Trín cơ sở so sânh dự bâo nhu cầu nguồn nhđn lực trong câc kế hoạch ngắn hạn, trung hạn vă dăi hạn với nguồn nhđn lực sẵn có, doanh nghiệp sẽ xđy dựng câc kế hoạch nguồn nhđn lực nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh, thích nghi với câc yíu cầu mới. Ví dụ, theo dự bâo, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu rất cao về thiết kế, tạo mẫu trong ngănh thời trang, đồng thời trín thị trường số lượng câc nhă thiết kế, tạo mẫu chuyín nghiệp, tay nghề cao cũng thiếu. Khi đó, doanh
nghiệp sẽ quyết định âp dụng một hoặc kết hợp một số biện phâp như: sử dụng chính sâch trả lương cao để thu hút lao động giỏi có sẵn trín thị trường, tiến hănh đăo tạo lại một số nhđn viín của doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải quyết định nín có những chính sâch gì phối hợp giữa câc khđu tuyển dụng, đăo tạo vă lương bổng, đêi ngộ để duy trì nguồn lao động giỏi? Việc chuẩn bị nguồn nhđn lực tương lai giúp cho doanh nghiệp nđng cao tính cạnh tranh vă hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao hơn so với việc chỉđơn thuần giải quyết khi có vấn đề xuất hiện. Nín lưu ý câc dự bâo nguồn nhđn lực không phải lă những con số cốđịnh, chúng cần được xem xĩt lại theo câc điều kiện, bối cảnh cụ thể của doanh nghiệp.
1. Lập kế hoạch cho thiếu hụt
Hầu hết câc hêng kinh doanh hiện tại có khuynh hướng tuyển người từ thị trường lao động bín ngoăi khi nhu cầu vượt quâ cung nội bộ. Tuy nhiín, người sử dụng lao động nhận thấy rằng không dễ dăng gì chiíu mộ câc nhđn viín có kỹ năng đểđiền khuyết câc vị trí trống. Hơn nữa, nếu bất kỳ khi năo xảy ra tình trạng thiếu hụt nhđn viín, tổ chức đều nghĩđến việc chiíu mộ từ bín ngoăi sẽ dẫn đến trường hợp dư thừa nhđn viín trong tương lai. Câc nhă hoạch định nín nhớ rằng chỉ khi năo câc giải phâp thay thế không phât huy được hiệu quả thì khi đó mới nghĩ đến chuyện chiíu mộ từ bín ngoăi.
a. Trì hoên việc về hưu
Khi gặp phải tình trạng thiếu hụt lao động, người sử dụng lao động nín cđn nhắc câc giải phâp thay thế. Ví dụ người sử dụng lao động có thể khuyến khích nhđn viín, những người sắp đến tuổi nghỉ hưu tiếp tục lăm việc bằng câch gia tăng kế hoạch lương hưu cho việc phục vụ thím, hoặc có thể thuí những người đê nghỉ hưu văo một công việc bân thời gian. Nếu sự thiếu hụt lă do tốc độ thay thế nhđn viín cao, người sử dụng lao động nín cố gắng xâc định câc nguyín nhđn của việc thay thế nhđn viín, từđó quyết định những hănh động để giải quyết tình trạng năy. Nếu thănh công, câc hănh động năy sẽ tiết kiệm chi phí chiíu mộ, đăo tạo vă có thể cải thiện thâi độ của nhđn viín.
b. Lăm thím giờ, tăng ca vă gia công bín ngoăi
Nếu kế hoạch dăi hạn dự bâo vă dẫn đến cầu về lao động sẽ gia tăng nhanh chóng vă sau đó trở lại với mức độ thấp hơn, tuyển dụng những nhđn viín mới thường xuyín không phải lă giải phâp khôn ngoan. Trong những trường hợp năy, công ty có thể thực hiện lăm thím giờ, tăng ca lăm việc hoặc hợp đồng gia công với bín ngoăi.
Ưu điểm của phương phâp năy lă giúp công ty có thể đối phó vời tình trạng gia tăng nhu cầu lao động trong thời gian ngắn đặc biệt văo thời kỳ mùa vụ. Hơn nữa, chi phí cho giải phâp năy xĩt về mặt kinh tế lă hiệu quả hơn nhiều so với tuyển thím lao động.
Tuy nhiín giải phâp năy cũng bộc lộ nhiều hạn chế. Hạn chếđầu tiín của giải phâp năy lă giới hạn lăm thím giờ. Số giớ lăm thím tối đa một ngăy theo quy định của luật phâp lă không quâ 4 giờ vă không quâ 200 giờ một năm đối với những công việc bình thường, không quâ 400 giờ một năm đối với những công việc đặc biệt. Hơn nữa, khi công ty sử dụng giải phâp năy thường xuyín sẽ dẫn đến tình trạn căng thẳng cho nhđn viín, lăm giảm hiệu suất vă chất lượng công việc, tăng tỷ lệ phế phẩm...từđó lăm giảm lợi nhuận.
Bín cạnh đó khi âp dụng giải phâp hợp đồng gia công với bín ngoăi, công ty cần chú ý chỉ tiến hănh hợp đồng gia công những chi tiết, bộ phận hay yíu cầu đơn giản, không mang tính công nghệ, bí quyết. Hơn nữa, khi tiến hănh hợp đồng gia công với bín ngoăi, công ty nín
thường xuyín kiểm tra tiến độ thực hiện vă giâm sât về mặt chất lượng nhằm đảm bảo công ty nhận hợp đồng thực hiện đúng những yíu cầu đặt ra.
c. Cải câch tiến trình kinh doanh
Cuối cùng, câch thức thực hiện công việc hoặc quy trình, thủ tục sản xuất được phđn tích vă điều chỉnh nhằm đạt được hiệu quả cao hơn vă cần ít nhđn viín để thực hiện hơn. Câc công ty đang chuyển sang “cải câch tiến trình kinh doanh” như lă phương tiện nhằm loại bỏ câc bước vă câc hoạt động không cần thiết, không trực tiếp tạo ra giâ trị cho khâch hăng. Câc lựa chọn năy được tóm tắt qua sơđồ sau:
Một câch khôn ngoan để đối phó với việc thiếu hụt lao động, hoặc chi phí lao động cao thông qua việc tận dụng lợi thế so sânh chính lă chuyển dịch công việc sang câc quốc gia có giâ nhđn công rẻ vă tỷ lệ thất nghiệp cao. Nhă mây Maquiladora ở vùng biín giới Mexico lă một ví dụ, một số lượng lớn câc nhă mây tiến hănh sản xuất cho câc công ty Mỹ tại Chđu Â. Nike chuyển sang ký hợp đồng việc sản xuất giăy thể thao ở câc nước chđu Â. Tuy nhiín, có một số vấn đề rắm rối phât sinh liín quan khi những quốc gia nghỉo hơn được hướng đến như lă nguồn lao động cho câc quốc gia giău có.
2. Lập kế hoạch cho việc dư thừa lao động
a. Kế hoạch nghỉ hưu sớm
Khi dự bâo chỉ ra rằng cung nội bộ sẽ vượt qua nhu cầu, người sử dụng lao động phải thực hiện câc kế hoạch để giảm thiểu cung. Nếu vấn đề được nhìn nhận thấu đâo vă tiín liệu trước, việc giải quyết chúng có thểđược thực hiện bằng câch không điền khuyết câc vị trí trống nếu nhđn viín rời khỏi công ty. Giải phâp năy lă ít chi phí nhất theo khía cạnh cả tiền bạc vă danh tiếng của công ty. Nếu việc giảm thiểu năy không hữu dụng, người sử dụng lao động có thể thưởng khuyến khích cho việc về hưu sớm.
Câc nhă hoạch định nguồn nhđn lực vă những người phụ trâch đăo tạo phải xem xĩt vă quan tđm nhiều đến tình trạng thiếu câc nhă quản trị giău kinh nghiệm. Giải phâp năy chủ yếu được sử dụng khi công ty gặp tình huống quâ dư thừa về lao động. Đđy chính lă trường hợp xảy ra khi đất nước chúng ta bước sang thời kỳ kinh tế thị trường theo định hướng xê hội chủ nghĩa, khi đó hăng loạt câc doanh nghiệp nhă nước phải đau đầu vì có quâ nhiều nhđn viín. Câc công ty phải sử dụng biện phâp tinh giảm biín chế, đđy lă một hệ quả của giải phâp cho nghỉ hưu sớm. Tuy nhiín, những nhă hoạch định nguồn nhđn lực khi sử dụng giải phâp năy phải giải thích vă truyền thông cho tất cả nhđn viín trong toăn tổ chức hiểu được tình huống nan giải của công ty, những dựđịnh vă níu bật sự quan tđm của công ty đối với nhđn viín.
b. Bố trí lại nhđn sự
Tuỳ thuộc văo bản chất của dư thừa lao động, công ty có thể chuyển đổi hoặc bố trí lại nhđn viín cho câc công việc văo những bộ phận của tổ chức nơi hêy còn có nhu cầu. Một văi công ty thănh lập một ban tạm thời nội bộ vă thông qua ban năy câc nhđn viín dư thừa có thể được thu dụng bởi câc đơn vị khâc, bố trí lăm việc cho câc dự ân đặc biệt. Nếu công ty hy vọng rằng tình trạng dư thừa chỉ trong ngắn hạn vă có khả năng chi trả lương cho những nhđn viín năy, công ty có thể sử dụng thời gian không lăm việc (thời gian rỗi bắt buộc) để cung cấp câc khoâ đăo tạo sđu liín quan đến câc công việc để gia tăng kỹ năng vă sự linh hoạt cho lực lượng lao động. Câc nhđn viín dư thừa có thể thực hiện việc bảo dưỡng thiết bị vă đại tu hoặc câc hoạt động khâc khi cung nguồn nhđn lực quâ cao.
c. Giảm giờ lăm việc
Một câch thức khâc nhằm đảm bảo duy trì tất cả hoặc hầu hết nhđn viín nhưng vẫn nhận thức được việc phải tiết kiệm lương lă giảm thời gian lăm việc, có lẽ lă 4 ngăy, 32 giờ một tuần. Theo câch năy, công ty có thể giảm thiểu 20% nhu cầu lao động vă cả về lương thay vì giữ lại 80% lao động thường xuyín vă cho nghỉ việc tạm thời 20%. Giải phâp năy đặc biệt phổ biến tại câc thănh phố, vùng cho phĩp nhđn viín nghỉ việc tạm thời bộ phận vă vẫn hưởng lương thất nghiệp cho những ngăy họ không lăm việc.
d. Nghỉ việc tạm thời
Nghỉ việc tạm thời lă một giải phâp cơ thể sử dụng khi cung lao động vượt quâ cầu lao động. Tuy nhiín, hănh động cho nghỉ việc tạm thời (thời gian ngừng sản xuất) lă có hại cho cả nhđn viín vă người sử dụng lao động. Những nhđn viín nghỉ việc tạm thời sẽ huỷ hoại danh tiếng của công ty như lă một nơi tốt để lăm việc vă điều năy gđy tai hại khôn lường cho công ty trong mắt giới hữu quan. Tại Mỹ vă một số nước tư bản, nhđn viín nghỉ việc do ngừng sản xuất sẽ được hỗ trợ từ quỹ trợ cấp thất nghiệp của tiểu bang. Quỹ năy được hỗ trợ bởi đóng góp của người sử dụng lao động, vă tỷ lệ mă công ty được yíu cầu đểđóng góp lệ thuộc văo lịch sử quâ khứ của nhđn viín yíu cầu từ quỹ năy. Tại Việt nam, tiền trợ cấp thất nghiệp được trích từ quỹ phúc lợi của công ty vă bảo hiểm xê hội.
e. Hỗ trợ tìm việc
Rất nhiều công ty có trâch nhiệm cung cấp dịch vụ “hỗ trợ tìm việc” đối với những nhđn viín “phải ra đi”. Ở mức tối thiểu, những dịch vụ như thế có thể bao gồm câc chuyín đề về câch thức chuẩn bị sơ yếu lý lịch vă tiến hănh tìm kiếm việc lăm. Một văi nghiín cứu gần đđy đê chỉ ra rằng việc đối xử công bằng vă rộng lượng đối với những nhđn viín bị nghỉ việc do ngừng sản xuất có thể duy trì tinh thần vă thănh tích của những nhđn viín không bị nghỉ việc. Đối xử không công bằng có thể gđy ra cho những người ở lại phải chịu đựng stress, sự sợ hêi vă tội lỗi.
Nếu thiếu hụt nhđn viín Nếu dư thừa nhđn viín
• Chiíu mộ nhđn viín mới
• Đề nghị câc phần thưởng cho việc trì hoên về hưu
• Tuyển dụng lại những người đê về hưu
• Giảm thiểu tốc độ thay thế nhđn viín
• Lăm thím giờ
• Ký hợp đồng với bín ngoăi
• Thuí câc nhđn viín tạm thời.
• Cải tiến lại quy trình
• Không thay thế những nhđn viín rời bỏ
• Đề nghị phần thưởng cho việc về hưu sớm
• Thuyín chuyển hoặc bố trí lại nhđn viín
• Sử dụng thời gian rỗi để đăo tạo nhđn viín hoặc bảo trì thiết bị
• Giảm thiểu giờ lăm việc
• Nghỉ việc tạm thời
Hình 3-3: Lựa chọn câc chương trình
Nguồn: Cynthia D. Fisher, Lyle F. Schoenfeldt and James B. Shaw,“Human
Khi công ty phải cho nghỉ việc một văi người chứ không phải lă tất cả nhđn viín, cần phải có một quy trình công bằng cho việc xâc định ai phải ra đi. Đối với những nhđn viín không lă thănh viín trong công đoăn, quy trình cho nghỉ việc thường được cụ thể trong hợp đồng, với thđm niín được xem lă nhđn tố quan trọng. Tất cả những người sử dụng lao động nín có chính sâch giảm thiểu lực lượng lao động (RIF: Reduction in force) được chuẩn bị kỹ trước khi có nhu cầu giảm thiểu mức độ nhđn viín. Những chính sâch như vậy tưởng thưởng cho những nhđn viín phục vụ dăi hạn cho công ty với mục đích gia tăng sự trung thănh, nó cũng phản ânh điều gì tổ chức quan tđm nhất.
3. Hoạch định tiếp nối quản trị
Hầu hết câc hệ thống hoạch định nối tiếp quản trị lệ thuộc văo hội đồng câc nhă quản trị cấp cao, hội đồng năy xâc định câc ứng viín tiềm năng vă lập kế hoạch phât triển cho họ. Câc kế hoạch phât triển bao gồm câc chương trình đăo tạo chính thống vă một loạt câc nhiệm vụ công việc lăm bước đệm đểđảm nhiệm công việc then chốt. Câc kế hoạch luôn được xem xĩt bởi cấp quản trị cao hơn. Tại ngđn hăng quốc gia Crocker, một cuộc họp giữa câc bộ phận cũng lă một phần của tiến trình bởi vì câc ứng viín cho vị trí tổng giâm đốc ngđn hăng cần được thuyín chuyển giữa câc bộ phận để có được nền tảng kinh nghiệm rộng.
Một trong những công cụ được sử dụng cho việc hoạch định tiếp nối quản trị vă lín kế hoạch phât triển cho từng câ nhđn lă sơđồ luđn chuyển.