CHƯƠNG 6 TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN
6.2.8 Những khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin
Chúng ta sẽ dừng lại phân tích những khó khăn xảy ra do các khái niệm giao tiếp chưa hoàn thiện theo quan điểm thông tin g}y ra. Thông thường chúng ta cho rằng truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ mới có mức độ chính xác cao. Sự nhầm lẫn của con người hiện nay đ~ g}y ra biết bao hậu quả nghiêm trọng, nên thực tế hiếm có trường hợp n{o lý tưởng cả. Bất kỳ thông báo nào trong quá trình truyền đạt thông tin đều mất đi tính rõ r{ng, to{n vẹn và cấu trúc, cần phải tính đến điều đố trong khi đ{m ph|n.
Bây giờ chúng ta h~y xem xét mô hình thông tin trong đ{m ph|n. Giả sử 2 người ngồi nói chuyện đối diện nhau và muốn thỏa thuận với nhau về điều gì đó. Tại sao thông tin mà họ trao đổi với nhau lại khác nhau trong cách giải thích của người nghe cũng như người nói. Khi thu, nhận thông tin đều có sự mất mát (gọi là sự tản mát thông tin). Ở người cung cấp thông tin, sự mất mát xảy ra khi m~ hóa ý nghĩ trong c}u, chữ. Nguyên nhân là do ngôn ngữ nói chưa được hoàn thiện, do không thể chuyển được tất cả ý nghĩ th{nh ngôn ngữ nói, mức độ mất m|t thông tin được x|c định bằng "ngưỡng tưởng tượng" của ngưòi cung cấp thông tin.
Ở người nhận có những mất mát thông tin khi nghe tập hợp các từ đ~ được chọn lọc, độ mất m|t đó tùy thuộc vào kỹ năng nghe v{ tập trung chú ý của đối tượng trong quá trình đó.
Mất mát thông tin do hiểu biết thông tin giữa người nhận v{ người trao đổi thông tin không giống nhau. Hàng rào ngôn ngữ giữa họ với nhau là nguyên nhân của sự thết thoát thông tin trong đ{m ph|n kinh doanh cụ thể. Mất mát thông tin do vốn từ giữa người trao v{ người nhận thông tin khác nhau (ký hiệu S1) nằm trong khoảng (0,00 S1 1,00).
Cuối cùng phải tính to|n đến sự mất thông tin ở người nhận do vô tình hay hữu ý mà bỏ qua một loạt ký hiệu "Bộ lọc ý chí" giữ lại một phần thông tin. Ánh hưởng của nó đến mức độ truyền đạt ý nghĩ của một dôi tượng cho đối tượng kh|c (được ký hiệu bằng chữ S2) nằm trong khoảng (0.00 S2 1,00).
Trong trường hợp lý tưởng những hệ số kể trên có thể bằng 1,00 nhưng trên thực tế chúng nhỏ hơn 1 đơn vị rất nhiểu.
Mặt khác các hệ số nhiều khi giảm đến giới hạn dưối, chẳng hạn một người Nhật và một người Nam Tư gặp nhau bàn chuyện kinh doanh. Mỗi người đểu chỉ biết tiếng mẹ đẻ của mình và không có phiên dịch giúp họ S1 = 0,00.
Để hạn chế mất mát thông tin cần chú ý:
Phối hợp các dạng câu hỏi khi giao tiếp, nên gọi tên đối tượng, điều này rất quan trọng l{m cho đối tượng dễ chịu. Đừng làm giảm ý nghĩa của định kiến, thành kiến nếu chúng ta nhận thấy hoặc đo|n th}y.
Cần phải có giải thích đầy đủ hơn với những thông tin chuyên môn tương ứng, thường xuyên nhớ rằng ngôn ngữ nói có hạn chế, chưa ho{n thiện, chưa rõ r{ng chưa chính x|c v{ không có ai tri gi|c điều giải thích như chúng ta hiểu nó.
Truyền đạt thông tin cụ thể dưới dạng ngắn gọn nhất, còn việc giải thích có thể rộng hơn.
Cần phải sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi v{ phương pháp truyền đạt thông tin cho phù hợp với động cơ v{ trình độ thông thạo tin tức của đối tượng.
Cố gắng chuyển từ độc thoại sang đối thoại.
Tạo điếu kiện cho đối tượng trình bày sự hiểu biết của mình.
Chớ quên rằng chứng ta không thích ai đó nói h{ng tiêng đồng hồ, hoặc thường xuyên ngắt lời phát biểu của ta để nói ý kiến của mình.
L{m cho đối tượng quan t}m đến mức cao nhất việc tiếp nhận thông tin của chúng ta.
Kiếm tra chặt chẽ uy tín của mình trong giai đoạn truyền đạt thông tin. Cho phép đối tượng bình tĩnh ph|t biểu ý kiến của mình.
Nếu tiếp thu được 5 trong số c|c đề nghị trên thì khả năng truyền đạt thông tin được nâng cao, cải thiện đ|ng kể.
Giai đoạn truyền đạt thông tin - l{ giai đoạn thứ hai của cuộc đ{m ph|n kinh doanh. Nó tạo điều kiện, tiền đề cho việc lập luận. Giai doạn dược chia th{nh 4 bước - Bàn bạc, thảo
luận các vấn đề truyền đạt thông tin, cũng cố thông tin v{ định hướng thông tin mới. Ở đ}y chúng tôi muốn đưa ra gợi ý thay vì đ|nh gi|, nhận xét điều gì đó h~y |p dụng c|ch đặt câu hỏi nhằm chuyển độc thoại sang đối thoại.
Những phần tử cơ bản của giai đoạn truyền đạt thông tin này là:
Đặt câu hỏi (câu hỏi đóng, c}u hỏi mở, câu hỏi hùng biện, câu hỏi để suy nghĩ, c}u hỏi chuyển tiếp đột ngột).
Nghe (tập trung chú ý đến để t{i, đôi tượng đ{m ph|n, những tác nhân kích thích cho giai đoạn lập luận. Một người nghe cừ là một người tháo vát).
Nghiên cứu phản ứng của đối tượng (ứng dụng nghệ thuật ngoại giao, tạo tiền đề cho lập luận).
Những thành phần cơ bản của giai đoạn truyền đạt thông tin ở trên đều dựa vào những luận điểm cơ bản của tâm lý học xã hội sau đ}y:
Bất kỳ lập trường, quan điểm n{o đều có động cơ của nó. Cần đ|nh gi~ đúng mức vai trò của vô thức (linh cảm).
Con người với tư c|ch l{ một tồn tại xã hội muốn thực hiện động cơ của mình.
Thành kiến, định kiến là một hiện tượng phổ biến. Nẽn chú ý điều đó để phòng ngừa. Trong con người luôn luôn tồn tại yếu tố hợp lý ban đầu, vì vậy những động cơ thứ yếu cần phải thay thế một cách có ý thức bằng những động cơ của hành vi.
Sử dụng những luận điểm tâm lý học trên có thể giúp cho việc tiến h{nh đ{m ph|n kinh doanh của chúng ta có kết quả.