Để cung cấp thông tin phục vụ cho mục tiíu của tổ chức vă đâp ứng yíu cầu luật phâp, hệ thống đânh giâ công việc phải cung cấp những thông tin xâc thực vă đâng tin cậy. Sâu bước sau đđy cung cấp nền tảng cho một tiến trình hệ thống:
1. Thiết lập tiíu chuẩn đânh giâ
Câc tiíu chuẩn thănh tích được xâc định từ thông tin phđn tích công việc. Dựa văo thông tin năy, câc cấp độ thănh tích từ mức thấp đến mức cao được xđy dựng. Về cơ bản, công việc năy xâc định câc tiíu chuẩn nhằm so sânh với mức độ thực hiện của nhđn viín. Một tiíu chuẩn thănh tích tốt mô tả những gì nhđn viín nín thực hiện vă hoăn thănh. Tiíu chuẩn thănh tích tập trung văo kết quả hoặc mức độ hoăn thănh công việc của nhđn viín. Tiíu chuẩn nín trả lời câc cđu hỏi như câi gì, bao nhiíu vă khi năo. Ví dụ, tiíu chuẩn thănh tích cho đại diện thương mại lă đạt mức
doanh số 20 triệu đồng từ câc khâch hăng mới văo cuối quý. Tiíu chuẩn năy thông bâo cho đại diện bân hăng biết điều gì (khâch hăng mới), bao nhiíu (20 triệu), vă lúc năo (cuối quý). Tiíu
chuẩn thănh tích phải tuđn thủ câc yíu cầu sau. Trước tiín, tiíu chuẩn được xđy dựng phải dễ hiểu, giúp người đọc nhận biết sự khâc biệt giữa hănh vi đâng tưởng thưởng vă hănh vi không được chấp nhận. Trong ví dụ trín, bất kỳ quý năo, đại diện thương mại không ký được hợp đồng 20 triệu với khâch hăng mới lă hănh vi không được chấp nhận. Thứ hai, tiíu chuẩn nín mang tính thâch thức vă thực tế cho nhđn viín. Tuy nhiín thiết lập tiíu chuẩn quâ cao nhằm khuyến khích nhđn viín nỗ lực hết mình có thể gđy nín tâc động ngược. Thay vì động viín nhđn viín lăm việc
Kết quả phđn tích công việc
Thiết lập tiíu chuẩn thănh tích
Thiết kế hệ thống đânh giâ thănh tích
Tiến hănh đânh giâ thănh tích Xem xĩt thănh tích
của người được đânh giâ Thảo luận kế hoạch
hănh động tương lai
hết mình để đạt mục tiíu, nó có thể lă nguyín nhđn khiến nhđn viín từ bỏ vă không cố gắng thực hiện công việc vì tất cả đều tin rằng việc đạt được thănh tích năy lă không thể. Xâc định phương phâp để thực hiện công việc cũng rất hữu ích. Ví dụ đại diện thương mại chiếm khâch hăng từ câc đại diện thương mại khâc có thể đạt được mục tiíu đề ra nhưng sẽ lăm tổn hại người khâc. Vì vậy tiíu chuẩn phải được công bố rõ răng (thu hút khâch hăng mới). Cuối cùng, điều thực sự quan trọng lă khung thời gian phải cụ thể, mục tiíu phải dễ thấy vă đo lường được. Đơn giản yíu cầu đại diện thương mại gia tăng mức độ thỏa mên khâch hăng lă chưa đủ. Phải chính xâc về bao nhiíu vă khi năo điều năy cần phải hoăn thănh cũng phải được công bố rõ.
2. Thiết kế hệ thống đânh giâ thănh tích
a. Thời gian đânh giâ
Người tiến hănh đânh giâ phải thiết lập câc chính sâch về người đânh giâ, thời gian vă mức độ thường xuyín. Khi năo việc đânh giâ hoăn tất? Đối với câc tổ chức tiến hănh đânh giâ hăng năm, có 2 sự lựa chọn về thời gian tiến hănh đânh giâ: một số thì đânh giâ dựa văo thời gian xâc định như ngăy tiến hănh thuí mướn lao động, một câch khâc có thể tiến hănh đânh giâ theo lịch hăng năm. Mặc dầu đânh giâ hăng ngăy lă chính xâc vă được câc nhă quản trị dùng nhưng nó không phải lă ý kiến hay vì nó rất tốn kĩm. Thời gian đânh giâ tùy thuộc nhiều văo tình huống vă định hướng quản trị của từng tổ chức. Nếu giới lênh đạo của công ty chú trọng văo kiểm tra sau thì thời gian đânh giâ có thể dăi (hăng quý hoặc năm). Nếu kiểm tra quâ trình được sử dụng trong công tâc quản trị thì đânh giâ liín tục, theo quâ trình sẽ được âp dụng.
b. Nội dung đânh giâ
Tiíu chuẩn để đânh giâ hệ thống đânh giâ thănh tích được mô tả ở phần trước cung cấp cơ sở để ra câc quyết định quan trọng khi phât triển hệ thống đânh giâ. Quyết định quan trọng lă lựa chọn loại thănh tích để đânh giâ. Có ba loại thông tin thănh tích cơ bản. Hệ thống đânh giâ dựa trín đặc điểm đânh giâ khả năng hoặc câc đặc điểm câ nhđn khâc của nhđn viín. Hệ thống đânh giâ dựa trín hănh vi đo lường phạm vi mă một nhđn viín thực hiện câc hănh vi cụ thể, có liín
quan trong khi thực hiện công việc. Cuối cùng, hệ thống đânh giâ dựa trín kết quả đânh giâ “nền tảng” liín quan với công việc của nhđn viín: Công việc đê được hoăn tất hay không, vă lợi ích năo tạo ra? Mỗi một loại đânh giâ có một văi thuận lợi vă hạn chế.
9 Đânh giâ dựa trín đặc điểm
Đânh giâ dựa trín đặc điểm được sử dụng để đânh giâ tính câch hoặc câc đặc điểm câ nhđn của nhđn viín, chẳng hạn như khả năng ra quyết định, sự trung thănh với công ty, kỹ năng giao tiếp, hoặc cấp độ của sự sâng tạo. Loại đânh giâ năy chú trọng việc tìm hiểu nhđn viín lă người như thế năo nhưng lại rất ít chú trọng về những điều mă họ thực sự lăm. Mặc dù đânh
giâ dựa trín đặc điểm lă dễ xđy dựng, nó cũng bộc lộ nhiều hạn chế. ********************************
Ví dụ về hệ thống đânh giâ dựa trín hănh vi, đặc điểm vă kết quả
A. Đânh giâ dựa trín đặc điểm
Đânh giâ nhđn viín theo mỗi tiíu chuẩn sau:
Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao 1. Trung thănh với công ty
Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao 2. Khả năng giao tiếp
Rất thấp Thấp Trung bình Cao Rất cao 3. Sự hợp tâc
B. Đânh giâ dựa trín hănh vi:
Sử dụng thang dưới đđy, đânh giâ mức độ thường xuyín mă nhđn viín biểu hiện câc hănh vi sau: 1= không bao giờ 2= Thỉnh thoảng 5= Hầu như luôn luôn
3= Hiếm khi 4= Thường xuyín
Chăo khâch hăng theo câch thức vui vẻ vă thđn thiện
Không thể giải thích câc khía cạnh kỹ thuật của một sản phẩm cho khâch hăng
Điền văo câc phiếu thanh toân một câch chính xâc, yíu cầu sự chấp thuận từ người giâm sât cho câc phiếu thanh toân lớn hơn một số tiền xâc định, chẳng hạn 1 triệu đồng.