- Hệ số nợ (Ý kiến nhận xét về sử dụng đòn bẩy tài chính của Công ty).
d Khảo sát các khả năng sai phạm khác
88 Đối với những cơ sở dẫn liệu của Chu kỳ mua sắm mà kiểm toán viên có xu hƣớng
Đối với những cơ sở dẫn liệu của Chu kỳ mua sắm mà kiểm toán viên có xu hƣớng đánh giá rủi ro kiểm toán ở mức thấp, kiểm toán viên phải đạt đƣợc sự hiểu biết về các hoạt động kiểm soát bổ sung và thực hiện các thử nghiệm kiểm toán bổ sung. Những hoạt động kiểm soát và các thủ tục kiểm tra hệ thống kiểm soát có liên quan đƣợc xem xét chi tiết trong những phần tiếp theo đây.
Hoạt động kiểm soát nội đối với các nghiệp vụ mua sắm và thanh toán
Trong phần này, chúng ta xem xét hoạt động kiểm soát của một đơn vị có liên quan tới các mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với các nghiệp vụ mua sắm. Kiểm toán viện thƣờng bặt đầu bằng việc nhận diện mốt số các tài liệu và những ghi chéo chủ yếu đƣợc sử dụng trong qua trình xử lý các nghiệp vụ đối với các tài khoản có liên quan trong chu kỳ. Tiếp đến, chúng ta sẽ nhận diện và giải thích những chức năng chủ yếu có liên quan tới xử lý và ghi chép hoạt động mua sắn hàng hoá, dịch vụ. Việc xem xét các chức năng bao gồm tìm hiểu cách thứ các thủ tục kiểm soát kết hợp với nhay nhằm giảm rủi ro sai phạm trong các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính, chịu ảnh hƣởng bới các nghiệp vụ mua sắm. Trong số các hoạt động kiểm soát đƣợc xem xét trong Chu kỳ, chúng có liên quan tới: sự phân chia trách nhiệm, kiểm soát vật chất và các hoạt động kiểm soát ứng dụng máy tính. Những vấn đề cụ thể có liên quan tới kiểm soát nội bộ trong Chu kỳ đƣợc trình bày bao gồm:
Thứ nhất: Tài liệu và ghi chép phổ biết trong chu kỳ
Những tài liệu và ghi chép phổ biến liên quan tới chu kỳ mua sắm đƣợc chi ra dƣới đây. Trong những trƣờng hợp cụ thể của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử thì mẫu tài liệu hoặc file dữ liệu có thể đƣợc thay đổi. Đối với những công ty sử dụng hệ thống dữ liệu điện tử, những ghi chép về nghiệp vụ đƣợc lƣu trữ trong file dữ liệu và chúng rất quan trọng đối với kiểm toán viên để nắm bắt những tài liệu chủ yếu phục vụ cho việc đánh giá thông tin trong hệ thống và tìm hiểu chúng liên kết với nhau nhƣ thế nào. Những tài liệu và ghi chép dƣới đây đƣợc sử dụng hầu hết trong kế toán của đơn vị:
Yêu cầu mua: tài liệu đƣợc lập bởi bộ phận sử dụng (nhƣ bộ phận sản xuất) để đè
nghị mua hàng hoá và dịch vụ;
Lệnh mua: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đƣợc gửi cho ngƣời cung cấp
hàng để báo cáo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ để đề xuất;
Phiếu giao hàng: tài liệu đƣợc chuẩn bị bởi ngƣời cung cấp hàng. Phiếu giao nhận
thƣờng đƣợc ký nhận bởi khách hàng để chỉ ra hàng hoá đã đƣợc nhận;
Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận đƣợc của ngƣời cung cấp hàng, đề nghị thanh toán
cho các hàng hoá dịch vụ đã đƣợc chuyển giao. Một hoá đơn mua phải bao gồm các chi tiết sau: Miêu tả các mặt hàng mua; Số lƣợng các mặt hàng; Giá đơn vị; Thành tiền; Gỉam giá (nếu có); Ngày và các điều kiện thanh toán; Thuế VAT và các loại thuế khác;
Nhật ký mua: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi li các
khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, tùng cái một, cùng với việc chỉ ra tên ngƣời cung cấp hàng, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó;
89
Sổ cái người cung cấp hàng: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi ngƣời cung
cấp hàng. Tổng số của tài khoản ngƣời cung cấp phải bằng khoản tiền ghi ở dòng ngƣời cung cấp trong sổ cái chung;
Trích tài khoản người cung cấp hàng: báo cáo nhận đƣợc của nhà cung cấp hàng
(thƣờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chƣa thanh toán vào một ngày đặc biệt;
Thứ hai: Các chức năng của chu kỳ mua sắm
Qúa trình xử lý các nghiệp vụ mua sắm trong chu kỳ mua sắm liên quan tới những chức năng cơ bản sau đây:
Một là, Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ: Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ lập bới công ty khách hàng là điểm khởi đầu của Chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn qui định phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của công ty. Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hóa và dịch vụ đƣợc mua theo các mục đích đã đƣợc phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua qua nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua các nhau cần hoạt động thƣờng xuyên nhƣ hàng tồn kho ở mức này và mua các tài sản vốn hoặc các mục tƣơng tự ở một mức khác. Thí dụ: các lần mua tài sản thƣờng xuyên vƣợt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị; các mặt hàng đƣợc mua tƣơng đối không thƣờng xuyên(nhƣ các chế độ bảo hiểm và các hợp đồng dịch vụ dài hạn) thì đƣợc phê chuẩn bằng các viên chức nhất định; vật tƣ và những dịch vụ có giá trị thấp hơn giá trị quy định thì đƣợc phê chuẩn bởi đốc công và trƣờng phòng,.. Sau khi việc mua đã đƣợc phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa dịch vụ. Một đơn đặt hàng đƣợc gửi cho ngƣời bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, đƣợc giáo vào một ngày qui định. Đơn đặt hàng này là một chứng từ hợp pháp nó đƣợc xem nhƣ một đề nghị để mua hàng. Đối với hầu hết các mặt hàng thông thƣờng, đơn đặt mua đƣợc dung để chỉ rõ lời đề nghị này.
Hai là, Nhận hàng hóa hay dịch vụ: Việc nhận hàng hóa của công ty khách hàng từ ngƣời bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thùa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhậndđƣợc, quá trình kiểm toán thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lƣợng, thời gian đề và điều kiện. Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đƣa ra một báo cáo nhận hàng nhƣ một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thƣờng đƣợc gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo thông tin cần thiết.
Để ngăn ngừa sự mất cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng đƣợc di chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng sổ sách kế toán sẽ phải ghi lại quá trình chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa đƣợc chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất.
90
Ba là, Ghi nhận các khoản nợ từ người bán: Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và dịch vụ nhận đƣợc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Kế toán các khoản phải trả thƣờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các khoản phải trả.(Khi kế toán Các khoản phải trả nhận đƣợc hóa đơn của ngƣời bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lƣợng, phƣơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua và khi nào áp dụng đƣợc, với báo cáo nhận hàng. Thƣờng thì các phép nhân và các phép cộng tổng đƣợc kiểm tra và đƣợc ghi vào hóa đơn).
Bốn là, Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán: Đối với hầu hết các công ty, các biên lai do kế toán các khoản phải trả lƣu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thƣờng đƣợc thực hiện bằng ủy nhiệm chi hặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà bản gốc gửi cho ngƣời thanh toán, một bản sao đƣợc lƣu lại trong hồ sơ theo dõi ngƣời đƣợc thanh toán. Trong hầu hết các trƣờng hợp, các ngân phiếu thanh toán đƣợc ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhƣng đôi khi ghi một hồ sơ bằng số của các phiếu chi đƣợc lƣu trữ có tác dụng nhƣ một sổ nhật ký chi tiền mặt.
Đánh giá rủi ro kiểm soát và thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Kiểm toán viên cần có sự hiểu biết nhất định về chu kỳ để lập kế hoạch kiểm toán. Điều này có nghĩa là kiểm toán viên cần phải có sự hiểu biết đủ để có thể nhận diện các loại sai phạm tiềm tang, xem xét các nhân tố ảnh hƣởng rủ ro tại sai phạm trọng yếu và thiết kế các thử nghiệm cơ bản. Nếu kiểm toán viên lập kế hoạch để đánh giá rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dẫn liệu ở mức thấp thì kiểm toán viên cần đạt đƣợc sự hiểu biết tốt về các thủ tục kiểm soát đối với những cơ sở dẫn liệu ấy. Đây là nội dung quan trọng có ảnh hƣởng tới chất lƣợng các thử nghiệp cơ bản sau này.
Để đạt đƣợc những hiểu biết về các nhân tố của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có thể sử dụng kinh nghiệm từ các cuộc kiêm toán trƣớc với khách hàng, thẩm vấn, quan sát và kiểm tra các tài liệu. Chẳng hạn, kiểm toán viên có thể phỏng vấn về các thủ tục xử lý các đơn hàng, quan sát các thủ tục nhận hàng, kiểm tra các chứng từ và tài liệu bổ trọ trong bộ phận thanh toán. Trong trƣờng hợp nay, kiểm toán viên nên sử dụng hệ thống bảng câu hỏi và các lƣu đồ để đạt đƣợc sự hiểu biết về hệ thống kiểm toán.
Các thủ tục kiểm tra hệ thống kiểm soát cũng cấp phƣơng diện cho việc xác định tính hiệu quả của những hoạt động kiểm soát. Việc kiểm toán viên mở rộng việc xem xét các nhân tố liên quan tới việc đánh giá rủi ro kiểm soát đối với một cơ sở dẫn liệu nhất định và dựa vào chiến lƣợc kiểm toán. Rủi ro tiềm tang đối với các nghiệp vụ mua sắm thƣờng đƣợc xem xét ở mức tối đa hoặc cao vì: Chu kỳ mua sắm có ảnh hƣởng tói nhiều chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của đơn bị; Khả năng các tài sản bị biển thủ trong chu kỳ là rất lớn. Kiểm toán viên cũng nên xem xét kết quả của thủ tục phân tích để xác định các mức rủi ro đƣợc đánh giá trong lập kế hoạch và rủi ro của các kiểm toán chi tiết.
Nếu kiểm toán viên có kế hoạch đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức trung bình hoặc cao thì kiểm toán viên có thể sử dụng hiểu biết về tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát đã có trong khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Kiểm toán viên có thể