Đối với quản trị viên bán hàng, có 4 loại dữ liệu quan trọng là: doanh số, chi phí, những cuộc chào hàng và khách hàng / thị trường.
a) Doanh số: Doanh nghiệp cần định nghĩa chính xác về doanh số bán hàng,
doanh số có thể được xác định theo các cách sau: • Đã viết hóa đơn bán hàng
• Đã giao hàng
• Khách hàng đã chấp nhận mua • Khách hàng đã trả tiền đầy đủ
Tổng doanh số cần phải được điều chỉnh trước khi phân tích bằng việc loại bỏ những đơn hàng bị hủy, mức trợ giá cho hàng hóa hư hại, thay đổi kích cỡ đóng gói và giá cả trong kỳ...
b) Chi phí: Dữ liệu chi phí đến từ ba nguồn: báo cáo chi tiêu của nhân viên
bán hàng, chi lương cho nhân viên bán hàng, chi cho hoạt động điều hành bán hàng. Dữ liệu chi phí nên được xác định cho mỗi hành vi, mỗi khu vực doanh số hoặc mỗi nhân viên bán hàng. Các phi phí này sẽ kết hợp với tổng doanh số để có thể tính tốn lợi nhuận theo từng khu vực một cách dễ dàng.
Các loại dữ liệu chi phí cần thu thập bao gồm:
- Chi phí cố định: là những chi phí khơng đổi khi doanh số thay đổi trong một thời gian ngắn.
- Chi phí biến đổi: Là những khoản chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động, doanh số thay đổi.
- Chi phí kiểm sốt được: Là những khoản chi phí dưới sự điều khiển trực tiếp của quản lý bán hàng hoặc của nhân viên bán hàng và có thể dự trù được.
- Chi phí khơng kiểm sốt được: Những cho phí mà quản lý bán hàng khơng điều khiển trực tiếp, khơng thể dự trù được.
- Chi phí trực tiếp: những khoản chi phí ảnh hưởng trực tiếp lên giá thành sản phẩm.
sản phẩm.
c) Những cuộc chào hàng: Thông tin về những cuộc chào hàng phải được thể
hiện dưới dạng dữ liệu phục vụ cho phân tích bán hàng, ví dụ: số cuộc chào hàng đã thực hiện, số cuộc chào hàng thành cơng, các kiểu chào hàng và đặc tính khách hàng.
d) Thông tin khách hàng/ thị trường: Thông tin này sẽ được thu nhận từ cả 2
nguồn bên trong và bên ngồi cơng ty. Dữ liệu bên trong có thể lấy từ đánh giá khả năng cạnh tranh của công ty cũng như các nghiên cứu thị trường do nhân viên bán hàng thực hiện. Dữ liệu bên ngồi có thể có từ các công ty nghiên cứu thị trường, các tổ chức hiệp hội hay những số liệu của chính phủ.