Câc tổ chức tồn tại trong môi trường liín tục thay đổi, chính vì vậy rất cần sự năng động của tổ chức. Ngăy nay nhă quản trị luôn phải đương đầu với sự phât triển của công nghệ mới, sự
thđm nhập của câc đối thủ cạnh tranh trín thị trường, tốc độ lạm phât gia tăng, sự biến động về
năng suất. Do đó, phât triển câc nhă quản trị vă nhđn viín lă tiến trình được coi trọng vă tiến hănh liín tục trong hầu hết câc công ty thănh công.
Phât triển quản trị nín được hoạch định vì nó cần câch tiếp cận hệ thống, phât triển chương trình, vă sự huy động câc nguồn lực (người đăo tạo, người tham gia, phương tiện hỗ trợ
giảng dạy). Nó liín quan đến cả hệ thống hay đơn vị.
1. Kỹ thuật phât triển câ nhđn
Một câch để phđn loại kỹ thuật phât triển lă dựa trín nền tảng mục tiíu mă chúng ảnh hưởng. Có ba loại mục tiíu chính: (1) câ nhđn, (2) nhóm, vă (3) tổ chức. Thiết lập mục tiíu được thiết kế để cải thiện khả năng câ nhđn để tạo lập vă đạt mục tiíu. Hiệu chỉnh hănh vi lă việc sử
dụng việc học câ nhđn thông qua củng cố. Xđy dựng nhóm chú trọng văo nhóm vă mục tiíu quản trị chất lượng toăn diện (TQM).
a. Thiết lập mục tiíu
Mục tiíu lă đích của hănh động; nó lă điều mă một người cố gắng đạt được. Lấy ví dụ, nỗ
lực để bân nhiều sản phẩm hơn, cải thiện sự thoả mên của khâch hăng với dịch vụ, giảm thiểu tỷ
lệ vắng mặt trong phòng xuống 5% lă những mục tiíu.
Thiết lập mục tiíu lă tiến trình công nhận một văi lợi ích thực tế. Câc mục tiíu quan trọng vă định hướng của câ nhđn lă những định hướng chính của hănh vi. Đó lă “Một trong số câc phẩm chất được quan sât thông thường của hănh vi định hướng lă tiếp tục đi cho đến khi nó hoăn tất”. Khi một người bắt đầu lăm việc gì (ví dụ một công việc, một dự ân mới), anh ấy hoặc cốấy cứ thúc đẩy cho đến khi đạt được mục tiíu. Định hướng đóng một vai trò chính yếu trong việc thiết lập mục tiíu. Tầm quan trọng của câc mục tiíu sẽ lý giải câc hănh vi thúc đẩy. Mục tiíu căng thâch thức thì sẽ cho kết quả thực hiện cao nếu mục tiíu được câ nhđn chấp nhận.
9 Tiến trình thiết lập mục tiíu
Câc đặc tính của mục tiíu lă đặc trưng, thử thâch vă tăng cường. Đặc trưng lă cấp độ
chính xâc có thểđịnh lượng được của mục tiíu. Cường độ liín quan đến tiến trình thiết lập mục tiíu hoặc xâc định lăm thế năo đểđạt được nó. Ngăy nay, cường độ không được nghiín cứu rộng rêi, mặc dầu câc vấn đề liín quan đê được xem xĩt trong một văi nghiín cứu. Cam kết lă tất cả nỗ
lực được sử dụng đểđạt được mục tiíu.
Câc bước chính trong thiết lập mục tiíu lă: (1) chẩn đoân; (2) chuẩn bị nhđn sự cho thiết lập mục tiíu bằng việc gia tăng câc tương tâc nhđn sự, truyền thông, đăo tạo vă câc kế hoạch hoạt
động.; (3) nhấn mạnh câc đặc tính của mục tiíu mă câc nhă quản trị vă cấp dưới nín hiểu; (4) thực hiện câc khảo sât kịp thời để có sự hiệu chỉnh cần thiết trong việc thiết lập mục tiíu; vă (5)xem xĩt lại lần cuối để kiểm tra câc mục tiíu được thiết lập, được điều chỉnh vă hoăn thănh. Mỗi một bước năy cần được hoạch định vă thực hiện kỹ căng nếu coi thiết lập mục tiíu lă kỹ
Câc nghiín cứu đê chỉ ra rằng câc mục tiíu cụ thể cho kết quả thực hiện cao hơn mục tiíu mơ hồ chẳng hạn như “ Lăm hết sức của bạn”. Một văi thử nghiệm sử dụng nhđn viín thư ký, nhđn viín bảo trì, nhđn viín marketing, lâi xe, kỹ sư, nhđn viín đânh mây vă công nhđn sản xuất so sânh mục tiíu cụ thể với mục tiíu “Lăm hết sức của bạn”. Câc mục tiíu cụ thể dẫn đến việc thực hiện tốt hơn mục tiíu mơ hồ.
9 Hạn chế của thiết lập mục tiíu
Có một văi lý do trânh nĩ thiết lập mục tiíu hoặc trở nín quâ hăng hâi về chúng. Một văi quản trị gia vă nhă nghiín cứu đê tìm thấy câc điều sau:
• Thiết lập mục tiíu lă khâ phức tạp vă khó khăn để duy trì.
• Thiết lập mục tiíu lă thích hợp, tốt cho câc công việc đơn giản - thư ký, nhđn viín
đânh mây, tiều phu vă câc kỹ thuật viín- nhưng nó không cho câc công việc hoăn tất. Thiết lập mục tiíu với câc công việc mă mục tiíu không dễ đo lường( víï dụ như
giảng dạy, y tâ, kỹ sư, kế toân) đê tạo ra một văi vấn đề, khó khăn.
• Thiết lập mục tiíu thúc đẩy câc hoạt động. Thiết lập mục tiíu thấp để tìm kiếm kết quả tốt sau đó lă một câch mă cấp dưới âp dụng để trânh việc không hoăn thănh mục 1. Xâc định mục tiíu dăi vă
ngắn hạn của tổ chức
Phđn tích tổ chức
Thảo luận Ghi chĩp
Phđn tích câc cuộc họp
Ra soât mục tiíu, sứ mạng, kế hoạch chiến lược Chẩn đoân tổ chức
2. Kiểm tra câc yíu cầu công việc, tiíu chuẩn công việc vă sự thay đổi trong công việc
Phđn tích công việc
Quan sât Bản cđu hỏi Xem xĩt thực hiện
Sự kiín điển hình
3. Xâc định câc hănh vi cần thiết để thực hiện công việc vă tiíu chuẩn thực hiện
Phđn tích nguồn nhđn lực
Quan sât Ghi chĩp
Sự kiện điển hình
4. Phât triển câc mục tiíu hănh vi cần đạt được thông qua chương trình phât triển
Mục tiíu được sử dụng trong việc đânh giâ mức độ thănh công của chương trình
tiíu. Nhă quản trị âp dụng câch thiết lập mục tiíu ban đầu mă thông thường lă không
đạt được vă sau đó tìm hiểu câch thức cấp dưới phản ứng lại.
• Thiết lập mục tiíu lă một câch kiểm tra nhđn viín khâc. Nó lă công cụ kiểm soât để
quản lý việc thực hiện.
• Hoăn thănh mục tiíu trở thănh nỗi âm ảnh. Trong một văi trường hợp, người thiết lập mục tiíu trở nín bị âm ảnh bởi việc hoăn thănh mục tiíu của họ mă thờơ câc lĩnh vực quan trọng khâc của công việc.
Dưới câc điều kiện thích hợp, thiết lập mục tiíu có thể lă một kỹ thuật có tâc động mạnh
để thúc đẩy nhđn viín. Khi được sử dụng chính xâc, được quản lý kỹ căng vă được hỗ trợ bởi nhă quản trị, nó có thể cải thiện sự thực hiện. Mức khó khăn của mục tiíu vă sự chấp nhận mục tiíu lă hai đặc tính mă nhă quản trị cần xem xĩt. Nhă quản trị thu hút được nhđn viín trong việc thiết lập vă đạt được mục tiíu nhất lă câc mục tiíu thử thâch có thể dẫn đến sựđộng viín mạnh mẽ nhđn viín.
b. Hiệu chỉnh hănh vi
Hiệu chỉnh hănh vi tổ chức lă thuật ngữ chung lă thiết kế, tạo ra “hệ thống củng cố câc hănh vi được tổ chức mong đợi vă không củng cố hoặc trừng phạt câc hănh vi tổ chức không muốn”.
9 Câc nguyín tắc của điều kiện tâc nhđn hoạt động
Một văi nguyín tắc của điều kiện tâc nhđn hoạt động có thể giúp đỡ nhă quản trị cố gắng
ảnh hưởng đến hănh vi. Củng cố lă nguyín tắc bín ngoăi quan trọng bậc nhất của việc học. Thông thường, động viín lă tâc nhđn bín trong của hănh vi, trong khi củng cố lă tâc nhđn bín ngoăi. Sự củng cố tích cực bao gồm bất cứđiều gì kể cả việc gia tăng câc đâp ứng vă tạo ra sự lặp lại câc hănh vi vă tạo ra sự củng cố. Nếu không có sự củng cố, nhấn mạnh, sự đo lường hiệu chỉnh hănh vi không thể thực hiện.
Nhă quản trị thường sử dụng câc tâc nhđn tích cực (positive reinforcement) đểđiều chỉnh hănh vi.Đôi khi, sự nhấn mạnh tích cực được nói trước; trong một văi trường hợp khâc, người ta không hiệu chỉnh hănh vi theo chỉ dẫn mong đợi, bởi vì việc thực hiện, hoăn tất sự nhấn mạnh một câch tình cờ. Khi sự củng cố không được tạo ra liín tục bởi nhă quản trị, hănh vi mong đợi sẽ không xảy ra. Cũng vậy, sự nhấn mạnh được tạo ra sau khi câc hănh vi mong đợi xảy ra thì sẽ
lăm giảm khả năng lặp lại câc hănh vi năy.
Tâc động tiíu cực (negative reinforcement) liín quan đến việc gia tăng mức độ thường xuyín câc đâp ứng tiếp sau việc loại bỏ tức thời nhđn tố sau đâp ứng đó. Một sự kiện được gọi lă tâc nhđn tiíu cực nếu sự loại bỏ nó sau khi thực hiện lăm gia tăng sự thực hiện hănh động đó. Một ví dụ cho tâc nhđn tiíu cực lă việc tiếp tục bật điều hoă nhiệt độ khi mùa hỉ nóng đê đi qua.
Sự trừng phạt (punishment) lă sự phí phân một hănh vi cụ thể. Giâo sư trừ 10 điểm cho những ai nộp băi trễ lă sử dụng câch năy. Khi dùng sự trừng phạt lă muốn gởi thông điệp không nín lăm một văi điều năo đó. Nó lă một phương phâp được tranh luận nhiều nhất trong việc hiệu chỉnh hănh vi. Một văi người tin rằng sự trừng phạt lă đối lập đến tưởng thưởng vă lă câch hiệu quả trong việc thay đổi hănh vi.
Hiệu chỉnh hănh vi dựa trín giả định rằng hănh vi lă quan trọng hơn câc tâc nhđn tđm lý như nhu cầu, động cơ, vă giâ trị. Vì vậy, nhă hănh vi học như B. F. Skinner chú trọng văo câc hănh vi cụ thể , không chú trọng văo câc nhđn tố không nhìn thấy được, chẳng hạn như “sự kính trọng”. Câc hănh vi riíng rẽ vă có thể phđn biệt được lă quan trọng để xđy dựng bất kỳ một kế
hoạch điều chỉnh hănh vi năo hướng đến hiệu chỉnh vấn đề về thực hiện. Sự âp dụng mô hình
điều chỉnh hănh vi trong tổ chức theo tiến trình giải quyết vấn đề gồm 5 bước như sau (thông qua hình) :
1. Nhă quản trị phải xâc định vă định nghĩa câc hănh vi cụ thể. Một hănh vi được định vị
khi nó có thểđược quan sât vă ghi chĩp. Đối với hănh vi được xâc định lă quan trọng, phải trả lời hai cđu hỏi sau: (1) Nó có thể được nhận thấy không? (2) Nó có thểđược
đo lường không?
2. Nhă quản trị phải đo lường hoặc đếïm tần suất xuất hiện hănh vi được xâc định. Việc năy cung cấp cho nhă quản trị bức tranh rõ răng về cường độ của hănh vi ở thực tại, hoặc trước sự thay đổi.
3. Quản trị viín tiến hănh phđn tích ABCs về hănh vi- một tiến trình còn được gọi lă phđn tích chức năng hănh vi. Thomas Connellan đê xđy dựng mẫu phđn tích thực hiện
để tìm nguyín nhđn của vấn đề.
4. Ba bước đầu tiín trong việc âp dụng chương trình điều chỉnh hănh vi tạo ra giai đoạn cho điều chỉnh thực sự.
5. Bước 5 liín quan đến việc đânh giâ.
Phản hồi để thay đổi
Xâc định hănh vi cụ thể
Đo lường, tính vă trình băy câc điểm chính cho hănh vi điển hình
Tiến hănh phđn tích ABC
(Tiền đề-Hănh vi-Tính nhất quân) Kế hoạch hănh động vă câc chiến lược. Tâc nhđn tích cực
Tâc nhđn tiíu cực Trừng phạt
Đânh giâ hănh vi cụ thể so sânh so sânh với ranh giới (tiíu chuẩn) sau khi thực hiện
2. Kỹ thuật phât triển nhóm
Một số lượng lớn kỹ thuật phât triển cải thiện tính hiệu quả của nhóm, chẳng hạn như tư
vấn tiến trình, thông tin phản hồi từ khảo sât, vă xđy dựng nhóm. Xđy dựng nhóm lă tiến trình phât triển mă qua đó giúp đỡ hoặc chuẩn bị cho câc thănh viín của tổ chức lăm việc hiệu quả hơn hoặc có kết quả hơn trong câc nhóm. Nó được thiết kế để gia tăng kỹ năng lăm việc nhóm, giao tiếp truyền thông, vă khả năng ảnh hưởng đến người khâc.
Sự thănh công của tổ chức tuỳ thuộc văo sự hợp tâc của câc thănh viín trong tổ chức. Do vậy, nhóm lăm việc phải lăm việc trong sựû hoă hợp nhất thời hoặc vĩnh cửu. Trong một tổ chức, xđy dựng nhóm theo câc mẫu sau:
1. Hội thảo kỹ năng nhóm. Câc nhóm sản xuất trong công ty tiến hănh cuộc hội thảo bao gồm câc băi tập kinh nghiệm khâc nhau.
2. Thu thập thông tin. Đặc tính vă dữ liệu công việc được thu thập từ tất cả câc nhóm (từng câ nhđn).
3. Đối chiếu. Nhă tư vấn giới thiệu dữ liệu cho câc nhóm. Nó được thảo luận, vă vấn đề được phđn loại. Thứ tựưu tiín được thiết lập cho mỗi nhóm.
4. Kế hoạch hănh động. Câc nhóm phât triển, xđy dựng câc kế hoạch thăm dò riíng để
giải quyết vấn đề.
5. Xđy dựng nhóm. Câc nhóm lín kế hoạch cuối cùng để giải quyết tất cả câc vấn đề được xâc định trong bước 4 vă xem xĩt hănh lang để vượt qua.
6. Xđy dựng nhóm giữa câc nhóm. Câc nhóm mă phụ thuộc lẫn nhau thiết lập kế hoạch
được chấp nhận giữa câc nhóm.
3. Kỹ thuật phât triển tổ chức
Quản trị chất lượng toăn diện (TQM) lă triết lý, tiến trình, tập hợp câc nguyín tắc nhằm cung cấp cho tổ chức câc điều cần thiết để tiếp tục, lần lượt cải thiện tính hiệu quả. TQM liín quan đến mọi người trong tổ chức trong việc xđy dựng vă phât triển tiến trình mă định hướng văo khâch hăng, linh hoạt vă thuận lợi để cải thiện chất lượng của mọi hoạt động vă chức năng của tổ
chức.