II. MÔ HÌNH HỆ THỐNG VỀ CHU TRÌNH ĐĂO TẠO
1. Giai đoạn đânh giâ nhu cầu
Nếu không có sự phđn tích kỹ lưỡng về sự cần thiết phải tiến hănh đăo tạo hay không thì có khả năng không hiệu quả vă lêng phí tiền bạc. Hơn nữa, đăo tạo không thích hợp cũng có thể
gđy nín thâi độ tiíu cực ở người được đăo tạo vă được tăi trợ bởi tổ chức vă lăm giảm thiểu mong muốn được tham gia văo câc chương trình đăo tạo trong tương lai.
Cần phải đânh giâ nhu cầu để loại trừ những chương trình đăo tạo không thích hợp, để
nhận biết những nhu cầu đăo tạo thích hợp còn chưa được đâp ứng vă để xâc định mục tiíu đăo tạo cho câc chương trình được vạch ra.
GIAI ĐOẠN ĐÂNH GIÂ NHU CẦU GIÂ NHU CẦU
GIAI ĐOẠN ĐĂO TẠO GIAI ĐOẠN ĐÂNH GIÂ GIÂ
Đânh giâ nhu cầu đăo tạo • Phđn tích tổ chức • Phđn tích công việc • Phđn tích câ nhđn
Xâc định mục tiíu đăo tạo
Xđy dựng câc tiíu chuẩn
Lựa chọn câc phương phâp đăo tạo vă âp dụng
câc nguyín tắc học
Tiến hănh đăo tạo Đo lường vă so sânh kết quảđăo tạo với câc tiíu
chuẩn Phản hồi
Hình 7.2 - Mô hình hệ thống đăo tạo
Xâc định nhu cầu đăo tạo lă xâc định khi năo, ở bộ phận năo cần phải đăo tạo, đăo tạo kỹ
năng năo, cho loại lao động năo, bao nhiíu người.
Đỉnh điểm của giai đoạn đânh giâ lă thiết lập câc mục tiíu cụ thể hóa mục đích của đăo tạo vă năng lực mong muốn người nhđn viín phải có sau khi hoăn tất chương trình đăo tạo.
a. Mục đích vă phương phâp đânh giâ nhu cầu:
Một tổ chức có thể sử dụng nhiều phương phâp thu thập thông tin vă một văi nguồn thông tin cần cho đânh giâ nhu cầu đăo tạo phât triển được minh hoạở bảng sau.
Biểu 7.1 – Phương phâp thu thập vă nguồn thông tin Phương phâp thu thập dữ liệu
đểđânh giâ nhu cầu Nguồn thông tin
Tìm kiếm những dữ liệu sẵn có Phỏng vấn câ nhđn Phỏng vấn nhóm Bảng cđu hỏi Trắc nghiệm thănh tích Trắc nghiệm viết Câc trung tđm đânh giâ Quan sât
Thu thập câc sự kiện điển hình Phđn tích công việc
Phđn tích nhiệm vụ
Dữ liệu hiện tại (ví dụ: đầu ra, chất lượng, thời gian dừng mây, phăn năn, bâo câo sự kiện, câc yíu cầu cho đăo tạo, phỏng vấn hiện tại, đânh giâ thănh tích, sổ tay hoạt động thiết bị, sổ tay quy trình, bản mô tả công việc, hồ sơ nhđn viín)
Người thực hiện công việc Giâm sât viín
Cấp dưới Câc chuyín gia Khâch hăng
Một lợi thế quan trọng được tạo ra trong giai đoạn đânh giâ nhu cầu năy lă có được sự
tiếp cận với một số lượng lớn giâm sât viín vă những học viín tiềm tăng nhờ đó tạo ra sự tham gia hợp tâc sớm vă có thể sẽ gia tăng mức độ chấp nhận vă cam kết đối với sản phẩm đăo tạo cuối cùng.
Để xâc định nhu cầu đăo tạo đối với nhđn viín hiện tại chúng ta cần xuất phât từ việc
đânh giâ tình hình thực hiện công việc của nhđn viín như sau: • Đânh giâ tình hình thực hiện công việc của nhđn viín:
Dựa văo những tiíu chuẩn mẫu được xđy dựng trước nhă quản lý tiến hănh kiểm tra đânh giâ tình hình thực hiện công việc của nhđn viín, từđó phât hiện ra những vấn đề trục trặc, thiếu sót vă yếu kĩm của nhđn viín trong khi thực hiện công việc. Qua đó nhă quản lý biết được những nhđn viín năo đâp ứng được yíu cầu của công việc, vă những ai còn thiếu sót cần phải đăo tạo huấn luyện.
• Phđn tích vă đânh giâ nguyín nhđn sai sót của nhđn viín:
Không phải bất cứ trục trặc năo trong công việc cũng đều xuất phât từ nguyín nhđn trình
độ tay nghề, nghĩa lă từ nguyín nhđn “chưa biết lăm”, mă nhiều khi người nhđn viín có đầy đủ
Để xâc định nguồn gốc của sai sót thì người phđn tích cần trả lời được những cđu hỏi sau: - Nhđn viín có biết họ cần phải lăm gì vă nhă quản trị mong đợi gì ở họ không?
- Họ có lăm được công việc đó nếu họ muốn hay không?
- Nhđn viín có muốn lăm vă thực hiện tốt công việc đó hay không? • Âp dụng câc giải phâp nhằm khắc phục câc nhđn tố chủ quan:
Đối với những nhđn viín “không muốn lăm”, nhu cầu đăo tạo huấn luyện không đặt ra mă vấn đề doanh nghiệp cần quan tđm ởđđy lă ră xĩt lại chính sâch khen thưởng, kỷ luật vă những chính sâch thúc đẩy động cơ nhằm lăm cho họ xuất hiện mong muốn lăm việc.
Đối với những người “không lăm được” không nhất thiết lă do họ không biết lăm mă đôi khi do họ không hiểu biết được lă họ cần phải lăm gì, hoặc lă do sự trục trặc trong tổ chức kỹ
thuật của doanh nghiệp gđy ra. Trong câc trường hợp năy doanh nghiệp cần nghiín cứu lại vấn đề
tổ chức lao động, phđn công nhiệm vụ rõ răng. • Nhu cầu đăo tạo thực tế:
Đối với nhđn viín “không biết lăm” được xâc định do thiếu kỹ năng vă trình độ lúc đó mới đưa ra yíu cầu phải đăo tạo. Tuy nhiín đểđi đến quyết định đăo tạo hay không doanh nghiệp cần dựa trín cơ sở cđn nhắc, so sânh giữa lợi ích thu được nhờ khắc phục câc trục trặc thông qua
đăo tạo so với công việc, thời gian vă chi phí mă doanh nghiệp phải bỏ ra để đăo tạo cho họ. Trong trường hợp xĩt thấy việc triển khai đăo tạo lă không hiệu quả doanh nghiệp có thể âp dụng câc biện phâp khâc như bố trí lại công việc cho phù hợp với khả năng, trình độ hiện có của nhđn viín hoặc cho thuyín chuyển vă nghỉ việc. Có thể tóm tắt tiến trình xâc định nhu cầu đăo tạo ở
hình 7.3.
Khi đăo tạo được thiết kế cho nhđn viín mới tuyển dụng, phương phâp sử dụng có thể
khâc biệt một ít. Đăo tạo được thiết kế dựa trín cơ sở của phđn tích kỹ căng về nội dung công việc vă câc đặc điểm không có thật của người được đăo tạo. Nếu người được đăo tạo chưa được tuyển dụng, thực sự lă khó để đânh giâ mức độ kiến thức hiện tại của họ. Vì vậy câc chuyín gia
đăo tạo phải hợp tâc chặt chẽ với giới quản trị ngay sau khi thiết lập tiíu chuẩn lựa chọn vă đânh giâ nhđn viín.
b. Ba cấp độ của đânh giâ nhu cầu
Không xem xĩt đến phương phâp cụ thể năo được sử dụng đểđânh giâ nhu cầu, bất kỳ nỗ
lực đânh giâ nhu cầu xuyín suốt năo phải chú tđm đến 3 lĩnh vực chính yếu: tổ chức, công việc vă nhiệm vụ vă câ nhđn.
Phđn tích tổ chức:
Đânh giâ nhu cầu ở mức độ tổ chức đòi hỏi sựđânh giâ rộng lớn về hiệu quả của toăn tổ
chức vă câc nhu cầu duy trì tổ chức. Ví dụ: Doanh nghiệp thiết kế lại công việc có thể dẫn tới nhu cầu vềđăo tạo; Doanh nghiệp thay đổi câc qui trình đểđảm bảo sức khỏe vă an toăn lao động cũng có thể dẫn tới việc phải đăo tạo; Kế hoạch nhđn sự chỉ ra khi năo doanh nghiệp cần tới câc chương trình đăo tạo để đảm bảo câc nhu cầu tương lai của doanh nghiệp về nhđn lực.Bảng sau liệt kí câc vấn đề trong việc phđn tích tổ chức đểđânh giâ nhu cầu.
Phđn tích công việc:
Phđn tích công việc sẽ xâc định câc kỹ năng vă hănh vi cần thiết cho nhđn viín thực hiện tốt công việc. Phđn tích công việc chú trọng xem nhđn viín cần lăm gì để thực hiện công việc tốt. Một văi câch tiếp cận cho phđn tích công việc đê được trình băy kỹ ở chương phđn tích công việc. Trong số câc phương phâp thì “hồ sơ về công việc vă phương phâp sự kiện điển hình” lă
đặc biệt hữu ích việc cho việc đânh giâ nhu cầu đăo tạo. Hồ sơ công việc có thể xâc định câc phần việc cụ thểđược thực hiện tại công việc, vă phương phâp sự kiện điển hình hỗ trợ trong việc xâc định những phần việc mă không được thực hiện một câch chính xâc.
Phđn tích nhđn viín:
Loại phđn tích năy chú trọng đến câc năng lực vă đặc tính câ nhđn của nhđn viín, được sử
dụng để xâc định ai lă người cần thiết được đăo tạo vă những kỹ năng, kiến thức cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quâ trình đăo tạo. Câc chương trình đăo tạo chỉ nín chú trọng đến câc đối tượng thật sự cần đăo tạo. Phđn tích nhđn viín đòi hỏi phải đânh giâ đúng khả năng của câ nhđn vă kỹ năng nghề nghiệp của nhđn viín.
Người đăo tạo có thể lựa chọn câ nhđn đểđăo tạo dựa trín thănh tích quâ khứ của họ hoặc lựa chọn một nhóm lăm việc hoặc tất cả những người thực hiện công việc với một vị trí công việc cụ thể. Sau đó người đăo tạo đânh giâ hoặc ít nhất ước đoân mức độ kỹ năng vă kiến thức của học viín được lựa chọn đểđăo tạo không quâ đơn giản hoặc phức tạp.
c. Xâc định mục tiíu đăo tạo
Bước cuối cùng của giai đoạn đânh giâ lă chuyển nhu cầu được xâc định bởi việc phđn tích tổ chức, câ nhđn vă công việc thănh câc mục tiíu đo lường được. Câc mục tiíu năy lă cơ sở để định hướng câc nỗ lực đăo tạo. Đăo tạo có thể được đânh giâ ở bốn cấp độ: phản ứng, kiến thức sau khi đăo tạo, hănh vi của người nhđn viín trong công việc vă kết quả. Tương tự như vậy, câc mục tiíu cũng có thể được diễn giải, trình băy cho mỗi cấp độ năy. Ví dụ như: nếu xem xĩt cấp độ “phản ứng” tức lă tìm hiểu xem học viín cảm thấy như thế năo về đăo tạo- có cảm giâc thích thú vă thoả mên hay không. Mục tiíu phản ứng có thể được đânh giâ theo thang 5 bậc về
mức độ thoả mên của người học. Kết quả cuối cùng của đăo tạo lă kết quảđo lường được ở mức
độ nhóm hoặc tổ chức. Một mục tiíu kết quả có thể lă giảm 20% số lượng câc sản phẩm bị hỏng từ kiểm tra.