II. TIẾN TRÌNH PHĐN TÍCH CÔNG VIỆC
3. Giai đoạn III: Thu thập vă phđn tích dữ liệu.
a. Thu thập thông tin
Khía cạnh quan trọng đầu tiín của thu thập thông tin công việc lă phải lăm cho tổ chức sẵn săng. Thứ hai, nhă phđn tích phải nhận thức được nguồn sai lệch có thể tâc động đến tính chính xâc của dữ liệu được thu thập. Cuối dùng, nhă phđn tích phải đảm bảo rằng câc phỏng vấn, nếu sử dụng phải được tiến hănh theo một câch thức thănh thạo, câc bản cđu hỏi phải được thiết lập với đầy đủ thông tin cần thiết cho từng loại công việc cần phđn tích, vă phải đảm bảo rằng đê kiểm nghiệm thực tế trước khi sử dụng thu thập thông tin.
b. Lăm cho tổ chức sẵn săng
Trước khi thu thập thông tin nhă phđn tích công việc phải chắc chắn rằng câc thănh viín của tổ chức hiểu được vă cam kết với dự ân. Đểđạt được điều năy, nhă phđn tích có thể sử dụng câc chỉ dẫn sau:
1. Lăm cho quản trị cấp cao tham dự văo từ bước đầu tiín của dự ân phđn tích công việc. Giới quản trị cấp cao phải thông bâo cho nhđn viín vă khuyến khích họ hỗ trợ cho dự
ân, mục đích vă lợi ích mă dự ân sẽ mang lại cho tổ chức.
2. Hợp tâc tất cả hoạt động liín quan đến dự ân phđn tích công việc thông qua bộ phận quản trị nguồn nhđn lực của tổ chức.
3. Trước khi nói với bất cứ nhđn viín năo, cần lăm cho nhă quản trị trực tiếp biết về lý do nói chuyện vă đạt được sự chấp thuận của họ
4. Cung cấp cho tất cả những người liín quan trong giai đoạn thu thập dữ liệu về mục
đích vă tính chất của dự ân phđn tích công việc. Cung cấp câc thông tin năy trước khi thu thập dữ liệu, vă củng cố nó trong suốt quâ trình thực hiện dự ân.
Vấn đề chính trong việc thu thập thông tin lă câc dữ liệu phải thể hiện một bức tranh xâc thực, đại diện vă cập nhật thường xuyín câc thông tin về công việc. Một nguồn sai lệch chính có thể xảy ra trong suốt giai đoạn thu thập thông tin có thể bắt nguồn từ thủ tục chọn mẫu để thu thập dữ liệu. Như chúng ta đê đề cập trong phần trước của chương, thu thập dữ liệu từ chính những người thực hiện công việc thực sự quan trọng vì những nhđn tố như giới tính vă kinh nghiệm của nhđn viín thực hiện công việc có thể ảnh hưởng đến câch thức mă công việc được miíu tả. Công việc cũng thay đổi qua thời gian. Ví dụ, hoạt động của một nông dđn trong vụ hỉ lă hoăn toăn khâc với câc hoạt động văo vụ giữa đông. Vì vậy phđn tích công việc nín đảm bảo phù hợp với câc thay đổi theo thời gian. Công việc của một thư ký, người đânh bâo câo bằng mây
đânh chữ trước đđy khâc biệt đâng kể so với thư ký đânh mây sử dụng câc chương trình xử lý văn bản bằng mây điện toân mới nhất. Công việc của nhđn viín bảo hiểm, có thể thay đổi mạnh nếu cơn bêo gầm rú khắp thănh phố, vì vậy thông tin thu thập được phải phản ânh câc tình huống thay
đổi năy để chúng có thể nhận thấy vă tương tâc với bức tranh chung của công việc. Bằng câch lấy mẫu nhđn viín, thời gian vă tình huống, nhă phđn tích công việc có thể giảm thiểu sai lệch về dữ
liệu vă đem lại một bức tranh chđn thực hơn về công việc.
d. Phđn tích dữ liệu công việc
Một khi câc dữ liệu định lượng về công việc đê được thu thập chúng ta phải sẵn săng để
phđn tích chúng. Nhă phđn tích công việc giỏi nín có một kiến thức rộng về thống kí, hoặc có khả năng lăm việc chặt chẽ với câc chuyín gia về câc phương phâp thống kí. Trước khi thu thập thông tin, nhă phđn tích nín quyết định loại quy trình phđn tích năo sẽ được sử dụng. Trừ phi những quyết định năy được thực hiện trước, nhă phđn tích có thể tìm thấy rằng câc dữ liệu thu thập được lă không tuđn theo quy trình phđn tích công việc muốn sử dụng.
Một khi dữ liệu đê được thu thập, nhă phđn tích nín tiến hănh kiểm tra tính đâng tin cậy của dữ liệu. “Tính đâng tin cậy” trong trường hợp năy liín quan tới tính đâng tin cậy nội bộ. Nếu dữ liệu công việc được thu thập từ nhiều nguồn khâc nhau (thí dụ một văi người thực hiện công việc), nhă phđn tích công việc nín kiểm tra để xâc định những nguồn năy có thống nhất với câc
đặc điểm của công việc hay không. Mức độ phù hợp thấp giữa câc nguồn dữ liệu sẽ chỉ ra một văi dạng sai lệch khâc nhau chính trong câc công việc xuất phât từ nguồn dữ liệu hiện có.
e. Bâo câo vă tâi kiểm tra dữ liệu công việc
Khi tất cả câc phđn tích đê được hoăn tất, nhă phđn tích phải chuẩn bị bâo câo kết quả. Bâo câo năy nín bao gồm mục đích vă phạm vi của dự ân, một bản tóm tắt câc phương phâp cụ
thểđược sử dụng vă tại sao chúng được sử dụng, sự diễn giải câc phđn tích được tiến hănh vă câc thông tin thu được, vă chiến lược mă thông tin thu thập được từ dự ân sẽ được sử dụng trong tương lai. Bâo câo nín được viết theo một mẫu dănh cho một nhă quản trị không có chuyín môn kỹ thuật về phương phâp phđn tích công việc có thể hiểu được.
Phần cuối cùng của tiến trình phđn tích công việc lă phải định kỳ tâi kiểm tra kết quả của dự ân phđn tích công việc. Vì công việc thường xuyín thay đổi, thông tin thu thập về công việc hôm nay có thể không xâc thực cho công việc của năm năm trước đđy. Vì vậy dữ liệu phải được cập nhật định kỳ để tương thích với sự thay đổi công việc. Mặc khâc, tổ chức có thể nhận thấy rằng việc lựa chọn, đăo tạo hoặc đânh giâ thănh tích nhđn viín thực hiện công việc cũng cần có những thay đổi.
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc lă bản liệt kí chính xâc vă súc tích những điều mă nhđn viín phải thực hiện. Nó cho ta biết nhđn viín lăm câi gì, lăm thế năo, vă câc điều kiện mă câc nhiệm vụđó
được thực hiện. Do đặc thù về quy mô, trình độ vă câch thức tổ chức của câc doanh nghiệp vă do mục đích phđn tích công việc khâc nhau nín trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc. Trong khi không có một mẫu chuẩn mực năo cho bản mô tả công việc, hầu hết những bản mô tả công việc hữu dụng vă được trình băy kỹđều chứa đựng những thông tin sau:
- Tín công việc. Tín công việc vă những thông tin giúp nhận dạng công việc.
- Bản tóm tắt. Bản trình băy ngắn gọn về mục đích của công việc vă đầu ra mong đợi từ
người lao động cũng như công việc.
- Thiết bị. Bản mô tả trình băy rõ răng về công cụ, thiết bị vă những thông tin cần thiết
để thực hiện tốt công việc.
- Môi trường. Mô tảđiều kiện thực hiện công việc, nơi lăm việc vă những tính chất liín quan khâc của môi trường lăm việc như những nguy hiểm vă mức độ của tiếng ồn . - Câc hoạt động. Bao gồm sự mô tả nhiệm vụ công việc, trâch nhiệm vă thâi độ hoăn
thănh công việc. Nó cũng mô tả những tâc động, tương tâc xê hội đến công việc (ví dụ
như cỡ nhóm lăm việc, mức độ phụ thuộc trong công việc).
- Quyền hănh của người thực hiện công việc: Nín xâc định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hănh về mặt tăi chính vă nhđn sự, thời gian vă giâm sât sât chỉ đạo nhđn viín dưới quyền.
Bản chi tiết tiíu chuẩn thực hiện công việc
Bản chi tiết tiíu chuẩn thực hiện công việc được rút ra từ bản mô tả công việc. Nó trả lời cđu hỏi “Những đặc điểm vă kinh nghiệm năo lă cần thiết để hoăn tất công việc một câch hiệu quả?” Bản chi tiết tiíu chuẩn công việc rất hữu ích trong việc hướng dẫn chiíu mộ mộ vă lựa chọn nhđn viín. Lấy ví dụ, giả sử rằng bạn đang tìm kiếm một chuyín gia quản trị nguồn nhđn lực cho vị trí như trình băy ở dưới đđy. Từ bản chi tiết tiíu chuẩn thực hiện công việc, bạn sẽ biết
được những ứng viín thănh công phải có văn bằng đại học vă 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nguồn nhđn lực.
Mô tả công việc vă tiíu chuẩn thực hiện công việc nhă quản trị nguồn nhđn lực
Tín công việc: Quản trị nguồn nhđn lực
Mô tả chung về công việc: Chịu trâch nhiệm thực hiện hănh chính, công việc quản lý câc hoạt động nguồn nhđn lực của một tổ chức lớn hoặc của hiệp hội. Công việc bao hăm trâch nhiệm cho việc hoạch định vă quản lý câc chương trình HRM như: tuyển mộ, thẩm tra, lựa chọn, đânh giâ, bổ nhiệm, thăng tiến, luđn chuyển vă những thay đổi về nhđn viín. Hệ thống thông tin được phổ biến cho những người công nhđn cần thiết.
Câc hoạt động
- Tham gia trong việc hoạch định vă đề ra câc chính sâch tổng quât nhằm cung cấp câc dịch vụ nhđn sự hữu hiệu vă đồng nhất.
- Truyền đạt câc chính sâch xuyín suốt tổ chức thông qua câc bản tin, câc cuộc họp vă những hợp đồng câ nhđn.
- Phỏng vấn ứng viín, đânh giâ năng lực, phđn loại câc đơn xin việc.
- Chiíu mộ vă chọn lựa câc ứng viín đểđiền khuyết văo câc vị trí trống vă xem xĩt đơn xin việc của câc ứng viín thích hợp.
- Băn bạc với người giâm sât về câc vấn đề nhđn sự liín quan, bao gồm vấn đề thay thế, sự duy trì hoặc sa thải ứng viín trong giai đoạn tập sự, thuyín chuyển, giâng chức vă sa thải nhđn công.
- Giâm sât việc thực hiện câc băi kiểm tra.
- Đề xướng câc hoạt động đăo tạo nhđn sự vă hợp tâc những hoạt động khâc với công việc của câc viín chức vă giâm sât viín.
- Thiết lập một hệ thống đânh giâ; đăo tạo câc nhă giâm sât đơn vị trong việc tiến hănh
đânh giâ nhđn viín.
- Duy trì, bảo quản hồ sơ nhđn viín.
- Giâm sât một nhóm nhđn viín một câch trực tiếp vă thông qua người dưới quyền.
Những yíu cầu năng lực chung
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực nguồn nhđn lực. Tối thiểu 6 năm.
- Giâo dục: Tốt nghiệp đại học về nguồn nhđn lực, quản trị kinh doanh hoặc tđm lý công nghiệp.
- Kiến thức, kỹ năng vă năng lực: Có kiến thức vă khả năng thực hănh câc hoạt động nguồn nhđn lực.
- Trâch nhiệm: Giâm sât một phòng gồm ba chuyín gia nguồn nhđn lực, một nhđn viín bân hăng vă một thư ký.