PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO CÁ NHÂN HOẶC
CHU KỲ PDSA CỦA DEMING (CHU KỲ SHEWHART)
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
W. Edwards Deming (đồng nghiệp người Mỹ của Kaoru Ishikawa - xem Công cụ 20) tin rằng thơng qua việc đo lường và phân tích cẩn thận các quy trình kinh doanh, ta có thể xác định được tại sao sản phẩm lại “lệch” khỏi yêu cầu của khách hàng. Ơng đã tạo ra một vịng trịn phản hồi khá tối giản, được thiết kế để giúp các nhà quản lý xác định và sửa đổi những phần cần cải thiện trong quy trình - chu kỳ PDSA. PDSA là viết tắt của lên kế hoạch (Plan), thực hiện (Do), nghiên cứu (Study) và hành động (Action).
Khơng có gì q thần kỳ về mơ hình này.
Nó là một hướng tiếp cận cơ bản về sự cải tiến liên tiếp. Ta sẽ không thể thấy sức mạnh thực sự của nó nếu chỉ sử dụng một lần, mà phải sử dụng liên tục. Deming đã tuyên bố rằng cố vấn của mình - ơng Walter Shewhart từ công ty Bell Laboratories, New York - là người sáng tạo ra chu kỳ này, và Deming gọi nó là Chu kỳ Shewhart. Shewhart thì gọi nó là Chu kỳ PDCA (kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động). Deming đã sửa đổi nó thành PDSA.
Điều thú vị là trong tư duy tinh gọn giai đoạn kế hoạch chính là giai đoạn lớn nhất, trong khi ở những cơ quan theo kiểu truyền thống hơn, giai đoạn thực hiện mới là giai đoạn lớn nhất.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
(Lưu ý rằng tôi đã sử dụng từ “liên tiếp” thay cho từ “liên tục”. “Liên tiếp” mang hàm ý có thể dừng rồi bắt đầu lại, trong khi “liên tục” nghĩa là không hề nghỉ ngơi trong cả quá trình.
Thực tế thì bạn cũng cần được nghỉ ngơi chứ!).
BẠN CẦN GÌ?
■ Khơng cần dụng cụ nào đặc biệt.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
Thực hiện theo thứ tự vòng tròn:
Kế hoạch: Xác định mục tiêu của bạn và đưa ra các dự đoán về kết quả của kế hoạch. Chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi liên quan đến kế hoạch: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Hãy tạo ra hoặc sửa đổi quy trình kinh doanh để cải thiện kết quả. Xác định dữ liệu mà bạn cần thu thập để tính tốn mức độ thành cơng của kế hoạch. Thực hiện: Triển khai kế hoạch, thu thập dữ liệu để tính tốn độ thành cơng của q trình triển khai. Lý tưởng nhất là hãy kiểm tra những thay đổi trên quy mô nhỏ trước.
Nghiên cứu (hoặc kiểm tra): Phân tích dữ liệu và báo cáo kết quả của bạn cho những người ra quyết định. So sánh dữ liệu của bạn với những dự đốn, sau đó tổng hợp những gì chưa tốt và những điều bạn rút ra từ kinh nghiệm đó.
Hành động: Quyết định xem bạn cần thay đổi điều gì để cải thiện quy trình hơn nữa. Lên kế hoạch cho chu kỳ tiếp theo và quyết định xem có nên triển khai sự thay đổi này hay khơng (nên loại bỏ nếu không thể thực hiện được nó).
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Thoạt nhìn, quy trình này có vẻ rất đơn giản. Trên thực tế, việc dự đoán kết quả của một thay đổi (dù đơn giản) ln địi hỏi phải có cái nhìn rộng về những thứ sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi đó. Đừng
chỉ nhìn phần nước bị bắn tóe lên khi bạn ném hịn sỏi xuống mặt nước. Hãy nhìn vào hiệu ứng của các gợn sóng phía xa sau khi nước bị bắn tóe lên. Nếu bạn định sử dụng phương pháp của Deming, bạn sẽ phải cam kết thực hiện nó trong một thời gian dài. Đó là một q trình lặp đi lặp lại, và bạn nên thực hiện với quy mô nhỏ trước khi áp dụng những thay đổi rộng rãi. Bạn có thể lựa chọn nhiều người tham gia (ngay cả khi đó là một thay đổi rất nhỏ) nhằm giảm thiểu những rào cản chống lại các thay đổi, bởi những thay đổi đó có thể ảnh hưởng tới nhiều người.
THAM KHẢO
Deming, W.E. (2000) Out of the Crisis. Cambridge, Massachusetts: MIT Press.
CÔNG CỤ 22