PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO CÁ NHÂN HOẶC
THĂM DÒ Ý KIẾN
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Thăm dị ý kiến được thiết kế để sắp xếp các thay đổi trong tổ chức. Nó dựa trên khái niệm rằng một tổ chức là một hiện tượng được xây dựng từ xã hội, không phải một thực thể. Nếu ta coi nó như vậy, những thay đổi cho một tổ chức sẽ chỉ bị giới hạn bởi trí tưởng tượng của chúng ta. Về bản chất, chúng ta đã tạo ra các tổ chức dựa trên cách mà chúng ta mơ về nó, do vậy ta có thể thay đổi nó dựa trên cùng một quy trình sáng tạo đó.
Người khởi xướng ra công cụ này là David Cooperrider đến từ Đại học Case Western Reserve. Ông tin rằng các phương pháp truyền thống để xử lý vấn đề đều tập trung vào sửa đổi những thứ đang tồn tại, chứ khơng phải hình dung ra những thứ có thể đã tồn tại. Khơng có giải pháp nào là duy nhất khi sử dụng Thăm dò ý kiến.
Cooperrider đã kiên quyết cho rằng thay vì sử dụng duy nhất một biện pháp cố định, những người sử dụng nó đã phát triển nó theo cách phù hợp với họ. Xét cho cùng, nếu chỉ có một phương pháp duy nhất thì những người áp dụng nó sẽ khơng thể “mơ mộng” về những điều khác biệt, và điều này là mâu thuẫn với những nguyên tắc của Thăm dò ý kiến.
Nguyên tắc hoạt động của Thăm dò ý kiến là ta nên thực hiện những việc có hiệu quả thay vì tập trung sửa chữa những thứ vơ ích. Nó tập trung vào bức tranh tồn cảnh và sự thay đổi nhanh chóng dựa trên tầm nhìn chung về tương lai.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi cần những thay đổi trong tổ chức. ■ Khi cần hoạch định chiến lược.
■ Khi cần phát triển cộng đồng. ■ Khi cần xây dựng mạng lưới. ■ Khi cần hịa giải mâu thuẫn.
■ Để giúp các nhóm nhìn ra cách làm việc tập thể tốt hơn.
BẠN CẦN GÌ?
■ Một tấm bảng lật. ■ Bút và giấy.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
Trong một vài năm, phiên bản Thăm dò ý kiến được áp dụng rộng rãi nhất chính là cách tiếp cận gồm bốn bước để giải quyết vấn đề, trong đó tập trung vào:
Khám phá: Trân trọng những điểm tốt của tình hình hiện tại. Nội dung của bước này là cần giữ lại các khía cạnh tốt của đối tượng ta đang tìm hiểu. Điều gì đang hoạt động tốt và đáng để ta giữ lại? Ước mơ: Hình dung trước điều gì có thể xảy ra. Cơ quan, đội ngũ… sẽ ra sao khi ở trong trạng thái tốt nhất? Phần này thường được thể hiện bằng biểu đồ về các khả năng trong tương lai thay vì sử dụng những văn bản trau chuốt và cẩn thận.
Thiết kế: Hãy thảo luận về những điều nên xảy ra. Những người tham gia có thể đưa ra các loại đề xuất nào? Đôi khi những đề xuất này được gọi là tuyên bố khả năng hoặc tuyên bố thiết kế.
Đưa vào thực tiễn/định mệnh: Hãy cải tiến những gì cần cải tiến. Cooperrider đã đổi tên giai đoạn thứ tư từ đưa vào thực tiễn sang định mệnh. Ông lo ngại khái niệm “đưa vào thực tiễn” mang hàm ý về cách quản lý thay đổi theo kiểu truyền thống. Ở giai đoạn này, những người tham gia sẽ hành động để biến mơ ước và thiết kế thành thực tế. Quy trình này tránh việc phải thành lập các hội đồng,
các nhóm dự án, và khuyến khích những người tham gia làm những gì họ tin là đúng đắn dựa trên một vài nội dung trong bản tuyên bố thiết kế.
Điều thú vị là Jan Carlzon - Chủ tịch hãng hàng không SAS vào đầu những năm 1980 - đã trao quyền đưa ra quyết định cho nhân viên của mình và giải quyết các vấn đề về lợi ích của hành khách mà không cần xin phép trước. Nếu mỗi hành khách trong số 10 triệu hành khách của hãng hàng không này tiếp xúc với năm nhân viên hàng không (giả sử trung bình 15 giây/khách), điều đó có nghĩa hãng hàng không đã được “tạo dựng” 50 triệu lần/năm. Bằng cách chuyển quyền từ cấp quản lý xuống nhân viên, ông đã tạo ra một tuyên bố khả năng mới và khiến một hãng hàng không đang thất bại trở thành “Hãng hàng không xuất sắc nhất” chỉ sau ba năm.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Hãy cẩn trọng khi sử dụng Thăm dò ý kiến với những doanh nhân cứng đầu - những người coi các khái niệm về “ước mơ” và “định mệnh” là cầm đèn chạy trước ô tô hoặc hơi viển vông. Bạn không cần phải kể tên các giai đoạn khi sử dụng chúng.
THAM KHẢO
Cooperrider, D. và Whitney, D.D. (2005) Appreciative Inquiry: A Positive Revolution in Change. San Francisco: Berrett-Koehler Publishers.
CÔNG CỤ 17