CHƯƠNG 4 NỘI DUNG, PHƯƠNG THỨC VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH
4.2.1 Đàm phán qua điện tín
Hình thức l}u đòi l{ thư tín. Đ{m ph|n qua thư tín l{ phương thức trao đổi thông tin giữa c|c đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư c|c bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được, Thực tế cho thấy phương thức đ{m
ph|n qua thư tín đ~ tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đ{m ph|n nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.
Phương thức đ{m ph|n qua thư tín cho phép đ{m ph|n được nhiều bạn h{ng nhưng lại giảm được chi phí đ{m ph|n. C|c quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trưốc của cả một tập thể. Ngày nay nhiều ngưòi đ~ dùng hình thức điện tử để thay cho cách viết, gửi truyền thống. Tuy vậy khi tiến h{nh đ{m ph|n bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đề sau: Bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn đề chính, lối h{nh v~n đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gảy ra sự hiểu lầm cho đốì tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn để, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng nhũng bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đ{m ph|n qua thư tín có hạn chế là khó kiểm so|t được ý đồ của đối t|c, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian d{i, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đầm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ, Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, c|c nh{ kinh doanh còn đ{m ph|n qua telex, fax... C|c hình thức đ{m phán này tiện lợi, nhanh chống. Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đ}y cũng l{ xu hướng phát triển trong tương lai.