết. Sau đây là phiên bản giản lược và có thể thích nghi với nhiều tình huống để khám phá ra những ngun nhân chính của các vấn đề lớn, qua đó cho bạn thấy nên tập trung chủ yếu các nỗ lực quản lý của mình vào đâu.
■ Xác định nguyên nhân căn bản của từng vấn đề. ■ Chấm điểm các vấn đề.
■ Gộp các vấn đề dựa trên nguyên nhân căn bản của chúng. ■ Cộng tổng điểm cho mỗi nhóm vấn đề.
■ Hành động để giải quyết các vấn đề. Ví dụ:
Tơi chịu trách nhiệm cho một đội ngũ sản xuất widget. Mức độ phàn nàn cùng số lượng sản phẩm được trả lại đang gia tăng nhanh
chóng. Tơi cần phải hiểu mình nên tập trung nỗ lực quản lý ở đâu để đạt được tác động lớn nhất.
Tơi liệt kê những vấn đề mình quan sát thấy trong đội ngũ, những nguyên nhân khả thi và số lượng khiếu nại. Tơi đã phân nhóm các vấn đề dựa trên nguyên nhân căn bản:
Bây giờ tôi sẽ sắp xếp các vấn đề theo thứ tự giảm dần các khiếu nại:
Sai sót của thợ máy: 48 Lỗi máy móc: 14
Sai sót của Phịng phân phối: 6
Ngay lập tức mọi việc trở nên rõ ràng: nguyên nhân lớn nhất đến từ sai sót của thợ máy. Trong những trường hợp phức tạp hơn, ta nên lập biểu đồ về các nguyên nhân và điểm số đi kèm của chúng để xem cách chúng phân bố theo dạng đồ thị. Ví dụ:
Từ sự phân bố các sai sót, tơi biết rằng mình nên tập trung những nỗ lực đầu tiên vào việc đào tạo cán bộ. Sau đó, có thể tơi sẽ muốn có cuộc nói chuyện nho nhỏ với bộ phận bảo trì và bộ phận phân phối.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Phương pháp này khá hữu ích trong việc xác định những nguyên nhân căn bản quan trọng nhất của vấn đề, tuy nhiên nó khơng tính đến chi phí cho các giải pháp. Có thể bạn sẽ cần một phân tích riêng về chi phí và lợi nhuận sau khi bạn nhận ra những nguyên nhân căn bản.
THAM KHẢO
50minutes.com (2015) Pareto’s Principle: Expand your Business! 50Minutes.com.
CÔNG CỤ 43