II. TIẾN TRÌNH PHĐN TÍCH CÔNG VIỆC
2. Giai đoạn 2: Chuẩn bị phđn tích công việc
Trong giai đoạn chuẩn bị phđn tích công việc, nhă phđn tích công việc phải xâc định (1) loại thông tin cần thu thập, (2) nguồn để thu thập thông tin, vă (3) phương phâp phđn tích công việc cụ thểđược sử dụng.
a. Loại dữ liệu
Một số thông tin có thể thu thập trong tiến trình phđn tích công việc. Những thông tin năy liín quan đến câc hoạt động công việc khâc nhau, khả năng con người, câc đặc tính công việc vă thông tin về thiết bị được sử dụng trong công việc. Câc loại thông tin thu thập được trong phđn tích công việc có thể lă rất chung về tính chất hoặc rất cụ thể trong một văi tình huống. Ví dụ, có ba cấp độ của hoạt động công việc:
1. Những hoạt động nền tảng: lă những công việc không bị răng buộc bởi nội dung công nghệ vă vì vậy thích hợp với nhiều loại loại công việc khâc nhau
2. Những hoạt động trung gian có một ít nội dung công nghệ nhưng có thể âp dụng với một số công việc. Phương phâp phđn tích tập trung văo mức độ năy có thể không cung cấp câc kỹ năng cần thiết để có thể lăm mọi công việc trong tổ chức.
3. Những hoạt động đặc thù được định hướng văo công nghệ vă thường đặc trưng cho câc nhóm việc lăm cụ thể, ví dụ như sự chăm sóc bệnh nhđn, chụp X quang.
Tương ứng với hệ thống cấp độ của hoạt động công việc câc nhă nghiín cứu cũng đưa ra một hệ thống cấp độ về khả năng vă năng lực.
1. Khả năng trí tuệ vă thể lực cơ bản lă thích hợp cho bất cứ công việc năo. Ví dụ như
bằng lời, sự am hiểu về quan niệm, ý tưởng, vă khả năng tưởng tượng, khả năng khâi quât,...
2. Kỹ năng vă kiến thức nền tảng cũng lă chung vă ít răng buộc với nội dung công nghệ cụ thể vă bao gồm những khả năng như đọc, toân học, suy nghĩ quyết định, hoạch định vă tổ chức.
3. Kỹ năng vă kiến thức công nghệ chung có một ít nội dung công nghệ nhưng cần thiết cho một nhóm câc công việc liín quan lấy ví dụ như sử dụng câc công cụ bằng tay hoặc câc công cụđộng lực, câc nguyín tắc cơ học, câc nguyín lý điện vă điện tử,
đo lường vă đânh giâ.
4. Kỹ năng vă kiến thức định hướng nghề nghiệp lă phổ biến trong nhóm định hướng nghề nghiệp, ví dụ như sử dụng câc thiết bị trình băy đa phương tiện có thể thích hợp cho câc công việc bân hăng, giảng dạy hoặc quan hệ cộng đồng nhưng sẽ lă vô nghĩa
đối với câc công việc dđy chuyền sản xuất.
5. Kỹ năng vă kiến thức nghề nghiệp cụ thể âp dụng cho câc chức danh nghề nghiệp cụ thể, ví dụ như sử dụng những loại rất đặc biệt của thiết bị laser không dđy mă sẽ được ứng dụng cho việc phẫu thuật, nhưng chỉ cho một văi người.
Một quyết định khâc mă câc nhă phđn tích công việc phải lăm về loại dữ liệu cần thu thập lă liệu rằng thu thập dữ liệu theo định tính hoặc định lượng. Dữ liệu định tính lă sự mô tả tường thuật, bằng lời về hoạt động công việc, khả năng, phẩm chất, vă thiết bị liín quan đến công việc.
Dữ liệu định lượng đo lường bằng số, chỉ ra phạm vi qua đó câc hoạt động, khả năng, phẩm chất vă thiết bị liín quan trong việc thực hiện công việc.
b. Nguồn thông tin thu thập
Nguồn thông tin thu thập, bao gồm câc nguồn khâc nhau: thông tin con người vă phi con người, được mô tảở hình sau.
Nguồn thông tin về công việc
Nguồn phi con người Nguồn con người
Câc bản mô tả vă tiíu chuẩn công việc hiện tại Hồ sơ bảo trì thiết bị
Kế hoạch thiết kế thiết bị
Sơđồ thiết kế nơi lăm việc
Phim, hình ảnh về nhđn viín đang thực hiện công việc Câc tăi liệu đăo tạo hăng năm hoặc tăi liệu khâc
Câc ấn phẩm phổ biến, chẳng hạn như tạp chí hoặc bâo.
Nhă phđn tích công việc Nhđn viín thực hiện công việc Giâm sât viín
Câc chuyín gia công việc
Dữ liệu đầu tiín mă nhă phđn tích công việc nín quan tđm lă câc dữ liệu phđn tích công việc đê có sẵn. Tuy nhiín, nhă phđn tích nín cẩn trọng với câc dữ liệu năy, vì chúng có thểđược xđy dựng theo một quy trình không thích hợp, hoặc chúng không còn thích hợp với công việc hiện tại.
Mặc dầu những người chẳng hạn như nhă phđn tích công việc, người đăo tạo, giâm sât viín vă câc chuyín gia khâc có thể không trực tiếp thực hiện công việc chính, nhưng họ có thể
am hiểu về nội dung vă phạm vi của công việc. Lấy ví dụ, một kỹ sư thiết kế lò phản ứng hạt nhđn thì có thể hiểu thấu đâo phần bín trong công việc của người vận hănh lò phản ứng hạt nhđn.
Những câ nhđn thực hiện cung cấp thông tin phđn tích công việc thường được gọi lă những chuyín gia vấn đề chính (Subject matter experts - SMEs). Có những SME giỏi lă một
điều rất quan trọng vă may mắn trong phđn tích công việc vì hai nguyín nhđn. Trước hết, dữ liệu công việc lă nền tảng cho nhiều hoạt động nguồn nhđn lực khâc nhau vă để có một nền tảng tốt, thông tin phải được thu thập từ nguồn chính xâc vă đâng tin cậy. Thứ hai, thông tin phđn tích
đâng tin cậy lă cơ sở về mặt phâp lý để giải quyết câc tranh chấp khi cần thiết.
Nhă phđn tích công việc nín lực chọn những SME, những người có cơ hội thích hợp để
thực hiện công việc hoặc quan sât công việc được thực hiện. Theo một văi nghiín cứu thì mức độ
về kiến thức, kinh nghiệm công việc vă khả năng nhận thức trong thực hiện công việc ảnh hưởng
đến tính chính xâc vă độ tin cậy về thông tin cung cấp.
c. Phương phâp thu thập thông tin
Có bốn phương phâp cơ bản được sử dụng một câch riíng lẻ hoặc kết hợp với nhau trong quâ trình thu thập thông tin vă phđn tích công việc - quan sât, phỏng vấn, bản cđu hỏi vă nhật ký lăm việc. Lần lượt tìm hiểu từng phương phâp sẽ giúp câc nhă phđn tích chọn lựa phương phâp phù hợp hơn với đối tượng cần phđn tích.
c. 1. Quan sât
Quan sât trực tiếp được sử dụng cho những công việc lao động chđn tay, đòi hỏi tiíu chuẩn hoâ, những công việc có chu kỳ ngắn. Ví dụ như, câc công việc lắp râp trín dđy chuyền sản xuất xe hơi, công việc văn thư của công ty bảo hiểm, kiểm kí kho lă những công việc điển hình sử dụng phương phâp năy. Nhă phđn tích phải quan sât mẫu đại diện của những câ nhđn hoăn thănh những công việc năy. Quan sât không luôn luôn thích hợp với những công việc liín quan đến trí óc như công việc của những nhă nghiín cứu khoa học, luật sư hoặc những nhă toân học.
c.2. Phỏng vấn
Có ba loại phỏng vấn để thu thập thông tin phđn tích công việc - Phỏng vấn câ nhđn (lă phỏng vấn riíng biệt từng người); Phỏng vấn một nhóm nhđn viín có cùng công việc giống nhau; Phỏng vấn những người giâm sât hoặc những người có kiến thức vững văng trong công việc. Nín sử dụng phương phâp phỏng vấn năo, nhă phđn tích nín hiểu đầy đủ về lý do để phỏng vấn, để từ đó định hướng phương phâp phỏng vấn hiệu quả.
Phỏng vấn lă kỹ thuật được sử dụng rộng rêi nhất trong việc thu thập thông tin cho phđn tích công việc. Nó cho phĩp nhă phđn tích có thể trò chuyện trực tiếp với người được phỏng vấn. Người được phỏng vấn có thể yíu cầu nhă phđn tích trả lời những cđu hỏi, những thắc mắc của mình. Phương phâp phỏng vấn tạo cơ hội cho nhă phđn tích giải thích câch thức thu thập thông tin, mục đích của phđn tích công việc vă lý do vì sao họ được chọn để phỏng vấn. Phương phâp năy cho phĩp nhđn viín bâo câo những hoạt động mă những phương phâp khâc không thể xâc
định được. Ví dụ, những hoạt động quan trọng xuất hiện ngẫu nhiín, hoặc lă những giao tiếp không chính thức giữa người giâm sât sản xuất vă nhă quản lý bân hăng, những điều năy không thể hiện rõ răng trong sơđồ tổ chức, nó chỉ có thể phât hiện được nhờ phỏng vấn.
Mặc dầu phỏng vấn có thể mang lại những thông tin phđn tích công việc hữu ích, nhưng cũng cần chú ý đến những hạn chế tiềm ẩn của nó. Đó lă sự bóp mĩo thông tin, vì thông thường phđn tích công việc lă sự mởđầu của việc thay đổi về vấn đề lương bổng trong tổ chức, nín nhđn viín có xu hướng nói quâ về những trâch nhiệm của mình vă hạ thấp tầm quan trọng công việc của những người khâc. Vì vậy, để có được những thông tin chính xâc cần thu thập thông tin từ
nhiều nguồn khâc nhau. Hơn nữa, phỏng vấn lă rất khó để tiíu chuẩn hóa bởi vì, phỏng vấn viín khâc nhau có thể hỏi những cđu hỏi khâc nhau vă kết quả nhận được có thể rất khâc nhau giữa những người được phỏng vấn. Cuối cùng, chi phí cho phỏng vấn có thể lă rất cao, đặc biệt nếu phỏng vấn nhóm, vă điều năy có thể không thích hợp với mục đích ban đầu.
Mặc dù, có nhiều hạn chế nhưng phương phâp phỏng vấn vẫn được sử dụng rất phổ biến. Một số hướng dẫn sau giúp cho việc phỏng vấn thănh công hơn ở hình 4.2.
Bắt đầu phỏng vấn Chỉo lâi phỏng vấn Kết thúc phỏng vấn Chuẩn bị cho phỏng vấn
• Xđy dựng sự quan tđm của người được phỏng vấn trước, thông qua việc thông bâo được chuẩn bị kỹ lưỡng; đảm bảo rằng nguời được phỏng vấn biết được chính xâc về thời gian vă nơi phỏng vấn.
• Lựa chọn nơi phỏng vấn đảm bảo sự riíng tư vă thoải mâi.
• Trânh hoặc giảm thiểu câc hình tượng địa vị hiển nhiín, tạo ra trạng thâi địa vị cao hơn của người phỏng vấn so với người được phỏng vấn.
• Tạo sự thoải mâi vă dễ dăng cho người được phỏng vấn. Nhớ tín của nhđn viín được phỏng vấn trước. Giới thiệu mình vă nói về câc đề tăi vui vẻ cho đến khi nhđn viín thấy thoải mâi.
• Lăm rõ mục đích của phỏng vấn, lăm cho nhđn viín hiểu rằng những thông tin mă họ cung cấp sẽ hữu ích cho tổ chức vă cho cả họ.
• Khuyến khích nhđn viín nói. Hêy nhê nhặn vă băy tỏ sự quan tđm đến những điều mă họ nói.
• Giúp đỡ nhđn viín nói về những nhiệm vụ theo trình tự vă thứ tự logic, thể theo trật tự thời gian mă nhiệm vụ xảy ra hoặc theo thứ tự tầm quan trọng của chúng đối với công việc.
• Giữ cho buổi phỏng vấn sinh động bằng câch tìm kiếm thím thông tin, sử dụng ”sự tạm nghỉ mong đợi”, hỏi câc cđu hỏi khiím tốn vă trung lập, hoặc tóm tắt những điều mă nhđn viín vừa nói.
• Dănh thời gian cần thiết để nhđn viín nghĩ vă trả lời cđu hỏi. Chỉ hỏi từng cđu một vă không được thúc ĩp.
• Trânh câc cđu hỏi mă có thể trả lời chỉ với “có” hay “không” • Trânh câc cđu hỏi hướng dẫn
• Sử dụng ngôn ngữđơn giản vă dễ hiểu
• Trânh lăm cho đôi bín phải hạ mình vă trânh biểu hiện sự quan tđm câ nhđn đối với công nhđn.
• Cố gắng thiết lập câc bước đi vững chêi vă thoải mâi cho phỏng vấn. Cố gắng không để nhđn viín bị lạc vấn đề.
• Cố gắng thu thập tất cả câc thông tin cần thiết về công việc mă nhđn viín có thể cung cấp.
• Chỉ ra lúc phỏng vấn sắp kết thúc bởi câc cđu hỏi thđn thiện mă bạn hỏi vă biến tấu giọng điệu của bạn.
• Tóm tắt câc thông tin chính mă nhđn viín cung cấp. Hỏi nhđn viín liệu rằng câc thông tin năy có đầy đủ vă đại diện cho những gì đê được thảo luận hay không. • Giải thích cho công nhđn những thông tin cung cấp lă có giâ trị như thế năo. • Kết thúc phỏng vấn một câch thđn thiện.
c.3 Bản cđu hỏi
Sử dụng bản cđu hỏi lă phương phâp ít tốn kĩm nhất trong việc thu thập thông tin. Nó lă câch thức hữu hiệu để thu thập một số lượng lớn thông tin trong một thời gian ngắn. Một bản cđu hỏi có cấu trúc thường bao gồm những cđu hỏi cụ thể về công việc, về những yíu cầu của công việc, điều kiện lăm việc vă phương tiện. Một bản cđu hỏi ít cấu trúc, câch tiếp cận đóng-mở sẽ được sử dụng để yíu cầu nhđn công miíu tả công việc theo câch riíng của họ. Mẫu cđu hỏi đóng- mở năy sẽ cho phĩp nhđn viín sử dụng ngôn từ vă những ý tưởng riíng của họđể mô tả về công việc.
Mẫu vă cấp độ cấu trúc của bản cđu hỏi cần phải trânh câc đề tăi có tính tranh cêi. Nhă phđn tích công việc có sự tham khảo câ nhđn về lĩnh vực năy. Không có một mẫu tốt nhất cho bản cđu hỏi. Một văi gợi ý sau giúp cho câc bản cđu hỏi dễ sử dụng:
- Giữ cho nó căng ngắn căng tốt - mọi người thường không thích hoăn tất cả bản cđu hỏi.
- Giải thích mục đích sử dụng bản cđu hỏi - mọi người muốn biết tại sao phải trả lời bản cđu hỏi. Hơn nữa, người lao động muốn biết những cđu trả lời của họ được sử dụng như thế năo.
- Cố gắng tạo sự đơn giản cho cđu hỏi - đừng cố gắng tạo ấn tượng cho mọi người với những thuật ngữ. Sử dụng ngôn ngữ giản đơn trong câc cđu hỏi.
- Thử nghiệm bản cđu hỏi - trước khi sử dụng, yíu cầu một văi công nhđn trả lời cho ý kiến vềđiểm đặc trưng của bản cđu hỏi. Sự thử nghiệm năy sẽ cho phĩp nhă phđn tích hiệu chỉnh lại mẫu cđu hỏi trước khi sử dụng chúng.
Một bản cđu hỏi thường bao gồm những thănh tố sau:
- Thông tin chung: liín quan đến tín công việc, mê công việc,... - Ra quyết định: quâ trình tư duy, suy luận đểđưa ra quyết định. - Hoạch định vă tổ chức.
- Kiến thức, khả năng, vă câc hoạt động kỹ năng thực hiện công việc. - Kiểm soât vă giâm sât.
- Công cụ thiết bịđược sử dụng để hoăn thănh công việc. - Sựđi lại, giao dịch.
- Giao tiếp: Mối quan hệ với những người khâc. Những mối quan hệ với những người năo lă cần để thực hiện công việc.
- Sức khoẻ: Phạm vi công việc những phạm vi vật lý, sức khoẻ vă xê hội năo để hoăn tất công việc.
- Xử lý thông tin.
- Những đặc tính công việc khâc.
c.4. Nhật ký lăm việc
Nhật ký lăm việc ghi lại những nhiệm vụ, công việc đê vă đang tiến hănh, tính thường xuyín của những nhiệm vụ vă khi năo nhiệm vụđược hoăn tất. Kỹ thuật năy đòi hỏi người nhđn
viín phải ghi lại nhật ký. Điều không may mắn lă hầu hết câc câ nhđn đều không quen hoặc không được rỉn luyện đủ để lưu trữ những thông tin như nhật ký ngăy lăm việc. Nếu nhật ký
được cập nhật theo thời gian lă ngăy, nó có thể cung cấp thông tin xâc thực về công việc. Công tâc so sânh theo ngăy, tuần hoặc thâng cần phải được thực hiện. Nó cho phĩp đânh giâ việc thực hiện công việc một câch thường xuyín. Nhật ký lăm việc lă rất hữu ích trong trường hợp cố gắng phđn tích những công việc khó khăn cho việc quan sât, như những công việc được thực hiện bởi câc kỹ sư, nhă khoa học vă những nhă quản trị cấp cao.
Phương phâp năy rất hữu hiệu (khuyến khích nhđn viín nghĩ về những điều họ đê lăm).
Điều năy rất có ý nghĩa trong việc tích luỹ kinh nghiệm về công việc.
c.5. Lựa chọn phương phâp năo
Có thể sử dụng một trong bốn phương phâp một câch riíng biệt hoặc kết hợp chúng. Thực tế không có một phương phâp phđn tích công việc năo có thể mang lại thông tin tốt nhất. Thím