CHƯƠNG 4 NỘI DUNG, PHƯƠNG THỨC VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC TRONG ĐÀM PHÁN KINH DOANH
4.3.2 Sử dụng linh hoạt chiến thuật trong đàm phán trực tiếp
Các chiến thuật đ{m phàn là những công cụ của nh{ đ{m ph|n. Nhà đ{m ph|n sử dụng những công cụ n{y để đạt được mục tiêu của mình. Trong tay những người có kỹ năng đ{m ph|n, những chiến thuật đó l{ những vũ khí đầy uy lực. Do vậy, c|c nh{ đ{m ph|n giỏi thường sử dụng rất nhiều thòi gian để nghiên cứu và hoàn thiện việc sử dụng các chiến thuật này.
Mục tiêu đ{m ph|n là đi đến một hợp đồng hay một sự nhất trí. Ngay khi một bên nào đó lựa chọn giải pháp "hoặc chấp nhận hoặc không", đ{m ph|n bị phá vỡ. Mặc dù hợp đồng là mục tiêu căn bản của đ{m ph|n, c|c cuộc đ{m ph|n hiếm khi kết thúc m{ không đạt được sự nhất trí. Trong ngắn hạn, không đạt được hợp đồng đôi lúc lại tốt hơn đạt một hợp đồng khi thỏa măn. Nói chung c|c nh{ đ{m ph|n kinh nghiệm thường hiếm khi để cho các cuộc đ{m ph|n đổ vỡ hoàn toàn, họ không có chủ đích đưa đến một lựa chọn "hoặc chấp nhận hoặc không" hoặc không để cho đối tác thực hiện điều đó. Những chiến thuật sau cần được vận dụng linh hoạt để tr|nh đổ vỡ trong các cuộc đ{m phấn trực tiếp:
Chuẩn bị kỹ và lường trước các khả năng có thể xảy ra. Các thành viên tham gia nhóm đ{m ph|n chuẩn bị và thảo luận kỹ về những việc cần làm, mục tiêu và các chiến thuật cho những cuộc đ{m ph|n sắp tới. Nhóm đ{m ph|n sẽ trình b{y trước một hội đồng gồm đại diện của các bộ phận liên quan trong công ty. Hội đồng sẽ "mổ xẻ" kế hoạch đ{m ph|n để cố gắng x|c định những vấn đề cần tr|nh. Sau đó, "mô phỏng đ{m ph|n" có thể được thực hiện để x|c định các vấn để có nhiều khả năng sẽ xảy ra. Bằng cách này nhóm đ{m ph|n sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Thêm nữa, giúp các nhà quản lý cao cấp của công ty nhận thức rõ vể "những việc cần làm", các mục tiêu và các chiến thuật được sử đụng. Nhờ vậy, nếu cuộc đ{m ph|n sau đó bị bế tắc, ban quản lý cao cấp sẵn sàng tham gia và tiếp thêm sức mạnh cho những cuộc đ{m ph|n quan trọng.
Xúc tiến và theo sát những đề nghị của đối tác. Cổ nhân nói rằng: "Tấn công là cách phòng ngự tốt nhất". Bằng cách thảo luận rõ từng điểm đề nghị của đối t|c để buộc đối tác phải lộ ra mục tiêu cũng như nhũng điểm yếu, điểm mạnh của họ.
Làm thay đổi sự chú ý. Trên phương diện con người của các cuộc đ{m ph|n, nh{ đ{m ph|n nghiên cứu và nắm rõ tính cách, hành vi của đối tác sẽ có một lợi thế. Ví dụ, khi một người nóng tính bắt đầu có biểu hiện không tự kiểm so|t được mình nữa, nh{ đ{m phán có nhiều kinh nghiệm sẽ nhanh chóng chuyển sự chú ý ra khỏi vấn đề đang thảo luận. Lúc đó, một câu chuyện vui, một giai thoại hay giải lao uống cà phê có thể là những giải pháp làm giảm căng thẳng.
Sử dụng các câu hỏi có hiệu quả. Sử dụng các câu hỏi một cách khôn ngoan là một trong nhũng chiến thuật quan trọng nhất đ{m ph|n. Bằng cách nêu ra những câu hỏi đúng lúc, nh{ đ{m ph|n có thể kiểm soát tiến độ v{ xu hướng của cuộc đ{m ph|n. Một câu hỏi dễ hiểu có thể tấn công v{o c|c điều khoản của đối tác một cách mạnh mẽ và lịch thiệp. Tương tự, nh{ đ{m ph|n có thể bảo vệ c|c điều khoản của mình một cách hiệu quả bàng cách hỏi đối tác những câu hỏi khôn ngoan.
Chiến thuật trả lòi câu hỏi một c|ch đúng đắn cũng quan trọng như chiến thuật đưa ra các câu hỏi một c|ch đúng đắn. Một nh{ đ{m ph|n th{nh công biết khi nào trả lời, khi nào không trả lời, khi nào trả lời rõ ràng và khi nào trả lời mập mờ. Không phải tất cả các câu hỏi đều yêu cầu câu trả lòi. Nhiều câu hỏi chỉ được hỏi, người hỏi biết không có câu trả lời, do vậy đ|p lại câu hỏi đó không phải l{ mong đợi của người hỏi.
Câu trả lòi đúng cho c|c c}u hỏi trong đ{m ph|n không dựa trên cùng tiêu chí sử dụng cho câu trả lòi đúng của các câu hỏi nêu ra trong các tình huống kh|c. Đối với các câu hỏi đ{m ph|n, c}u trả lời đúng l{ c}u trả lời giúp xúc tiến các chiến thuật đ{m ph|n hay chiến lược dài hạn. Các nhà chính trị thường là những chuyên gia về câu hỏi và trả lời các câu hỏi. Các câu hỏi và các câu trả lời của họ thưòng được kết nối với các kế hoạch chiến lược của họ. Đối với một nh{ quan s|t, dường như những câu trả lời của các nhà chính trị không liên quan đến những câu hỏi, các nhà chính trị nói với người nghe những gì mà họ muốn khán giả biết về chính sách của họ, dù những câu trả lời đó có trả lời đầy đủ các câu hỏi được nêu ra hay không.
C|c nh{ đ{m ph|n th{nh công nhận thấy rằng các cuộc đ{m ph|n không giống với lớp học nơi m{ c}u trả lời chính xác sẽ nhận được điểm cao. Trong đ{m ph|n, mục đích của những câu hỏi và câu trả lời không phải để cho đối tác thấy nh{ đ{m ph|n thông minh nhanh nhạy đến mức n{o. M{ l{ để duy trì tìm mục tiêu của đối t|c v{ để biết càng nhiều càng tốt việc đối t|c định sử dụng các thủ ph|p như thế nào nhằm đạt mục tiêu. Vì vậy, những câu trả lời chính xác thỉnh thoảng l{ nhưng c}u trả lời sai. Mức độ chính xác cần thiết tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể của mỗi cuộc đ{m ph|n.
Sử dụng những tuyên bố tích cực có tính khích lệ. Cùng với các câu hỏi khôn ngoan, các tuyên bố tích cực dễ hiểu có thể tác động tốt đến cuộc đ{m ph|n. Ví dụ, giả sử nh{ đ{m ph|n biết rằng những câu hỏi nhất định sẽ khơi gợi một sự phản ứng đầy tình cảm từ phía đối tác. Các câu hỏi n{y được hỏi sẽ tạo ra cơ hội để đưa ra tuyên bố tích cực. Một
nh{ đ{m ph|n giỏi có thể nói như sau: "Tôi hiểu quan điểm của anh và tôi hiểu anh cảm thấy thế nào về vấn đề n{y. Quan điểm của anh nêu ra đ~ được thừa nhận". Trái lại, sự đ|p lại tiêu cực đó l{ nh{ đ{m ph|n nói "Anh hoàn toàn sai". Khi nh{ đ{m ph|n nói với đối tác quan điểm của anh ta đ~ được hiểu v{ được xem xét là hợp lý, mặc dầu nh{ đ{m ph|n không đồng ý với quan điểm đó, đối tác chắc chắn sẽ xem xét quan điểm của nh{ đ{m ph|n một c|ch kh|ch quan hơn.
Biết lắng nghe. Lắng nghe đầy đủ là một nhu cầu cơ bản. Lắng nghe cẩn thận các từ ngữ, giọng nói trong khi cùng lúc quan s|t điệu bộ, cử chỉ, c|ch ăn mặc và việc sử dụng các
"ngôn ngữ không lời" khác của đối tác có thể đem lại những điều rất bổ ích. Từ việc quan sát trên, người tinh ý có thể có nhiều "chứng cứ" liên quan đến vị thế đ{m ph|n của đối tác.
Hãy tôn trọng và ân cần với đối tác. Một số chuyên gia đ{m ph|n cho rằng các cuộc đ{m ph|n c{ng dễ thắng lợi nếu c|c nh{ đ{m ph|n c{ng t{n bạo v{ độc đo|n. Mặc dầu có một số chứng cứ hỗ trợ cho quan điểm n{y, nhưng đó chỉ là thiểu số Không nghi ngờ gì, có một số tình huống áp dụng phương ph|p trên sẽ mang lại kết quả trong đ{m ph|n. Tuy nhiên, đa sô c|c công ty m{ những công ty này tìm kiếm lợi nhuận và mối quan hệ tiếp tục với đối tác cần chọn một phương ph|p kh|c. Nh{ đ{m ph|n sẽ không mất đi lợi thế khi quan t}m đến c| nh}n đối tác, giữ thể diện cho họ và thỏa mãn một cách hợp lý những nhu cầu về tình cảm của họ.
Không bao giờ cho không bất cứ cái gì. Như l{ một v}n đề chiến lược, nh{ đ{m phán thành công thỉnh thoảng để cho đối tác dùng thủ ph|p đưa mình đi đến chấp nhận một điểm n{o đó. Điều n{y không có nghĩa l{ nh{ đ{m ph|n từ bỏ một c|i gì đó. Nh{ đ{m phán không bao giờ "cho không bất cứ thứ gì". Nh{ đ{m ph|n luôn luôn mong đợi thỏa hiệp trong "đổi chác". Mặt kh|c, nh{ đ{m ph|n không cảm thấy phải có trách nhiệm để đ|p ứng tất cả các thỏa hiệp không được đưa ra bởi đối tác. Trong quá trình "đổi chác", một nh{ đ{m phán thành công thực hiện các thỏa hiệp ít hơn đôi t|c của mình. Tiếp tục quá trình "cho và nhận" này, vị trí ngày càng gần với mục tiêu của cả hai bên. Thỏa hiệp lẫn nhau làm lợi cho cả hai bên v{ đưa đến một hợp đồng có lợi thế chung, tuy nhiên nhũng lợi thế của các bên là không ngang nhau.
Lợi ích không bao giờ chia đều cho cả hai phía. Trong một số trường hợp có sự hiểu nhầm rằng đ{m ph|n th{nh công có nghĩa l{ lợi ích được chia đều cho cả hai bên. Trong khi c|c bên đ{m ph|n nên l{m lợi từ một hợp đồng được đ{m ph|n tốt, thì lợi ích hiếm khi được chia thành 50 - 50. Thông thường 60 - 70% lợi ích của một hợp đồng đạt được trong đ{m ph|n thuộc về nh{ đ{m ph|n giỏi hơn, còn lại thuộc về đối tác.