M tg i= tgc * K
5. Đânh giâ ứng viín
Tiến trình lựa chọn để đânh giâ ứng viín theo sau hoạch định nguồn nhđn lực vă chiíu mộ. Mục đích của lựa chọn lă xâc định trong số câc ứng viín, người năo sẽđược tuyển dụng.
a. Tổng quan về tiến trình lựa chọn
Lợi ích của lựa chọn chiến lược
Câc tổ chức rất khâc nhau về sự phức tạp của hệ thống lựa chọn. Một văi tổ chức chỉđơn thuần xem lướt qua vă tiến hănh những điều chính yếu, phỏng vấn không chính thức trong khi số khâc lại đi sđu văo trắc nghiệm, phỏng vấn lặp lại, kiểm tra hồ sơ...Câch sau tốn kĩm hơn cho mỗi ứng viín nhưng lại có nhiều lợi ích. Lựa chọn một câch kỹ lưỡng lă cần thiết để có được những nhđn viín có khả năng học vă nắm bắt được công việc.
Câc tổ chức cần có những thănh viín, những người giău kỹ năng vă được động viín để thực hiện vai trò tổ chức của họ. Hoặc những thănh viín như thếđược xâc định qua việc lựa chọn kỹ căng hoặc những nỗ lực được thực hiện để phât triển họ sau khi đê tuyển dụng bằng việc đăo tạo băi bản vă xê hội hoâ. Vì vậy lựa chọn lướt qua có thể gia tăng mạnh chi phí đăo tạo vă kiểm soât, trong khi dănh nhiều thời gian hơn cho tiến trình lựa chọn sẽ giảm thiểu câc khoản chi phí năy. Lợi ích của quy trình lựa chọn thích hợp có thể rất lớn.
Lựa chọn đúng người cũng lă yếu tố then chốt để thực hiện chiến lược thănh công. Chiến lược tổ chức có thểảnh hưởng nhiệm vụ công việc vă thiết kế công việc mă công việc nín hướng dẫn lựa chọn.
Một câch tiếp cận khâc đối với lựa chọn chiến lược gợi ý rằng nguồn nhđn lực đi đầu vă dẫn đến chiến lược hơn lă ngược lại: “Câc công ty đang bắt đầu nhận thức rằng nền tảng cho chiến lược cạnh tranh của họ lă chất lượng của tăi sản con người.” Có nhđn viín sâng tạo, linh hoạt vă xuất sắc có thể lă lợi thế cạnh tranh ổn định vă lđu dăi hơn lă lợi thế về công nghệ hoặc marketing. Những nhđn viín như vậy có khả năng tạo ra vă thực hiện một loạt câc chiến lược mới để đâp ứng nhanh chóng với thay đổi của môi trường. Điều năy gợi ý rằng tổ chức nín tuyển dụng những câ nhđn tốt nhất , với khâi niệm “tốt nhất” nghĩa lă giỏi nhất về trí thông minh vă kỹ năng câ nhđn, vì nhiều công việc trong câc tổ chức thay đổi nhanh chóng liín quan đến nhóm lăm việc, thương lượng vă quản trị mối quan hệ.
Quy trình sử dụng câc công cụ lựa chọn được mô tảở sơđồ sau (Hình 5.11).
Hầu hết câc tổ chức sử dụng nhiều công cụ lựa chọn để thu thập thông tin về câc ứng viín. Những công cụ năy được sử dụng liín tiếp, trong lộ trình ra quyết định qua nhiều giai đoạn: Câc ứng viín phải hoăn thănh tốt ở công cụ lựa chọn ở giai đoạn đầu để tiếp tục văo vòng trong. Hình ở trín mô tả trật tựđiển hình cho việc sử dụng câc công cụ lựa chọn.
Thông thường, bộ phận nguồn nhđn lực chịu trâch nhiệm cho việc đânh giâ sơ bộ hồ sơ ứng viín, tiến hănh phỏng vấn sơ bộ vă quản lý trắc nghiệm khả năng. Sau đó một hoặc nhiều nhă quản trị hoặc giâm sât viín phỏng vấn câc ứng viín văo vòng trong. Cuối cùng, trong khi chờ đợi kiểm tra việc đâp ứng sự tham khảo, đề nghịđược thiết lập, khâm sức khoẻđược hoăn tất vă tuyển dụng được thông qua lần cuối cùng.
b. Mẫu đơn xin việc vă lý lịch
* Sử dụng hiệu quả vă hợp phâp mẫu đơn xin việc
Xĩt đơn xin việc vă lý lịch lă giai đoạn lựa chọn đầu tiín cho hầu hết câc công việc. Mẫu đơn xin việc điển hình yíu cầu câc thông tin về giâo dục, lịch sử lăm việc, vă câc kỹ năng, cũng như tín vă địa chỉ của ứng viín vă một văi đối tượng tham khảo. Hầu hết câc thông tin cần căn cứ theo sự thật vă có thểđược xâc nhận, chẳng hạn như bằng cấp hoặc ngăy được tuyển dụng.
Câc tổ chức có thể sử dụng dữ liệu ở mẫu đơn xin việc âp dụng trọng số, trong đó chỉ có những yếu tố có liín quan đến sự thănh công ở công việc sau năy mới được cho điểm vă sử dụng trong việc ra quyết định. Quy trình mẫu xin việc trọng số (WAB) được nhìn nhận lă tạo ra câc điểm số dự bâo thănh tích, thời gian phục vụ. Vì câc trọng số năy được thông qua vă âp dụng một câch nhất quân với tất cảứng viín.
* Sử dụng dữ liệu tiểu sử, kinh nghiệm vă thănh tựu cho lựa chọn
Tiểu sử lă thuật ngữđược sử dụng âm chỉđến bất kỳ loại thông tin năo về lịch sử câ nhđn, kinh nghiệm hoặc giâo dục. Một văi tổ chức sử dụng bảng cđu hỏi thông tin về tiểu sử thím văo mẫu đơn xin việc thông thường. Câc bảng cđu hỏi về tiểu sử năy có thể chi tiết hơn mẫu đơn xin việc vă có thể được cho điểm dựa trín câc phđn tích thống kí rất phức tạp. Trong hầu hết câc nghiín cứu so sânh hiệu lực của câc loại dự bâo khâc nhau, dữ liệu tiểu sử lă công cụ dự bâo mạnh nhất về hănh vi kế tiếp. Hồ sơ xin việc Phỏng vấn sơ bộ Loại một văi ứng viín Trắc nghiệm Phỏng vấn sđu Sưu tra lý lịch Đề nghịđiều kiện Kiểm tra sức khoẻ Tuyển dụng Loại một văi ứng viín Loại một văi ứng viín Loại một văi ứng viín Loại một văi ứng viín Đề nghị bị từ chối bởi một văi ứng viín
c. Trắc nghiệm
Trắc nghiệm lă câch thức thu thập mẫu tiíu chuẩn hoâ của hănh vi. Trắc nghiệm được chuẩn hoâ về nội dung, điểm số vă câch thức kiểm soât. Nghĩa lă, trắc nghiệm được tiến hănh bất cứ lúc năo, câc cđu hỏi trong đó lă điển hình hoặc tương đương ngay cả trong những trường hợp khi tiến hănh trắc nghiệm với nhiều hình thức. Nguyín tắc cho điểm lă nhất quân vă lă hằng số. Sự kiểm soât cũng như vậy. Tất cả những người thực hiện trắc nghiệm có cùng chung hướng dẫn, với cùng thời gian để thực hiện, vă tiến hănh trắc nghiệm ở cùng điều kiện về ânh sâng, tiếng ồn vă nhiệt độ. Bởi vì trắc nghiệm lă chuẩn hoâ, chúng cung cấp thông tin vềứng viín vă được dùng để so sânh với tất cả câc ứng viín khâc.
* Trắc nghiệm vă cơ hội lăm việc công bằng
Nếu trắc nghiệm sử dụng có thể vi phạm vă gđy khó khăn cho câc nhóm thiểu số hoặc câc nhóm được bảo vệ (bởi luật phâp). Thì trắc nghiệm không được sử dụng nhằm trânh câc phiền phức về luật phâp vă chi phí cho việc xâc minh tính hiệu lực.
* Trắc nghiệm khả năng giấy-vă-bút
Trắc nghiệm giấy bút về khả năng nhận thức lựa chọn thích hợp được nhìn nhận lă có tính hiệu lực cao vă lợi ích đối với tiến trình lựa chọn. Câc trắc nghiệm như thế năy thường được xđy dựng bởi câc nhă tđm lý học vă sau đó tổ chức sẽ mua về từ câc công ty xuất bản. Câc băi trắc nghiệm hiện có được sử dụng để trắc nghiệm cho nhiều khả năng chẳng hạn như trí thông minh thông thường, khả năng số học, khả năng từ vựng, khả năng về văn phòng (văn thư, thư ký), khả năng lý luận vă lý thuyết, vă năng khiếu nhanh nhẹn (mây móc).
Một văi tổ chức lớn hoặc câc ngănh công nghiệp thuí câc nhă tđm lý xđy dựng vă thông qua câc trắc nghiệm thích hợp với nhu cầu cụ thể của họ.
Xâc định mức độ tiíu chuẩn thấp vă cao (ít nhất 125 người phải đâp ứng mỗi mức độ)
1
Lựa chọn ngẫu nhiín 75 người thuộc nhóm thấp vă 75 người thuộc nhóm cao như lă mẫu trình băy. Phần còn lại lă mẫu từ
chối
2
Sử dụng mẫu trình băy, tính tỷ
lệ % của nhóm tiíu chuẩn cao vă thấp, những người được lựa chọn cho mỗi đâp ứng
3
Nếu tương quan trong mẫu từ
chối có ý nghĩa, thiết lập giới hạn vă bắt đầu sử dụng điểm số WAB để lựa chọn nhđn viín mới 8 Loại bỏ % nhóm tiíu chuẩn thấp từ % nhóm tiíu chuẩn cao. Lăm tròn để tất cả trọng số lă số
nguyín nằm giữa -10 vă +10
4
Âp dụng trọng số cho mẫu từ
chối vă sự liín quan của điểm WAB với thănh viín nhóm
7
Tương quan của WAB với thănh viín nhóm tiíu chuẩn (1= thănh viín nhóm cao, 0= thănh viín nhóm thấp) để xem độ
chính xâc của trọng số dự bâo thănh viín nhóm
6
Tính điểm WAB cho mỗi thănh viín của mẫu trình băy bằng việc tổng câc trọng số cho mỗi
đâp ứng
5
Trắc nghiệm có thể dùng đo lường câc khả năng rất cụ thể vă liện quan đến công việc, cũng có thể dùng để đo lường câc nhđn tố phức tạp hơn như khả năng nhận thức chung hay trí thông minh (IQ).
Lựa chọn trắc nghiệm. Qui trình lựa chọn trắc nghiệm thông qua kinh nghiệm bắt đầu với phđn tích công việc, tiếp theo lựa chọn công cụ dự bâo, thiết lập tiíu chuẩn, thu thập vă phđn tích dữ liệu. Lựa chọn câc công cụ dự bâo lă rất quan trọng. Bởi vì có quâ nhiều trắc nghiệm được xuất bản, công ty phải thu thập thông tin vă cđn nhắc nó một câch kỹ lưỡng trước khi lựa chọn một văi trắc nghiệm cho câc nỗ lực về hiệu lực của trắc nghiệm. Những đặc điểm cần xem xĩt ở câc trắc nghiệm xuất bản bao gồm những điều sau:
• Đânh giâ khả năng cụ thể. Trắc nghiệm có đânh giâ đặc điểm hoặc khả năng thích hợp cho công việc được đề cập.
• Độ tin cậy. Trắc nghiệm phải có sự nhất quân nội bộ cao vă đâng tin qua thời gian. Câc trắc nghiệm được sử dụng để ra câc quyết định quan trọng về câc câ nhđn, như trong tiến trình lựa chọn, phải có độ tin cậy cao (ít nhất lă 80% hoặc cao hơn).
• Quy trình xđy dựng trắc nghiệm thích hợp. Xđy dựng trắc nghiệm yíu cầu công phu, kỹ lưỡng vă khoa học, đó không chỉ đơn thuần lă câc cđu hỏi. Nhă quản trị nguồn nhđn lực nín kiểm tra đểđảm bảo rằng quy trình xđy dựng trắc nghiệm quy củđược theo sât. Câc quy trình năy bao gồm việc phđn tích cấu thănh vă nhđn tố, cố gắng tạo ra câc trắc nghiệm thănh công cho câc kích cỡ mẫu lớn, phât triển câc bằng chứng cho hiệu lực cấu trúc của trắc nghiệm, vă biín soạn dữ liệu có tính câch quy chuẩn của mẫu trắc nghiệm lớn.
• Dễ quản lý, kiểm soât. Câc chuyín gia nguồn nhđn lực phải xem xĩt liệu rằng trắc nghiệm có thểđược giao cho một nhóm người ở cùng một thời điểm hoặc liệu rằng nó cần được kiểm soât, quản trị một câch riíng lẻ; bao nhiíu thời gian vă sự tinh thông cần có để quản trị, cho điểm vă lăm sâng tỏ trắc nghiệm; vă vật liệu dùng cho trắc nghiệm tốn kĩm bao nhiíu.
• Sự thănh công quâ khứ. Câc chuyín gia nguồn nhđn lực nín tìm hiểu câc nghiín cứu có có hiệu lực quâ khứ ở câc công việc tương tự hay không, vă dữ liệu của trắc nghiệm trong tiến trình có tạo cơ hội lăm việc công bằng.
Trắc nghiệm vi tính hoâ. Chúng ta xem như trắc nghiệm khả năng ở trín như trắc nghiệm giấy vă bút để phđn biệt chúng với trắc nghiệm thănh tích (mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo), mă sẽđược thảo luận ở phần tiếp theo. Tuy nhiín, ngăy nay một văi trắc nghiệm chuẩn hoâ được quản lý vă cho điểm bằng vi tính. Điều năy có thể gia tăng tốc độ của trắc nghiệm vă cho điểm vă giảm thiểu nhu cầu về câc nhă quản trị trắc nghiệm đê được đăo tạo.
* Mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo
Mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo yíu cầu ứng viín thực hiện một phần công việc để chứng tỏ rằng họ có những kỹ năng để thực hiện công việc hoặc có khả năng học việc. Những trắc nghiệm năy được phât triển một câch trực tiếp từ phđn tích công việc hoăn chỉnh vă được kiểm tra hai lần bởi một thănh viín trong nhóm câc chuyín gia công việc, họ phải theo sât kết quả vă có hiệu chỉnh tức thời cũng như lă xem xĩt về hiệu lực nội dung. Mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo lă những hình thức trắc nghiệm phổ biến nhất hiện nay được âp dụng cho mục đích tuyển nhđn viín.
Trắc nghiệm mẫu công việc. Trắc nghiệm mẫu công việc được sử dụng khi ứng viín được kỳ vọng lă có một hoặc nhiều hơn câc kỹ năng công việc then chốt- kỹ năng mă tổ chức không có khuynh hướng dạy cho những nhđn viín mới. Sau khi thực hiện phđn tích công việc băi bản để xâc định mức độ vă nhu cầu về câc loại kỹ năng năy, chuyín gia HR có thể xđy dựng trắc nghiệm mẫu công việc chuẩn hoâ. Người phụ trâch trắc nghiệm đưa cho câc ứng viín mẫu giống nhau, thiết bị, hướng dẫn vă thời gian để hoăn tất trắc nghiệm. Tiíu chuẩn điểm số được xđy dựng trước vă âp dụng cho tất cảứng viín một câch nhất quân.
Trắc nghiệm mẫu công việc có thể thiết kế bằng câc trò chơi đóng vai, cũng có thể lă trắc nghiệm giấy-vă-bút về kiến thức công việc.
Có hai điểm quan trọng cần nhớ về trắc nghiệm mẫu công việc. Trước hết, trắc nghiệm mẫu công việc không cần đại diện cho toăn bộ công việc. Một văi kỹ năng có thểđược đânh giâ tốt hơn bằng phỏng vấn hoặc trắc nghiệm khả năng, vă khía cạnh chính của công việc có thể được dạy một câch dễ dăng cho câc nhđn viín mới thì không nín đưa văo trong trắc nghiệm. Thứ hai, những kỹ năng được trắc nghiệm nín lă những kỹ năng quan trọng, dù cho nó có tốn nhiều thời gian để tiến hănh.
Trắc nghiệm đăo tạo. Trắc nghiệm đăo tạo được sử dụng cho câc công việc đặc thù, mă câc kỹ năng đó của ứng viín không đòi hỏi phải biết về câc kỹ năng khi âp dụng cho công việc.
Phần đầu tiín của tiến trình năy bao gồm giai đoạn hướng dẫn chuẩn hoâ mă qua đó nhă đăo tạo giới thiệu phần việc, giải thích vă minh hoạ cho câc bước, vă để cho ứng viín thực hiện phần việc hoặc công việc một hoặc hai lần trong khi huấn luyện. Phần thứ hai lă trắc nghiệm, khi đó ứng viín thực hiện công việc một văi lần mă không có dự theo dõi vă huấn luyện. Người đăo tạo quan sât vă sử dụng bản kiểm tra để ghi lại câc sai lệch (lỗi). Cuối cùng, người hướng dẫn đânh giâ đăo tạo chung của ứng viín (thông qua kết quảđăo tạo).
Mặt mạnh của mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo. Mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo có nhiều ưu điểm. Trước tiín, khi câc nghiín cứu hiệu lực kinh nghiệm đê được thực hiện, năng lực dự bâo của trắc nghiệm mẫu công việc được nhìn nhận lă cao. Trắc nghiệm đăo tạo được xem lă hiệu lực vừa phải với thănh công công việc, mặc dầu cường độ mối tương quan thi thoảng bị giảm qua thời gian. Thứ hai, mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo có thểđược xđy dựng vă sử dụng ngay cả cho kích cỡ mẫu rất nhỏ, không giống như trắc nghiệm đòi hỏi hiệu lực kinh nghiệm. Thứ ba, câc trắc nghiệm năy có khuynh hướng có ít tâc động ngược hơn trắc nghiệm khả năng nhận thức. Thứ tư, chúng tỏ ra hoăn hảo về hiệu lực; vì vậy câc ứng viín thực hiện kĩm có thể dễ dăng hiểu được tại sao họ bị loại vă sẽ không phăn năn về sự đối xử không công bằng. Cuối cùng, vì mẫu công việc vă trắc nghiệm đăo tạo biểu hiện câc khía cạnh quan trọng của công việc, chúng có thể được xem như lă xem xĩt công việc thực tế. Câc ứng viín không thích thú với mẫu công việc có thể lựa chọn việc bâc bỏ đề nghị, vì vậy tiết kiệm cho tổ