5 CÂU HỎI TẠI SAO
BẢN ĐỒ CÔNG VIỆC
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Bản đồ cơng việc có thể được các cá nhân hoặc các nhóm sử dụng để lấy lại thời gian - thứ tài sản có giá trị nhất trong công việc.
Phương pháp này tạo ra một biểu đồ nhanh về cơng việc của một người hoặc một nhóm, sau đó thúc đẩy một loạt các câu hỏi về cách sử dụng thời gian, bao gồm những mảng công việc nào không quá quan trọng nhưng nhận được lượng thời gian không hợp lý, những điều chúng ta muốn từ người khác và ngược lại, làm cách nào để thực hiện công việc hợp lý và từ đó bắt đầu sử dụng thời gian hiệu quả.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Bản đồ cơng việc rất hiệu quả trong việc phân tích thời gian của bạn được phân bổ vào đâu, đồng thời khám phá ra các cách để lấy lại phần thời gian bị mất.
■ Nó cũng là một cơng cụ mạnh mẽ cho một nhóm nhỏ làm việc cùng nhau.
BẠN CẦN GÌ?
■ Bút và giấy.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
1. Vẽ một hình trịn ở giữa một tờ giấy đặt nằm ngang (ít nhất là khổ A4) và ghi tên bạn vào giữa hình trịn.
2. Suy nghĩ về những người hoặc nhóm người (cả trong và ngồi cơng việc) đang địi hỏi điều gì đó từ bạn hoặc đang có kỳ vọng gì đó trong cơng việc - có thể bạn giao hàng, dịch vụ, báo cáo, thông tin… cho họ. Không quan trọng bạn cung cấp điều gì, miễn là họ có kỳ vọng rằng bạn sẽ đem đến điều gì đó cho họ. Những người và nhóm người này có thể bao gồm sếp của bạn, người tiếp nhận báo cáo trực tiếp, khách hàng trọng tâm, các khách hàng và những người khác… Ở xung quanh hình trịn ở giữa, vẽ vịng trịn cho mỗi người hoặc nhóm người đang u cầu điều gì đó từ bạn, sau đó viết tên họ vào bên trong hình trịn đại diện cho họ. Lưu ý rằng nếu một vài người hoặc nhóm người có yêu cầu giống nhau, khi đó tên họ có thể được viết chung vào một vịng trịn. Nếu có sự khác biệt trong các kỳ vọng của họ, bất kể sự khác biệt đó nhỏ đến đâu, hãy vẽ những hình trịn riêng cho từng trường hợp.
3. Sử dụng các đường kẻ để nối các hình trịn vào hình trịn ở trung tâm sao cho biểu đồ có hình dạng giống như nan hoa ở bánh xe đạp. Phía trên mỗi đường nối, hãy viết một mô tả ngắn gọn về những yêu cầu mà bạn cho rằng mỗi “bên liên quan” này muốn từ bạn.
4. Hãy cân nhắc xem những bên liên quan này sẽ định giá các lời chào hàng của bạn như thế nào. Họ tính tốn chúng dựa trên số lượng, chất lượng, chi phí, thời gian, hay là tổng hịa của những yếu tố trên? Bên cạnh mỗi hình trịn, hãy biểu thị cách họ định giá chúng bằng cách sử dụng số lượng (SL), chất lượng (CL), chi phí (CP), thời gian(TG).
5. Từ hình trịn của mỗi bên liên quan, hãy vẽ một đường thẳng và viết trên đường thẳng đó điều mỗi bên liên quan sẽ làm với những thứ bạn đem đến cho họ. Ví dụ, nếu bạn gửi một bản báo cáo tháng cho bên liên quan X, họ sẽ làm gì với những thơng tin trong báo cáo đó? (Xem thêm bản đồ cơng việc hoàn chỉnh ở trang sau).
6. Bây giờ hãy quay trở lại với những đường thẳng nối các bên liên quan tới hình trịn trung tâm. Nếu bạn tin rằng những gì bạn viết trên dịng kẻ là đại diện cho điều bên liên quan đó kỳ vọng từ bạn, hãy viết những gì bạn cần hoặc kỳ vọng về bên liên quan đó bên dưới dịng kẻ (Xem bản đồ cơng việc hồn chỉnh).
7. Cuối cùng, hãy cân nhắc xem bạn sẽ dành phần lớn thời gian làm việc của mình cho điều gì. Hãy tơ vào các hình trịn đại diện cho những bên liên quan (bất kể chính đáng hay khơng chính đáng) chiếm dụng hầu hết thời gian làm việc của bạn (Xem bản đồ cơng việc hồn chỉnh).
Bây giờ bạn đã có một bức tranh về cuộc sống cơng việc của bạn, nó có thể sẽ gợi lên một loạt các câu hỏi:
1. Làm cách nào để biết mỗi bên liên quan muốn gì từ bạn? Lần cuối cùng bạn thảo luận với họ là khi nào?
2. Làm thế nào để biết cách họ đánh giá những điều bạn làm cho họ? Lần cuối cùng bạn thảo luận với họ là khi nào?
3. Họ có biết chính xác những gì bạn kỳ vọng/cần từ họ để giúp bạn đáp ứng mong đợi của họ không? Lần cuối cùng bạn thảo luận với họ là khi nào?
4. Làm cách nào bạn biết họ làm gì với những thứ bạn cung cấp cho họ? Lần cuối cùng bạn thảo luận với họ là khi nào?
5. Nếu bạn đang dành ra quá nhiều thời gian để làm việc với một vài bên liên quan nhất định, liệu bạn có đang vơ tâm với những bên liên quan khác trong khi họ muốn làm việc với bạn nhiều hơn?
Hãy để ý trong biểu đồ ở ví dụ, một vài kỳ vọng được đánh dấu là “không chắc chắn” để biểu thị kết quả của việc cung cấp thứ gì đó cho bên liên quan này. Nếu khơng chắc chắn họ sẽ làm gì với thứ tơi cung cấp, tơi sẽ phải đi gặp và nói chuyện với họ để xác lập những gì chúng tơi cần từ mỗi bên và lý do chúng tơi làm việc của mình.
Quan điểm được áp dụng ở đây là hãy đặt câu hỏi cho mọi thứ. Ví dụ, có thể bạn sẽ khám phá ra rằng mình đang làm một bản báo cáo tỉ mỉ cho một bên liên quan trong khi anh ta chỉ cần một bản tóm lược chung nhất gồm các gạch đầu dịng. Có thể bạn sẽ khám phá ra rằng mình đang dồn quá nhiều thời gian để tạo ra một thứ chất lượng trong khi bên liên quan chỉ yêu cầu một thứ cơ bản, hoặc có thể họ chẳng cần thứ đó nhưng lại qn khơng nói cho bạn biết (bởi vì bạn khơng hề hỏi).
Hãy quay trở lại và nói chuyện với những người bạn đã đưa vào biểu đồ, từ đó thảo luận các kỳ vọng chung. Bạn sẽ ngạc nhiên với lượng thời gian bổ sung bạn có sau khi giảm bớt vài công việc (và đơi khi là dừng hồn tồn cơng việc đó) bạn đang làm cho họ.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Hãy chú ý và không bào chữa cho những việc trước nay bạn vẫn làm chỉ đơn thuần vì bạn vẫn ln làm nó. Quan trọng là phải sử dụng bản đồ công việc để suy nghĩ thực tế, và phải sẵn sàng từ bỏ những thứ khơng cịn hiệu quả. Có thể bạn cũng cần chút dũng khí để gặp và có một cuộc nói chuyện cần thiết với mọi người về các kỳ vọng chung của đôi bên, nhưng sự lo lắng bạn có lẽ sẽ rất nhỏ so với phần thưởng bạn sẽ đạt được.
CÔNG CỤ 45