- Hệ số nợ (Ý kiến nhận xét về sử dụng đòn bẩy tài chính của Công ty).
ƢƠN 4: KIỂM TOÁN U KỲ MUA NV P ẢI TRẢ 4.1 Tổng quan chu trình mua hàng – phải trả
4.1.2. Các sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng – Phải trả
Thông thƣờng, các chức năng và quá trình kiểm soát nội bộ gắn liền với từng giai đoạn hay từng chức năng của chu kỳ mua vào và thanh toán diễn ra theo các giai đoạn đƣợc sắp xếp theo trình tự sau đây:
Giai đoạn 1: Tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán.
Bắt đầu của chu kỳ mua hàng hoá, tài sản và thanh toán là từ kế hoạch mua hàng đã đƣợc lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt hay từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu sử dụng tài sản, vật tƣ, hàng hoá hay dịch vụ (bộ phận trực tiếp sản xuất thƣờng đề nghị mua tài sản, vật tƣ …Bộ phận văn phòng đề nghị mua dịch vụ, sửa chữa…). Các đơn đề nghị mua hàng phải đúng thực tế và phải đƣợc phê duyệt, kế hoạch mua hàng phải đƣợc xây dựng trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đƣợc duyệt.
Căn cứ vào kế hoạch mua và giấy đề nghị mua hàng đã đƣợc lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt, bộ phận chức năng (phòng vật tƣ ) của doanh nghiệp phải tiến hành xử lý đơn đề nghị mua hàng và triển khai, thực hiện kế hoạch mua hàng. Công việc đầu tiên của bộ phận này là phải lên đƣợc đơn đặt mua hàng.
Từ đơn đặt mua hàng, bộ phận chức năng (phòng vật tƣ) của doanh nghiệp xúc tiến công việc mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị trƣờng và khả năng cung cấp của ngƣời bán thông qua phiếu báo giá và hệ thống các chính sách bán hàng, chính sách khuyến mại, chiết khấu… của bên bán. Thông qua việc khảo sát thị trƣờng phải tìm ra đƣợc ngƣời bán có lợi nhất cho doanh nghiệp về mọi mặt, nhƣ về giá cả, về số lƣợng, chất lƣợng, thời hạn và địa điểm giao nhận hàng. Sau khi đã tìm và lựa chọn đƣợc ngƣời bán, hai bên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến chấp nhận phải trình lãnh đạo doanh nghiệp ký duyệt.
Ở gia đoạn này khả năng hàng hóa đƣợc mua với mục đích cá nhân hoặc các điều khoản trong hợp đồng không đƣợc thỏa thuận có lợi nhất
40
Giai đoạn 2: Nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ và kiểm nghiệm
Căn cứ vào hợp đồng mua bán đã ký kết về số lƣợng, chất lƣợng, giá cả và thời hạn giao hàng, bên bán làm giấy báo nhận hàng và thông báo cho bên mua.
Trong khâu này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là phải tách biệt độc lập giữa bộ phận mua hàng, bộ phận vận chuyển và bộ phận kiểm nghiệm, kể cả tách biệt giữa kế toán và thủ kho.
Giai đoạn 3: Ghi nhận khoản nợ phải trả người bán.
Phiếu nhập kho vật tƣ do thủ kho chuyển lên và hoá đơn mua hàng do bộ phận đi mua hàng nộp vào là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, tổng hợp về vật tƣ và công nợ phải trả cho ngƣời bán. Khi nhận đƣợc các chứng từ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, kế toán phải kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu, so sánh số lƣợng, mẫu mã, chứng từ vận chuyển với thông tin trên đơn đặt mua hàng và báo cáo nhận hàng. Sau khi kiểm tra phải ghi ngay, kịp thời vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng đối tƣợng bán và các tài khoản vật tƣ, tài sản, hàng hoá mua vào. Trong khâu này, quá trình kiểm soát đặt ra là phải đảm bảo tính độc lập (bất kiêm nhiệm) giữa kế toán vật tƣ, thủ quĩ, thủ kho và bộ phận vật tƣ.
Giai đoạn 4: Xử lý, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ
Căn cứ vào thời hạn thanh toán trong hợp đồng, doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho ngƣời bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Sau khi đã có phiếu chi hợp lệ hoặc giấy báo nợ ngân hàng, kế toán phải ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải trả theo đúng đối tƣợng bán hàng, đúng chuyến hàng và đúng chứng từ, hoá đơn đƣợc thanh toán.
Trong chức năng này, quá trình kiểm soát nội bộ chỉ đƣợc đảm bảo khi ngƣời ký duyệt phải đúng thẩm quyền, phải tách biệt chức năng kế toán với chức năng ký duyệt, qui trình thanh toán phải đúng trình tự.