PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHO CÁ NHÂN HOẶC
PHƯƠNG PHÁP NHĨM DANH NGHĨA
CƠNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Đây là một phương pháp hữu ích được phát triển bởi Delbecq và VandeVen. Phương pháp này giúp đảm bảo rằng mọi cá nhân liên quan trong q trình tìm giải pháp đều có tiếng nói ngang nhau. Một số người tin rằng phương pháp Nhóm danh nghĩa (NDN) đem lại một danh sách các giải pháp chất lượng hơn so với phương pháp tổng hợp ý tưởng.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi trong nhóm có những thành viên nói nhiều và có khả năng chi phối cao.
■ Khi bạn tin rằng những thành viên ít nói trong nhóm đều ngại nêu quan điểm trước những người nổi bật hơn.
■ Khi từ trước tới nay cả nhóm thường khơng tạo được nhiều ý tưởng sáng tạo.
■ Khi vấn đề đang gây tranh cãi.
■ Bút và giấy cho mỗi người tham gia. ■ Bảng lật và bút dạ bảng.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
1. Trình bày vấn đề và kiểm tra xem mọi người đã hiểu hết chưa. Tốt nhất là nêu vấn đề bằng một câu hỏi mở, ví dụ: “Có những cách nào
để khuyến khích nhân viên đi làm đúng giờ?”
2. Mỗi người sẽ tìm kiếm các ý tưởng trong yên lặng, đồng thời viết ra càng nhiều giải pháp càng tốt trong một khoảng thời gian cố định (thường thì từ 5 đến 10 phút là hợp lý). Người hướng dẫn cũng có thể ghi lại vài ý tưởng.
3. Khi thảo luận tồn nhóm, mỗi người tham gia sẽ lần lượt tuyên bố một ý tưởng và người hướng dẫn sẽ ghi chúng trên bảng.
a) Không được thảo luận về ý tưởng.
b) Trong một số phiên bản của NDN, người ta có thể hỏi rõ về các ý tưởng trong giai đoạn này. Ở một số phiên bản khác, việc hỏi rõ về ý tưởng sẽ được thực hiện sau khi mọi ý kiến đã được ghi lại.
c) Người tham gia có thể phát biểu một ý tưởng khơng có trong danh sách của mình (ý tưởng này lấy cảm hứng từ ý tưởng của những người khác).
d) Người tham gia có thể quyết định bỏ qua vịng này và đưa ra ý tưởng ở vòng kế tiếp.
4. Thảo luận các ý tưởng theo thứ tự được viết trên bảng:
a) Các thành viên có thể đặt câu hỏi và cho biết họ đồng ý hoặc không đồng ý.
b) Người hướng dẫn phải đảm bảo rằng mỗi người tham gia đều có khơng gian bình đẳng để nêu ý kiến của mình mà khơng bị đả kích cá nhân.
c) Cả nhóm có thể ghép các ý tưởng vào các mục khác nhau và đưa ra ý tưởng mới dựa trên những gì họ vừa được nghe. Cả nhóm sẽ xếp hạng những ý tưởng có liên quan đến vấn đề ban đầu, sau đó tiến hành biểu quyết (Xem thêm trong phần xếp hạng và biểu quyết).
CÁC DẠNG KHÁC
Sau khi nghĩ ra và ghi lại các ý tưởng, người hướng dẫn sẽ xem liệu các ý tưởng này có liên quan đến vấn đề vừa nêu hay khơng. Nếu khơng, vấn đề đó sẽ bị tun bố là “được cấu trúc kém” bởi nó gợi ra các phản hồi khơng thực sự liên quan đến nó. Sau đó, những ý tưởng do người tham gia đưa ra sẽ được gộp lại thành các nhóm. Ví dụ, một nhóm sẽ liên quan trực tiếp tới vấn đề đã nêu, trong khi
nhóm khác lại liên quan tới cách diễn giải khác cho cùng vấn đề. Sau đó, các ý tưởng “được cấu trúc kém” sẽ được coi như những vấn đề theo đúng nghĩa của nó, và có lẽ sẽ cần áp dụng thêm một vòng NDN cho chúng.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
■ Hãy đảm bảo rằng cả nhóm thực sự hiểu được vấn đề đang thảo luận nhằm tránh mang lại các ý tưởng “được cấu trúc kém”.
■ Hãy đảm bảo rằng cuộc thảo luận ln bình tĩnh, mang tính xây dựng và dựa trên việc phát triển các ý tưởng thay vì cơng kích cá nhân.
■ Hãy cẩn trọng với ngơn ngữ NDN. Người sở hữu vấn đề có thể rất nhiệt tình với vấn đề của họ để rồi vấn đề đó bị tuyên bố là “được cấu trúc kém”. Trong suy nghĩ của họ thì vấn đề này đã được cấu trúc hồn hảo rồi. Tóm lại, bạn khơng cần phải sử dụng ngơn ngữ NDN gốc.
THAM KHẢO
Delbecq, A.L. và VandeVen, A.H. ‘A Group Process Model for Problem Identification and Program Planning’, Journal Of Applied Behavioral Science VII (July/August 1971), 466–91.
Delbecq, A.L., VandeVen, A.H. và Gustafson, D.H. (1975) Group Techniques for Program Planners. Glenview, Illinois: Scott Foresman and Company.
CÔNG CỤ 13