II. TIẾN TRÌNH PHĐN TÍCH CÔNG VIỆC
1. Giai đoạn 1: Xâc định phạm vi phđn tích công việc
a. Mục đích của phđn tích công việc
Mục đích chung nhất của phđn tích công việc lă thiết lập thủ tục để lựa chọn nhđn sự, đăo tạo nhđn viín, phât triển câc công cụđểđânh giâ thănh tích, vă thiết lập hệ thống trả lương.
Phđn tích công việc cung cấp thông tin về yíu cầu của công việc lă gì, những đặc điểm nhđn viín cần có để thực hiện công việc đó. Sự mô tả năy về nhđn viín vă những thông tin cụ thể
về công việc được sử dụng để quyết định loại người năo được chiíu mộ vă lựa chọn.
Thông tin phđn tích công việc có thể lă tư liệu cần thiết để phât triển chương trình đăo tạo vă hệ thống đânh giâ thănh tích. Thím văo đó, những thông tin năy có thể trợ giúp người giâm sât vă nhđn viín xâc định rõ vai trò của mình, giảm thiểu câc mđu thuẫn vă sự nhập nhằng trong quan hệ.
Thông tin phđn tích công việc có thể được sử dụng để xâc định câc công việc tương tự
nhau vă vì vậy nó lăm cơ sởđể bố trí, luđn chuyển đăo tạo nhđn viín, với mức chi phí thấp nhất. Tương tự, dữ liệu năy cũng có thể được sử dụng để xâc định câc định hướng nghề nghiệp cho
nhđn viín.
Một ứng dụng phổ biến của phđn tích công việc lă đânh giâ công việc vă thông qua đó
xâc lập cấu trúc lương công bằng.
Ứng dụng khâc của thông tin phđn tích công việc lă dự đoân tính chất của câc công việc tương lai. Môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng, vă sự thay đổi công việc xảy ra nhanh hơn nhiều so với trong quâ khứ.
b. Xâc định những công việc cần phđn tích
Có nhiều nhđn tố khâc nhau để xâc định loại công việc năo trong tổ chức nín được phđn tích. Trước hết đó lă những công việc có tầm quan trọng đối với sự thănh công của tổ chức. Lấy ví dụ, trong câc tổ chức theo đuổi chiến lược nđng cao chất lượng thì công việc kiểm soât chất lượng được đề cao, vă vì vậy cần phải tiến hănh phđn tích công việc năy. Những công việc khó học (nghiín cứu) vă khó thực hiện (vă vì vậy đòi hỏi đăo tạo nhiều) cũng lă đối tượng cần được phđn tích. Câc yíu cầu luật phâp cũng lă lý do để xâc định công việc năo nín được phđn tích. Những công việc nặng nhọc, điều kiện lăm việc hạn chế chỉ có một văi nhđn viín hoặc nhđn viín nữ thực hiện cũng nín được phđn tích đểđảm bảo rằng không xảy ra câc hănh vi phđn biệt đối xử
trong việc sử dụng nhđn viín. Thím văo đó, câc công việc nín được phđn tích khi công nghệ mới hoặc môi trường của công việc có sự thay đổi. Trong câc tổ chức nếu xuất hiện một văi công việc bị cắt bỏ vă nhiệm vụ của nó được phđn chia văo câc công việc khâc thì phđn tích công việc lă thích hợp để lăm rõ tính chất của những công việc có sự mở rộng năy.
c. Ai tiến hănh phđn tích công việc
Dự kiến ai sẽ tiến hănh phđn tích công việc. Trong phần hoạch định sẽ lựa chọn ai sẽ tiến hănh phđn tích công việc. Nếu tổ chức chỉ có nhu cầu không thường xuyín về những thông tin phđn tích công việc, nó có thể thuí chuyín gia phđn tích công việc tạm thời từ bín ngoăi. Những tổ chức khâc sẽ có những chuyín gia cơ hữu. Vẫn có một số tổ chức khâc sử dụng câc nhă giâm sât (quản đốc), công nhđn, hoặc những ai có liín quan đến việc thu thập thông tin phđn tích công việc.
Không phđn biệt ai lă người thu thập thông tin, câc câ nhđn cần phải có am hiểu về con người, công việc, vă toăn bộ hệ thống tổ chức. Họ nín có một kiến thức vững văng về công việc bắt nguồn trong tổ chức như thế năo.
d. Sử dụng biểu đồ vă cơ cấu tổ chức.
Nhă phđn tích công việc phải lựa chọn phương phâp vă thủ tục hữu hiệu nhất để tiến hănh phđn tích công việc. Tuy nhiín, ngay cả trước khi việc lựa chọn năy được hoăn tất, một câi nhìn tổng thể về tổ chức vă công việc lă cần thiết. Câi nhìn tổng quan năy cung cấp cho nhă phđn tích một bức tranh toăn diện về sự sắp xếp, bố trí của câc phòng ban, đơn vị vă công việc. Thím văo
đó, điều năy cũng giúp cho nhă phđn tích hiểu thấu đâo về dòng công việc trong tổ chức.
Đểđạt được một bức tranh hoăn chỉnh về cấu trúc vă câc quan hệ trong tổ chức, hai loại biểu đồ sau lă đặc biệt hữu ích lă:
9 Sơđồ cơ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ giữa câc phòng ban vă đơn vị cấu thănh trong tổ chức. Mối quan hệ trực tuyến vă chức năng cũng được chỉ ra. Một sơđồ cơ
cấu tổ chức điển hình sẽ cung cấp những thông tin về số lượng câc cấp trong tổ chức, số lượng của những phòng chức năng, vă câc mối quan hệ bâo câo trong tổ chức. 9 Loại biểu đồ thứ hai lă sơđồ về tiến trình, nó chỉ ra một tập hợp của những công việc
cụ thể liín quan đến câc công việc khâc như thế năo. Vì vđy, sơđồ về tiến trình không chỉđơn giản lă chỉ ra mối quan hệ cơ cấu trong số câc công việc (như trong sơđồ cơ
cấu tổ chức điển hình) mă nó còn chỉ ra dòng công việc vă những công việc cần thiết
để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn.