1. Tổ chức là một “cỗ mỏy”
a) Nguồn gốc lý thuyết
Một tổ chức ớt khi mang trong mỡnh mục đớch tự thõn, mà chỉ là một cụng cụđược tạo ra để thực hiện cỏc mục đớch khỏc. (Organon nghĩa là cụng cụ hay dụng cụ). Việc sử dụng mỏy múc đó làm biến đổi bản chất của hoạt động sản xuất và tạo dấu ấn sõu sắc vào trớ tưởng tượng, tư duy và tỡnh cảm của con người. Trong đời sống, nhiều hoạt động được lặp đi lặp lại theo đường mũn với độ chớnh xỏc của chiếc đồng hồ. “Mỗi người trong số chỳng ta chỉ là một bỏnh xe hay một chiếc đinh ốc trong guồng mỏy xó hội. Quan điểm “cơ khớ” này rất phổ biến trong cỏc tổ chức hành chớnh và kinh doanh và cú ảnh hưởng lớn đến việc thiết kế cỏc hệ thống tổ chức và quản lý.
b) Phản ỏnh trong quản lý
Quản lý là một quỏ trỡnh bao gồm lập phương ỏn hay kế hoạch, tập hợp và phối hợp nguồn lực, phõn cấp phõn quyền thực hiện, chỉđạo điều hành và kiểm soỏt quỏ trỡnh vận động của một hệ thống, tổ chức. Trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp hay bộ phận, tớnh kỷ luật và nguyờn tắc trong cụng việc khụng hẳn xuất phỏt từ những yờu cầu về tớnh chớnh xỏc và những nguyờn tắc kỹ thuật mà là do quan điểm của quản lý. Ở những tổ chức như vậy, người quản lý cho rằng để đạt được sự phối hợp tốt giữa cỏc vị trớ, hiệu quả trong hoạt động, thuận lợi cho việc điều hành và kiểm soỏt, cần phải cú những quy định rất cụ thể, chặt chẽ trong đú xỏc định rừ chức năng, nhiệm vụ, nội dung cụng việc, trỏch nhiệm và quyền hạn để hoàn thành cụng việc để mọi người tuõn thủ và tập trung sức lực vào việc hoàn thành phần trỏch nhiệm của mỡnh. Quản lý tập trung là cần thiết. Quyết định cần được ra tập trung ở một số ớt người lónh đạo cao nhất. Khi đú tổ chức mới cú thể vận hành hoàn hảo như một cỗ mỏy, trong đú mỗi người đúng vai trũ là một chi tiết.
OPEN.PTIT.EDU.VN Khi thiết kế tổ chức, người quản lý theo quan điểm này thường cố xõy dựng một cơ cấu
cỏc nhiệm vụ và giao phú cho những người cú năng lực thớch hợp để thực hiện cỏc nhiệm vụđú. Quyền lực để giỳp cho họ hoàn thành nhiệm vụ cũng được giao phú cụ thể, chớnh thức thụng qua một cơ cấu tổ chức chớnh thức, chặt chẽ, trực tuyến.
c) Điểm mạnh điểm yếu khi vận dụng vào tổ chức
Điểm mạnh
9 Cơ chế này vận hành rất tốt trong những tổ chức cú cơ cấu nhiệm vụđơn giản, mụi trường ổn định, sản phẩm chuẩn mực lõu dài, yờu cầu cao về độ chớnh xỏc, nghề nghiệp được đào tạo theo chuẩn mực.
Điểm yếu
Những thiếu sút nghiờm trọng của quan điểm quản lý này là: 9 Khú thớch nghi với hoàn cảnh
9 Quan liờu, thiển cận
9 Thiếu tỡnh người, đặc biệt đối với người ở cuối thang bậc quản lý. 9 Con người thụđộng, thiếu sỏng tạo
9 Nếu lợi ớch cỏ nhõn được đặt lờn trờn lợi ớch tổ chức, cú thể gõy hậu quả xấu.
2. Tổ chức là một “bộ nóo”
a) Nguồn gốc lý thuyết
Thụng qua một thớ nghiệm, Karl Lashley (Mỹ) đó chứng minh được rằng bộ nóo cú một năng lực hết sức đặc biệt về khả năng tự tổ chức tự phỏt triển. Phỏt minh tuyệt vời về tia laze và những ứng dụng của nú trong việc cho phộp khụi phục lại hỡnh ảnh ban đầu chỉ bằng một phần thụng tin của nú. Dường như trong mỗi phần tử riờng rẽ đều chứa những “mó” thụng tin chung giỳp khụi phục được toàn bộ sự vật. Người ta gọi hiện tượng khụi phục hỡnh ảnh ban đầu từ những thụng tin rời rạc, khụng đầy đủ là “phộp toàn ảnh”.
Bộ nóo chớnh là trường hợp điển hỡnh cú năng lực về “phộp tũan ảnh”.
Cỏc nguyờn tắc của phộp toàn ảnh bao gồm (1) đưa cỏi toàn thể vào trong cỏc bộ phận; (2) tạo lập sự liờn kết và độ dư thừa; (3) tạo lập khả năng chuyờn sõu đồng thời khả năng phổ cập và (4) tạo lập khả năng tự tổ chức.
Độ dư thừa là những chức năng được thiết kế thờm cho một bộ phận để cú thể thực hiện được một dóy chức năng thay vỡ chỉ chuyờn sõu vào một chức năng nhất định. Cỏc hệ dựa trờn độ dư thừa chức năng thường gồm những cụng việc cú tớnh chất hay thay đổi phụ thuộc vào cỏc yờu cầu, hoàn cảnh riờng cần đỏp ứng. Việc thiết kế độ dư thừa chức năng cũng là nhằm trỏnh tỡnh trạng “khụng biết ai là người cú trỏch nhiệm giải quyết” khi cú vấn đề nảy sinh.
Tớnh đa dạng bờn trong của một hệ tựđiều chỉnh là để cú thể bao quỏt hết được mọi khớa cạnh của mụi trường và để đảm bảo sự tương thớch với mụi trường. Do khụng cú cỏ nhõn hay nhúm người nào cú khả năng bao quỏt được hết mọi khớa cạnh của cụng việc, cỏc “ờ-kớp đa chức năng” được xõy dựng gồm cỏc thành viờn cú khả năng chuyờn mụn rộng và “vạn năng”. ấ – kớp này cú khả năng tự tổ chức cao và là hạt nhõn cho tổ chức phỏt triển.
OPEN.PTIT.EDU.VN G.R. Tailor, trong cuốn “The Natural History of Mind” đó nờu ra một cõu hỏi đỏng suy nghĩ rằng “Liệu cú thể thiết kế những tổ chức linh hoạt, bền vững và cú khả năng phỏt triển như bộ nóo hay khụng?” Đỏng lưu ý đõy là mơước của một nhà quản lý theo khoa học điển hỡnh.
Một thực tế khụng thể phủ nhận là, tổ chức bao gồm những bộ nóo. Tổ chức cũng là một hệ xử lý thụng tin trong đú cỏc quyết định đựơc ra bao giờ cũng ở trong tỡnh trạng thụng tin khụng đầy đủ.
Khi việc thiết kế tổ chức khụng cũn tuõn thủ cỏc nguyờn tắc của mụ hỡnh “cơ khớ”, để chuyển sang những cỏch kết cấu mới như mụ hỡnh “lai ghộp”, “ma trận” hay “mạng lưới toàn cầu”, những nhà thiết kếđang chứng minh những khả năng gắn kết cỏc bộ phận khỏc nhau trong tổ chức nhằm phỏt hiện và phỏt triển những năng lực tiềm ẩn. Hỡnh ảnh “bộ nóo” cho phộp chỳng ta tỡm kiếm và đưa ra những kiểu thiết kế tổ chức cú thể hoạt động một cỏch linh hoạt, sỏng tạo, thụng minh, sử dụng được năng lực dư thừa và phong phỳ của bộ nóo thực sự của nhõn viờn trong tổ chức.
c) Điểm mạnh điểm yếu khi vận dụng vào tổ chức
Điểm mạnh
9 Cỏch tiếp cận này giỳp chỳng ta hiểu được khả năng tự tổ chức và khả năng tự học tập (điều chỉnh, thớch nghi, tớch lũy kinh nghiệm) như một phần của quỏ trỡnh tự thớch nghi của mỗi cỏ nhõn, đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Nú giải thớch rừ vai trũ của việc thụng tin, trao đổi trong tổ chức như một hỡnh thức tự học quan trọng và vai trũ của cỏc “tớn điều” như một nhõn tố quan trọng để “phản ỏnh cỏi toàn thể trong từng bộ phận” nhờ phộp toàn ảnh.
9 Cỏch tiếp cận trờn đũi hỏi phải xem xột việc hoạch định chiến lược và cơ chế hoạt động phải đảm bảo tạo những “khoảng khụng” cho việc tự do sỏng tạo, thay vỡ trở thành những ràng buộc đối với những người thực hiện.
9 Những yếu tố làm tăng tớnh quan liờu, như phõn chia tổ chức theo chức năng, quỏ phụ thuộc vào hệ thống thụng tin quản lý, tập trung quyền lực, sẽ làm giảm khả năng tự vận động của mỗi thành viờn tổ chức.
Điểm yếu
Những thiếu sút nghiờm trọng của quan điểm quản lý này là:
9 Việc tăng cường quỏ mức tớnh tự chủ của cỏ nhõn, đơn vị sẽ cú hại cho sự thống nhất trong toàn bộ hoạt động tổ chức.
9 Việc tự tổ chức đũi hỏi cú những thay đổi căn bản trong quan niệm, phong cỏch, phương phỏp quản lý ở cấp cao, điều khụng dễ gỡ đạt được.
Đõy là một thỏch thức đối với người quản lý khụng chỉ về kỹ thuật xõy dựng hệ thống tổ chức mà cũn là thỏch thức đối với quyền lực và năng lực đổi mới phương phỏp quản lý.
3. Tổ chức như một “nền văn húa”
a) Nguồn gốc lý thuyết
“Văn húa” (culture) là một khỏi niệm cú nguồn gốc từ xa xưa thể hiện những tập quỏn canh tỏc, trồng trọt, thu hoạch (cultivation). Nú được sử dụng để mụ tả những đặc trưng về lối
OPEN.PTIT.EDU.VN sống, hệ thống nhận thức, ý thức, niềm tin, giỏ trị, quy luật, lễ nghi, phong tục của một nhúm
người, bộ phận dõn chỳng hay một xó hội.
Mỏy múc khụng chỉ làm thay đổi phương phỏp canh tỏc và sản xuất, mỏy múc cũn làm thay đổi cả phương phỏp tư duy và tạo ra lối sống mới. Nhiều nhà nghiờn cứu xó hội và chớnh trị tin rằng, trong một xó hội cú tổ chức hiện nay, những niềm tin, lối mũn, thúi quen suy nghĩ mới được hỡnh thành đó tạo cho nú một tớnh cỏch văn húa riờng biệt khỏc hẳn tớnh cỏch của một xó hội chung, truyền thống và sự phỏt triển của cỏc xó hội cú tổ chức luụn đi kốm với sự phõn ró cỏc mụ hỡnh truyền thống, làm cho cỏc lý tưởng, đức tin và giỏ trị chung bị xộ nhỏ hơn và tỏch biệt hơn. Phần lớn những khỏc biệt và thay đổi trong xó hội ngày nay đều gắn nghề nghiệp. Sự phõn cụng lao động xó hội trong xó hội cụng nghiệp làm nảy sinh những vấn đề mới về sự liờn kết giữa cỏc “tớnh cỏch văn húa” khỏc nhau cần phải giải quyết (quản lý đa văn húa)
b) Phản ỏnh trong quản lý
Từ khi nước Nhật vươn lờn hàng cường quốc kinh tế, cỏc nhà lý luận về tổ chức và kinh tế ngày càng nhận thấy cú mối quan hệ gắn bú giữa văn húa và quản lý. Khỏi niờm văn húa được xột đến khụng cũn ở phạm vi rộng gắn với một dõn tộc, một quốc gia, mà ở phạm vi hẹp hơn gắn với một nhúm người, một tổ chức. Cỏc tổ chức đều được coi là những xó hội nhỏ, cú những đặc trưng và mụ hỡnh văn húa riờng. Đặc điểm của cỏc nền văn húa này cú thể quan sỏt được thụng qua cỏc mụ hỡnh tương tỏc giữa cỏc cỏ nhõn, ngụn ngữ sử dụng, trọng tõm bàn tỏn, tập tục, lý do tồn tại, sứ mệnh, cương lĩnh, giỏ trị, lịch sử. . . Văn húa tổ chức cú thể được sử dụng như một “đức tin” và cú thể lại được chia nhỏ thành cỏc “tiểu văn húa”.
Bản chất của một nền văn húa là ở cỏc chuẩn mực và cỏc tập quỏn xó hội. Việc tuõn thủ và thực hiện chỳng đũi hỏi những bớ quyết khụng dễ gỡ nhận thức, học tập và vận dụng được. Một khi mỗi cỏ nhõn tỡm cỏch tuõn thủ cỏc chuẩn mực và quy tắc, họ thực tếđang tiến tới việc xõy dựng một thực thể xó hội nhất định.
c) Điểm mạnh điểm yếu khi vận dụng vào tổ chức
Điểm mạnh :
9 Quan điểm này giỳp giải thớch rằng bất kỳ một dấu hiệu nào của một tổ chức cũng đều cú ý nghĩa trong việc phản ỏnh những tiờu chuẩn và giỏ trị, mà những thành viờn tổ chức coi trọng và cú thể nhận thức được.
9 “Văn húa doanh nghiệp” cú giỏ trị như một chất keo gắn kết cỏc bộ phận, cỏ nhõn lại trong tổ chức với nhau.
9 Nú cho phộp chỳng ta hiểu rừ hơn những động lực thỳc đẩy hay cản trở quỏ trỡnh thay đổi bờn trong tổ chức, cũng như tỏc nhõn đối với quỏ trỡnh thay đổi.
Điểu yếu:
Những thiếu sút nghiờm trọng của quan điểm quản lý này là :
9 Nhận thức sai lầm về “văn húa tổ chức”, cú thể biến nghệ thuật quản lý thành một kiểu nghệ thuật thống trị ý thức hệ.
9 Giống như cấu trỳc tổ chức, văn húa thường được coi là một tập hợp cỏc biến sốđộc lập nhưđức tin, lịch sử, chuẩn mực, nghi lễ . . . Cỏch nhỡn nhận này cú phần mỏy múc và dễ dẫn đến quan niệm cho rằng cú thể “nhào nặn” văn húa như một cụng cụ cai trị. Người
OPEN.PTIT.EDU.VN quản lý cú thể gõy ảnh hưởng nhưng khú cú thể khống chế “văn húa” theo ý muốn chủ quan của mỡnh mà khụng gõy nguy hại đến sự bền vững của cơ cấu tổ chức.
9 Quy chế húa được coi là một quỏ trỡnh tự nguyện, được khởi xướng bởi một số người chủ chốt, qua đú mỗi người đều cố tự khuụn mỡnh vào những tiờu chuẩn, giỏ trị hay trỏch nhiệm cụ thể. Tuy nhiờn, việc bỏ qua hoàn cảnh quy chế húa cú thể dẫn đến sự gũ bú, ràng buộc mỗi cỏ nhõn trong việc thực hiện cỏc vai trũ xó hội và phỏt triển xó hội của mỡnh.
4. Tổ chức như một “hệ thống chớnh trị”
a) Nguồn gốc lý thuyết
Là một cụng dõn trong một nền dõn chủ, mỗi người đều cú quyền cú ý kiến riờng, cú quyền tự ra quyết định và quyền được đối xử bỡnh đẳng. Tất cả cỏc tổ chức khụng phải lỳc nào cũng bị chi phối bởi quan hệ “chủ thợ”. “Bạn cú thể bỏ phiếu bằng đụi chõn, nếu bạn khụng hài lũng với nơi đõy và khụng ai cú thể giữ bạn lại được”.
Sự tồn tại của mõu thuẫn là một hiện thực; tuy nhiờn, khụng phải lỳc nào cũng cú thể “bỏ phiếu bằng đụi chõn”.
Khỏi niệm “chớnh trị” xuất phỏt từ tư tưởng cho rằng, khi cú bất đồng quyền lợi, xó hội phải cú cỏch để cỏc cỏ nhõn dung hũa bất đồng thụng qua thương thảo. Chớnh trị cho phộp tạo lập nờn một trật tự trờn cơ sở sự đa dạng muụn vẻ bằng cỏch trỏnh chế độ cực quyền. Aristote cho rằng trong nhà nước Hy Lạp cổđại “chớnh trị là phương tiện hũa hợp nhu cầu về sự thống nhất”.
Cỏc nhà quản lý thường núi đến quyền lực, quyền hạn, quan hệ cấp trờn - cấp dưới, lónh đạo và bị lónh đạo. Núi cỏch khỏc, tổ chức dường nhưđược hiểu là một hệ thống chớnh trị, cai trị tựy thuộc cỏc nguyờn tắc chớnh trịđưa ra.
b) Phản ỏnh trong quản lý
Nền tảng của trật tự hàng ngày trong tổ chức thường là chuyờn chế hơn là dõn chủ, vỡ quyền quyết định hành động thường thuộc về một người hay một nhúm người.
Với tớnh chất là một hệ thống cai trị, cỏc tổ chức thường sử dụng một hệ thống chỉ huy nhằm xõy dựng và duy trỡ quyền lực và trật tựđối với cỏc thành viờn.
Khớa cạnh chớnh trị của tổ chức trước hết thể hiện qua cỏc xung đột và “trũ chơi” quyền lực. Tuy nhiờn, khớa cạnh chớnh trị thường chỉ được cảm nhận bởi những người liờn quan trực tiếp.
Việc nghiờn cứu về tổ chức trờn cơ sở cỏc hỡnh thức “cai trị” cú thể dẫn đến nhận thức mới về nú. Tuy nhiờn, nếu muốn hiểu được tớnh năng động chớnh trị hàng ngày của một tổ chức, cần nghiờn cứu cỏc quỏ trỡnh con người sử dụng cỏc quyền lực chớnh trị trong hoạt động và quan hệ giao tiếp hàng ngày trong tổ chức. Theo Aristote, “chớnh trị ra đời từ tớnh muụn vẻ của lợi ớch, xung đột giữa chỳng và tớnh muụn vẻ của cỏc mưu mẹo, cỏch thức giải quyết, sự hỡnh thành, liờn minh và tương tỏc.”
Khớa cạnh chớnh trị của một tổ chức trước hết thể hiện ở cỏc cuộc xung đột về lợi ớch và quyền lực. Mặt khỏc nú cũng được thể hiện qua động cơ và biện phỏp của những người tham gia “cuộc chơi” và chỉ những “người trong cuộc” mới cảm nhận được. Vấn đề chớnh trị trong tổ chức xuất hiện khi con người nghĩ và muốn hành động khỏc nhau.
OPEN.PTIT.EDU.VN Điểm mạnh :
9 Cỏch nhỡn nhận tổ chức theo hệ thống chớnh trị giỳp ta vượt qua những hạn chế của cỏch nhỡn tổ chức như một hệ chức năng gắn bú. Phõn tớch khớa cạnh chớnh trị của tổ chức dưới gúc độ “trũ chơi” về lợi ớch của cỏc nhúm đối lập, xung đột và nguồn gốc quyền lực, cú thể giỳp ta hiểu được nguồn sức mạnh của sự thay đổi tồn tại bờn trong tổ chức.
9 Quan điểm này buộc chỳng ta phải “chớnh trị húa” cỏch nhỡn về hành vi của con người bờn trong tổ chức. Nú đũi hỏi phải thừa nhận trỏch nhiệm quản lý luụn gắn với trỏch nhiệm