Thiết kế công việc lă quâ trình kết hợp câc phần việc rời rạc lại với nhau để hợp thănh một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một câ nhđn hay một nhóm nhđn viín thực hiện. Nói câch khâc, thiết kế công việc lă quâ trình xâc định câc công việc cụ thể cần hoăn thănh vă câc phương phâp được sử dụng để hoăn thănh công việc đó, cũng như mối quan hệ của công việc đó với câc công việc khâc trong tổ chức
Một khi phđn tích công việc đê được tiến hănh một câch hệ thống với bản mô tả công việc vă bản tiíu chuẩn công việc có chất lượng cao, tổ chức có thể sử dụng những thông tin năy để
thiết kế hoặc tâi thiết kế công việc. Những thông tin năy lă rất quan trọng trong việc xđy dựng câc yếu tố cấu thănh nín công việc, thể hiện câch thức tối đa hoâ hiệu suất công việc vă mang lại sự
thỏa mên ở nhđn viín cũng như khâch hăng.
1. Câc biến sốảnh hưởng đến thiết kế công việc
Việc lựa chọn kiểu thiết kế công việc tùy thuộc văo trạng thâi hiện tại của câc biến số sau:
• Tính thông lệ của công việc:
Tính thông lệ của công việc được thể hiện ở mức độ xuất hiện câc công việc, một công việc được gọi lă có tính thông lệ cao khi công việc đó có xu hướng xuất hiện thường xuyín, ổn
mă nó xuất hiện không có quy luật, bất thường, mức độ xuất hiện không thường xuyín, không ổn
định.
• Dòng công việc:
Dòng công việc trong tổ chức thường chịu ảnh hưởng bởi tính chất, bản chất của sản phẩm hay dịch vụ. Sản phẩm hay dịch vụ thường gợi ý trình tự hoặc sự cđn đối giữa câc công việc nếu tiến trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ muốn hoăn thănh hiệu quả. Ví dụ như khung của xe hơi phải được chế tạo trước bộ phận cản xốc vă cửa. Sau khi trình tự công việc được phđn
định, sự cđn đối giữa câc công việc mới được thiết lập.
• Chất lượng cuộc sống lao động:
Chất lượng cuộc sống lao động lă một khâi niệm khâ mới mẻđối với chúng ta, tuy nhiín nó lại lă một khâi niệm khâ quen thuộc của những người quản lý theo trường phâi nhđn văn. Chất lượng cuộc sống của một người năo đó chính lă mức độ thỏa mên câc nhu cầu khâc nhau của họ
trong cuộc sống hăng ngăy. Vì trong thời đại ngăy nay, cuộc sống riíng tư của mỗi câ nhđn vă công việc mă họđang lăm không còn có một ranh giới rõ răng, nó có xu hướng căng ngăy căng xóa nhòa đi ranh giới đó, cho nín khi nghiín cứu chất lượng cuộc sống, người ta phải quan tđm
đến chất lượng toăn diện đó lă “chất lượng cuộc sống lao động”.
• Khả năng của người lao động:
Khả năng của người lao động ảnh hưởng rất lớn đến thiết kế công việc. Khi Henry Ford sử dụng dđy chuyền sản xuất, ông nhận thấy rằng câc công nhđn thiếu vắng kinh nghiệm hoạt
động trín câc dđy chuyền tựđộng hóa. Vì thế công việc phải được thiết kế một câch đơn giản vă
đòi hỏi ít công tâc đăo tạo.
• Tính chất của môi trường:
Theo quan điểm hệ thống, mỗi doanh nghiệp được xem như lă một hệ thống hoạt động trong môi trường của nó, đó lă tập hợp câc hệ thống, phđn hệ khâc có mối quan hệ tâc động qua lại với doanh nghiệp. Doanh nghiệp tâc động với môi trường thông qua đầu ra còn môi trường tâc
động lín doanh nghiệp thông qua đầu văo. Khi môi trường thay đổi, trạng thâi ổn định của doanh nghiệp trong môi trường cũng bị phâ vỡ. Để thiết lập lại trạng thâi cđn bằng mới, câc doanh nghiệp phải có những phản ứng thích đâng trước sự thay đổi của môi trường nhằm thay đổi trạng thâi hiện tại của doanh nghiệp cho phù hợp với trạng thâi của môi trường đê thay đổi. Theo quan
điểm năy, việc thiết kế công việc cũng phải phù hợp với trạng thâi vận động biến đổi của môi trường, khi môi trường ổn định thì câc kiểu thiết kế công việc thiín về kết cấu chặt chẽ, ngược lại khi môi trường nhiễu loạn thì thiết kế có xu hướng thiín về kiểu linh hoạt.
2. Câc phương phâp thiết kế công việc câ nhđn
a. Chuyín môn hoâ công việc:
Đđy lă kiểu thiết kế công việc dựa trín cơ sở phđn tích công việc thănh câc động tâc, thao tâc, bước công việc sau đó giao phó cho mỗi câ nhđn, mỗi câ nhđn chỉ chuyín phải thực hiện một bước công việc hoặc một văi thao tâc năo đó với quy trình thực hiện công việc đê được xđy dựng một câch tối ưu. Bản chất của kiểu thiết kế năy lă chia nhỏ công việc, giao cho mỗi câ nhđn ít việc nhưng khối lượng cho mỗi phần việc tăng lín. Với câch tiếp cận năy, người thiết kế sẽ phđn chia công việc thănh những thao tâc, động tâc, sau đó sắp xếp chúng nhằm tối thiểu thời gian vă những nỗ lực của người lao động. Một khi công việc đê được phđn loại, một khối lượng phần việc được nhóm gộp trong công việc. Kết quả phương phâp năy lă chuyín môn hóa công việc.
CMH công việc nhằm lăm giảm phạm vi công việc, phđn chia thời gian để hoăn thănh công việc. CMH giúp tiết kiệm thời gian, cần ít đầu tư vă cho phĩp người công nhđn học việc nhanh chóng. Chi phí đăo tạo ở mức thấp nhất vì người công nhđn chỉ cần thạo một hoặc một số công việc bộ
phận.
Câch tiếp cận năy nhấn mạnh đến tính hiệu quả trong sự nỗ lực, thời gian, chi phí lao
động, đăo tạo vă thời gian học việc. Ngăy nay, kỹ thuật năy còn rất hữu hiệu vă được sử dụng trong câc hoạt động dđy chuyền. Điều năy đặc biệt hữu ích khi phải đối phó với tình trạng công nhđn thiếu kiến thức hoặc người công nhđn có ít kinh nghiệm trong hoạt động dđy chuyền.
b. Luđn chuyển công việc:
Đđy lă kiểu thiết kế công việc chuyín môn hóa trượt ngang. Về nguyín tắc, mỗi công việc vẫn được thiết kế theo hướng chuyín môn hóa nhưđê trình băy trín, song sự chuyín môn hóa chỉ âp dụng cho công việc còn người lao động lại thay đổi bằng câch chuyển chỗ lăm việc theo một quy trình nhất định. Thường thì nhđn viín lăm việc ở mỗi vị trí công tâc không quâ 2-3 năm còn nhă quản trị thì khoảng 4-5 năm sẽđược chuyển đổi vị trí công tâc một lần, việc chuyển
đổi vị trí năy được thực hiện chủ yếu trong phạm vi nhóm công việc có chuyín môn giống hoặc gần nhau.
c. Mở rộng công việc:
Đđy lă kiểu thiết kế công việc dựa trín việc mở rộng phạm vi thực hiện công việc của nhđn viín bằng câch tăng thím việc vă giảm khối lượng công việc trong mỗi phần việc. Mở rộng công việc bằng câch nhóm những phần việc tương tự chính hoặc những phần việc mă sử dụng công cụ như nhau lại với nhau. Kiểu thiết kế công việc năy lă kết quả của quâ trình phât triển nhanh chóng của trình độ sản xuất xê hội vă do sự biến đổi không ngừng môi trường hoạt động của câc doanh nghiệp, chu kỳ sống sản phẩm bị rút ngắn, tất cả những điều năy lăm cho tính thông lệ hóa giảm xuống. Mặt khâc, trình độ của người lao động ngăy căng tăng lín, họ có khả
năng đảm nhiệm tốt nhiều công việc khâc nhau cùng lúc, do đó việc thiết kế công việc theo hướng mở rộng công việc lă câch thiết kế hợp lý nhằm đảm bảo thích ứng tốt với sự thay đổi,
đồng thời khai thâc triệt để khả năng lao động của người nhđn viín.
d. Lăm phong phú hoâ công việc:
Đđy lă kiểu thiết kế công việc bằng câch mở rộng công việc theo chiều sđu. Gia tăng thím nhiệm vụ vă quyền hạn theo chiều sđu cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động
được tự quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ, đồng thời tăng mức độ tự chịu trâch nhiệm một câch tương ứng. Những trâch nhiệm được tăng thím lă không tương tự như những gì mă nhđn viín đê lăm. Phong phú hoâ công việc có thể giống như việc thăng tiến (ở mức độ ít).
Ví dụ: Trước đđy một nhđn viín bưu điện chuyín lăm nhiệm vụ phđn loại vă đóng dấu câc loại bưu phẩm, giấy tờ, nay chuyển sang vừa chịu trâch nhiệm tiếp nhận, phđn loại, đóng dấu vă phđn phât bưu phẩm giấy tờ trong phạm vi một khu vực dđn cư năo đó.
Theo Fredrick Herzberg, khi tiến hănh phong phú hóa công việc cần tuđn theo 5 nguyín tắc sau:
Gia tăng những đòi hỏi về công việc: Công việc nín thay đổi trong câch thức gia tăng mức độ khó khăn vă trâch nhiệm.
Gia tăng trâch nhiệm giải trình của người công nhđn: Cho phĩp phđn chia nhiều quyền hănh trong thực hiện công việc, vă gia tăng sự kiểm soât câ nhđn trong khi trâch nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý.
Tạo một thời gian biểu lăm việc tự do vă hợp lý: Trong giới hạn cho phĩp, những câ nhđn cũng có thể thực hiện công việc theo thời gian biểu riíng của mình.
Cung cấp thông tin phản hồi: Tốt hơn lă người công nhđn bâo câo trực tiếp tình hình thực hiện công việc một câch thường xuyín lín người giâm sât.
Cung cấp những kinh nghiệm mới: Vị trí vă hoăn cảnh lăm việc nín bao gồm cả những kinh nghiện mới vă tạo sự phât triển câ nhđn.
Phong phú hóa công việc vẫn dựa trín nền tảng của CMH nhưng có sự cải tiến cơ bản bằng câch giao cho người lao động nhiều quyền quyết định hơn trong công việc của mình, qua đó lăm phong phú hóa công việc của họ tăng nhiệt tình lao động, giảm nhăm chân vă căng thẳng.
e. Thiết kế công việc theo Modul:
Thiết kế công việc theo module lă một phương phâp thiết kế rất mới mẻ. Theo phương phâp thiết kế năy, nhă thiết kế cần nghiín cứu kỹ lưỡng về câc công việc phải thực hiện sau đó họ
tìm câch chia nhỏ công việc thănh câc phần việc nhỏ cố gắng sao cho mỗi phần việc như vậy có thểđược một người lao động hoăn thănh trong vòng văi giờ. Câc phần việc phđn chia phải mang tính đồng nhất. Sau đó người ta cho phĩp người lao động được tự do lựa chọn phần việc của mình theo ý thích. Nếu có những phần việc nhăm chân hoặc khó khăn không ai thích lăm thì nhă quản trị sẽ tiến hănh chia đều cho mọi người.
3. Những phương phâp thiết kế công việc theo nhóm
Hiện nay trín thế giới đang có xu hướng chuyển sang thiết kế công việc theo nhóm, đđy lă kiểu thiết kế được xem lă hiện đại nhất. Nó phù hợp với xu thế gia tăng khả năng hợp tâc lao
động trong điều kiện phât triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật. Sau đđy lă câc phương phâp thiết kế công việc theo nhóm thông dụng ở câc quốc gia phât triển:
a. Nhóm lao động hội nhập:
Âp dụng cho câc công việc đòi hỏi sự hợp tâc ở cấp nhóm. Nhóm được tổ chức bao gồm nhiều chuyín môn khâc nhau để có khả năng thực hiện được một khối lượng công việc hoăn chỉnh nhất định. Đứng đầu mỗi nhóm lă trưởng nhóm có nhiệm vụđiều khiển sự phối hợp hoạt
động chung của cả nhóm, nhóm được giao quyền lực rất lớn từ việc tổ chức sản xuất, mua bân nguyín vật liệu, cho đến việc lựa chọn nhđn sự vă trả lương cho nhđn viín.
b. Nhóm lao động tự quản:
Đđy lă kiểu tổ chức lao động bằng câch lăm phong phú hóa công việc theo chiều sđu. Câc nhóm lao động hỗn hợp được giao cho câc mục tiíu phải thực hiện trong những khoảng thời gian nhất định với mức chi phí cho trước, nhóm có trâch nhiệm tự xâc định câc nhiệm vụ phải lăm vă tổ chức thực hiện câc nhiệm vụ đó. Nhóm được giao toăn quyền quyết định mọi vấn đề quản lý
để thực hiện mục tiíu đặt ra. Đặc điểm của nhóm lao động tự quản lă không có người phụ trâch chung, mọi công việc của nhóm sẽ do tất cả mọi thănh viín của nhóm cùng nhau thảo luận vă quyết định.
c. Nhóm chất lượng:
Đđy lă dạng của nhóm xung kích thu hút toăn những người tình nguyện, được huấn luyện kỹ để khắc phục câc nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi cần thiết. Nhóm chất lượng không phải lă một cấu trúc ổn định mă nó chỉđược hình thănh khi có nhu cầu, lúc đó câc thănh viín của nhóm liín quan đến vấn đề cần giải quyết sẽ được triệu tập để tham gia giải quyết vấn
đề, khi công việc hoăn thănh nhóm sẽ tự giải tân, câc thănh viín trở về lăm việc tại bộ phận lăm việc chính của mình. Nhóm năy chủ yếu hoạt động ngoăi giờ, câc thănh viín của nhóm thường không đòi hưởng thù lao mă lă tự nguyện, họđược doanh nghiệp cấp kinh phí để nghiín cứu.
4. Thiết kế công việc hướng văo người lao động
Một khâi niệm được định ra lăm cầu nối giữa nhiệm vụ của công ty với sự thỏa mên nhu cầu của người tiíu dùng lă thiết kế lại công việc định hướng văo người lao động. Người lao động
được khuyến khích tham gia văo việc thiết kế lại công việc của họ nhằm có lợi cho cả tổ chức vă chính họ. Người lao động có thểđề nghị sự thay đổi trong thiết kế công việc nhằm lăm cho công việc của họ hấp dẫn vă thỏa mên hơn, nhưng họ cũng phải chỉ ra câch thức tốt hơn trong việc đạt thănh mục tiíu của bộ phận mình tham gia. Với câch tiếp cận năy những đóng góp của mỗi người
đều được công nhận, hướng nỗ lực của họ văo việc hoăn thănh mục tiíu vă nhiệm vụ của tổ chức.
Để nđng cao chất lượng cuộc sống thì công việc cần được thiết kế hiệu quả. Thiết kế công việc hiệu quả lă tìm ra sự hòa hợp giữa tính hiệu quả vă nhđn tố hănh vi. Yếu tố hiệu quả nhấn mạnh đến hiệu suất trong khi yếu tố hănh vi lại quan tđm nhiều hơn đến người lao động. Vai trò của câc chuyín gia nguồn nhđn lực lă phải tạo sự cđn bằng giữa câc nhđn tố năy. Khi công việc
được chuyín môn hóa, nhă thiết kế công việc có thểđơn giản chúng bằng câch cắt giảm số lượng phần việc. Nếu công việc được đa dạng hóa (những kiểu thiết kế công việc kể trín ngoại trừ
CMH), chúng phải được mở rộng vă lăm cho phong phú.