- Hệ số nợ (Ý kiến nhận xét về sử dụng đòn bẩy tài chính của Công ty).
d Khảo sát các khả năng sai phạm khác
7.2.2 Nguồn tài liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho. Hệ thống này cung cấp những thông tin về lƣợng hàng tồn kho có trong tay, những thông tin về mua, bán hàng tồn kho cũng nhƣ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho. Hệ thống này bao gồm tất cả các chứng từ, sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái vào các báo biểu liên quan để theo dõi hàng tồn kho kể từ khi mua, đem nhập kho, rồi qua chế biến trở thành thành phẩm và đem đi tiêu thụ.
Trong hạch toán hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn phƣơng pháp kiểm kê định kỳ hoặc kê khai thƣờng xuyên tùy thuộc vào đặc thù kinh tế doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc áp dụng phƣơng phát kê khai thƣờng xuyên trong hạch toán hàng tồn kho càng trở nên dễ dàng hơn. Do vậy, phần lớn các doanh nghiệp đều áp dụng phƣơng pháp này trong hạch toán hàng tồn kho.
Việc sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đối với hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp kiểm soát tình hình hàng tồn kho một cách chặt chẽ, tránh dữ trữ thừa không cần thiết làm tăng chi phí lƣu kho và giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh hoặc hạn chế việc dự trữ thiếu hàng tồn kho có thể gây ách tắc sản xuất, thiếu hàng cho tiêu thụ cũng làm giảm hiệu quả cho sản xuất kinh doanh.
Một hệ thống sổ sách kế toán đơn giản có thể chỉ theo dõi hàng tồn kho về mặt số lƣợng. Còn đối với hệ thống kế toán phức tạp hơn đồi hỏi phải theo dõi hàng tồn kho cả về mặt số lƣợng và giá trị đối với tất cả các loại hàng tồn kho; phải có đầy đủ hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp và phải thƣờng xuyên đƣợc đối chiếu định kỳ giữa sổ sách chi tiết với tổng hợp cũng nhƣ giữa sổ sách với thực tế kiểm kê.
Trong hệ thống kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí cũng là một bộ phận của hệ thống đó. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, một hệ thống kế toán chi phí đầy đủ và thích hợp là tối cần thiết để theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; để xác định nội dung và giá trị của sản phẩm dở dang; và để tính toán xác định giá thành sản phẩm hoàn thành nhập kho. Hệ thống này phải làm nhiệm vụ cụ thể nhƣ:
- Xác định giá chi phí nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong sản xuất theo phƣơng pháp đã thiết lập;
- Xác định giá chi phí nhân công trực tiếp đƣợc phân bổ cho sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành;
- Theo dõi các khoản phế liệu và những thiệt hại trong quá trình sản xuất;
- Tính chi phí sản xuất chung và phân bổ chung cho các đối tƣợng chị phí theo một tỉ lệ hợp lý;
- Đánh giá sản phẩm dở dang và xác định giá thành sản phẩm dựa trên các căn cứ phù hợp;
95
Rất nhiều doanh nghiệp thiết lập một hệ thống các chi phí định mức nhằm phát hiện các nguyên nhân của sự thiếu hiệu quả cũng nhƣng thất thoát thông qua việc so sánh chi phí định mức với chi phí thực tế. Hệ thống này làm tang tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ và làm cho thông tin về hàng tồn kho đáng tin cậy hơn cũng nhƣ đảm bảo đƣợc tài sản của doanh nghiệp khỏi bị lãng phí.
Phƣơng pháp tiếp cận kiểm toán của kiểm toán viên đối với hàng tồn kho phụ thuộc vào sự tồn tại và độ tin cậy của hệ thống kế toán đối với hàng tồn kho. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan tới kế toán hàng tồn kho chỉ đƣợc thực hiện khi hệ thống đó tồn tại. Trông tất cả các cuộc kiểm toán việc đạt đƣợc sự hiểu biết về hệ thống kế toán hàng tồn kho của khách hàng chiếm vị trí quan trọng trong quá trình kiểm toán của kiểm toán viên. Để làm đƣợc điều đó, kiểm toán viên cần phải xác định rõ các chính sách kế toán mà đơn vị áp dụng và từ đó khẳng định đƣợc các thủ tục mà đơn vị đã áp dụng trong khi hạch toán hàng tôn kho có tuân thủ các chính sách đó không và tính nhất quán của các chính sách đó với các yêu cầu của chuẩn mực kế toán chung đƣợc thừa nhận về hàng tồn kho.